EIKON TECHNOLOGY BLOG

9

Apr


Selamat pagi para Praktisi HR !

Apakah Anda salah satunya? Dalam forum atau diskusi HR, para praktisi HR sering mengeluh mengenai sulitnya menemukan kandidat potensial untuk perusahaan mereka. Sedangkan, para pencari kerja sering mengeluh bahwa mereka sulit sekali mendapatkan pekerjaan. 

Terdapat kesenjangan antara jumlah pengangguran dan perusahaan yang membutuhkan calon karyawan yang bertalenta.Hal ini salah satunya dikarenakan belum menemukan media elektronik atau teknologi yang tepat yang dapat membantu HR dalam memberikan source data karyawan.

Padahal pada era digital saat ini, menemukan kandidat atau calon karyawan melalui media sosial dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Namun, apakah kandidat yang Anda temukan potensial? Apakah cara Anda untuk melakukan fungsi rekrutmen di perusahaan Anda sudah efektif dan efesien? Atau malah hanya membuang waktu tanpa dapat menemukan kandidat yang tepat dan sesuai tujuan perusahaan?

Lalu bagaimana cara melakukan rekrutmen yang efektif dan efisien? Cara terbaik melakukan rekrutmen efektif dan efisien adalah menggunakan recruitment tools.

Recruitment tools adalah peralatan baik itu aplikasi teknologi atau perlengkapan lain yang digunakan untuk membantu proses rekrutmen.

 

Lima recruitment tools wajib dimiliki HR:

1. ATS (applicant tracking system)

Applicant tracking system adalah sebuah software rekrutmen yang mengotomatisasi proses penyimpanan database pelamar, berfungsi sebagai alat penyeleksi resume kandidat dan menentukan mana yang paling cocok untuk posisi yang ditawarkan. Banyak sekali penyedia software rekrutmen di Indonesia, seperti Sleeker, Bamboo HR, Zoho Recruit, Rekruta dan sebagainya.

Proses rekrutmen tradisional dilakukan dengan cara menyeleksi data pelamar satu per satu dengan screening CV, menginput manual ke database, dan mengurutkannya sesuai dengan poin tertinggi yang dimiliki oleh kandidat.

Namun, dengan recruitment software yaitu  applicant tracking system semua dapat dilakukan secara otomatis.

Cara kerja software ATS yaitu saat calon karyawan memasukkan data pelamar pada ATS, maka sistem akan menyimpannya dalam database. Kemudian, perekrut mencari keywords untuk posisi yang diinginkan. Software akan secara otomatis mengurutkan resume yang memiliki kecocokan dengan keywords pada hasil pencarian dari peringkat yang tertinggi.

Beberapa software recruitment bahkan dilengkapi dengan fitur tes online, penjadwalan interview dan automate rejection email.

Maka, keuntungan memakai ATS adalah penghematan waktu, dimana praktisi HRD dapat mengerjakan job yang lebih penting. Penghematan biaya dari segi pelamar dan perekrut, yaitu tidak ada kertas yang terbuang sia-sia, semua dikemas menjadi sebuah softfile dalam database.

Untuk membeli sebuah Applicant Tracking System tentunya perlu pertimbangan akan berapa budget yang harus dikeluarkan untuk membuat sebuah applicant tracking system. Pasti mahal. Semua setuju.

Maka, Anda dapat menggunakan G-Suite sebagai software ATS.

Melalui Google Form yang ada pada G-Suite, para praktisi HR dapat membuat formulir online untuk aplikasi lamaran kerja. Untuk cara membuatnya, Anda dapat melihat tutorial yang saya jelaskan pada artikel sebelumnya “Cara Membuat Formulir Aplikasi Lamaran Kerja Online dengan Google Form”.

Cara kerja Google Form yaitu calon karyawan mengisi data diri pada formulir aplikasi kerja yang Anda buat pada Google Formulir secara online. Data pelamar akan secara otomatis tersimpan sebagai sebuah database pada Spreadsheets di Google Drive. Nah Google Drive ini adalah salah satu aplikasi penyimpanan data google berbasis cloud. Jadi, Anda tidak perlu menyimpan database pada memori komputer Anda atau takut hilang diserang virus.

Bila, data Anda penuh pada Google Drive maka Anda dapat menyimpan database dengan upgrade pada G-Suite Business, Enterprise atau menggunakan GCP (Google Cloud Platform) yang khusus untuk penyimpanan data atau sistem perusahaan yang berkapasitas besar.

 

 2. Interview Melalui Video

Melakukan proses rekrutmen pasti sangat melelahkan bagi para praktisi HR, khususnya pada sesi interview. Berhari-hari kita lakukan seleksi kandidat lewat interview, namun ternyata pada prosesnya kandidat yang kita undang banyak sekali yang tidak qualified. Hal tersebut sangat membuang waktu. Apalagi ketika kandidat yang sudah lolos melalui tahap interview pertama kita ajukan kepada user, namun ditolak mentah-mentah oleh user.

Maka, Anda bisa melakukan inovasi interview yang sudah umum dilakukan di luar negeri dan perusahaan-perusahaan besar di Indonesia. Caranya yaitu dengan online interview atau video interview melalui webcam.

video interview

Yang perlu Anda siapkan hanyalah aplikasi yang mendukung video interview. Umumnya perusahaan menggunakan Skype dan Google Hangout. Skype adalah aplikasi webcam besutan Microsoft, sedangkan Google Hangout milik Google.

Di dalam G-Suite sudah termasuk di dalamnya Google Hangout. Anda dapat menjadwalkan interview para calon karyawan dengan Google Calendar. Dan mengirimkan email undangan interview online dengan Google Hangout dengan menautkan link atau CTA (Call to Action) melalui Gmail. Karyawan dapat terhubung dengan Anda untuk melakukan proses online interview melalui video call dengan Google Hangout sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Tim rekrutmen dan user dapat juga bergabung dalam sesi interview tersebut dengan mengirimkan link invitation. Bila ada sesuatu hal yang terlewat dalam interview, Anda dapat memutar ulang video tersebut dengan merekamnya saat interview berlangsung.

Atau jika Anda melakukan wawancara secara langsung bukan online interview. Anda dapat menggunakan fitur voice typing di Google Docs. Jadi, ketika calon karyawan berbicara Anda dapat mengaktifkan fitur ini, maka secara otomatis kata-kata yang dikatakan oleh kandidat akan terekam di Google Docs.

 

3. COLLABORATION TOOLS

Rekrutmen dapat berjalan dengan lancar bila para anggota tim bekerja sesuai job desc yang telah ditentukan, kompak, komunikasi yang baik, serta konsolidasi data yang cepat.

Dengan alat kolaborasi sinkronisasi data dan membangun project rekrutmen dapat dilakukan bersama-sama tanpa cara tradisional dengan copy paste data dari komputer satu ke komputer lain melalui flashdisk atau kirim email. Apalagi komputer di perusahaan Anda rawan terkena virus, maka akan beresiko data bisa hilang sewaktu-waktu.

Kabar baiknya G-Suite juga merupakan alat kolaborasi dan komunikasi dengan pengelolaan dokumen office yang aman dari virus karena menggunakan teknologi dan server dari Google.

Bagaimana cara menggunakan G-Suite untuk kolaborasi?

Pertama, Anda dapat menggunakan Google Docs sebagai dokumen kolaborasi untuk membuat project rekrutmen dengan tim Anda. Anda dapat sharing dokumen, berkomentar, mengedit dokumen bersama-sama secara real time pada saat itu juga.

Kedua, Google Form dan data pelamar yang ada di Spreadsheets juga dapat Anda sharing sehingga semua anggota tim rekrutmen menerima data yang sama. Bila ada pengeditan data akan terupdate untuk semua anggota tanpa perlu sharing atau konsolidasi data kembali.

Ketiga, Anda dapat mengundang user saat proses interview kandidat pada Google Hangout. Jadi, Anda tidak perlu dua kali melakukan proses interview. User dapat melihat secara langsung bagaimana proses interview dari tim HRD berjalan. Anda juga dapat membuat obrolan internal tim rekrutmen di Google Hangout untuk berkomunikasi atas kendala, perubahan strategi, penjadwalan yang terjadi. Sangat praktis dan menghemat waktu.

 

4. Media Sosial

Menurut data, satu orang Indonesia memiliki satu atau lebih akun media sosial seperti Facebook, Instagram, Twitter, Line dan LinkedIn. Saat ini masyarakat tidak hanya memakai sosial media sebagai personal sharing saja, namun juga sebagai media pencarian informasi. Perubahan trend ini harus disepakati sebagai sebuah peluang besar untuk promosi dan sharing informasi.

Social Media

LinkedIn sudah tidak lagi menjadi hal yang tabu bagi kalangan profesional. LinkedIn menjadi wadah bagi para profesional untuk membagi informasi terkait pekerjaan, sharing artikel yang bermanfaat, bahkan terdapat beberapa Grup profesional yang bisa Anda manfaatkan untuk sharing lowongan kerja. Fitur LinkedIn Jobs juga dapat Anda gunakan untuk mem-posting job yang sedang kosong di perusahaan Anda.

Anda bisa mengiklankan pekerjaan dengan menggunakan  Facebook Page perusahaan atau Facebook Ads. Hanya saja penggunaan Facebook Ads berbayar, namun dapat langsung diintegrasikan dengan akun instagram. Jadi, perusahaan tidak perlu membayar double untuk iklan facebook dan instagram secara terpisah.

Memanfaatkan fitur dari akun Line, yaitu Line Jobs. Line Jobs adalah channel yang disediakan khusus sebagai portal pencarian kerja online. Line jobs bekerja sama dengan portal penyedia informasi lowongan kerja Jobs.id dan HiredToday. Tombol apply for job pun disediakan oleh Line jobs yang akan tersambung ke situs kerja perusahaan.

Google+ juga merupakan sosial media yang disediakan oleh Google. Fungsinya sama seperti media sosial yang lain, yaitu sharing foto, informasi, atau yang lainnya. Anda dapat sharing informasi lowongan kerja di aplikasi ini untuk internal maupun external perusahaan.

 

5. Mobile Recruiting Tools

Yang dimaksud mobile recruiting tools disini adalah aplikasi atau situs rekrutmen yang mendukung perangkat seluler.

Tahukah Anda? 89% pencari kerja mengungkapkan bahwa ponsel adalah alat penting bagi mereka untuk mencari pekerjaan, dan 45% diantaranya menggunakannya minimal sehari sekali berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Glassador.

Namun, perusahaan-perusahaan di Asia Tenggara belum mengoptimalkan sepenuhnya pencarian kerja ini pada perangkat seluler. Penelitian Page Up menyatakan bahwa hanya 10% perusahaan Asia Tenggara yang memiliki situs karir mobile friendly.

Maka, patut dipertimbangkan perusahaan memiliki situs pencarian kerja, aplikasi atau sistem recruitment online yang mendukung perangkat seluler.

Hebatnya semua aplikasi di dalam G Suite ini dapat diakses melalui perangkat seluler. Anda dapat mengiklankan lowongan kerja Anda melalui situs rekrutmen perusahaan, Facebook Page, LinkedIn Jobs, Line Jobs, Google+, Twitter atau Instagram kemudian tinggal Anda hubungkan dengan link Google Formulir aplikasi kerja perusahaan Anda.

Anda juga dapat menggunakan Google Site untuk site internal perusahaan. Anda tinggal memberikan informasi bahwa perusahaan membuka posisi, maka bila ada relasi dari rekan kerja Anda yang membutuhkan pekerjaan mereka dapat mengetahuinya langsung lewat website internal perusahaan dan merekomendasikan kepada tim rekrutmen.

 

Nah, G-Suite sudah mencakup kelima recruitment tools yang saya sebutkan di atas.

G Suite adalah serangkaian layanan produktivitas berbasis cloud computing atau komputasi awan yang memungkinkan Anda mengerjakan apapun dan dimanapun. Layanan ini sepenuhnya berbasis online, sehingga Anda tidak perlu memikirkan kapasitas ruang penyimpanan pada perangkat Anda. Yang Anda butuhkan untuk bekerja sebaik mungkin, semuanya dalam satu paket yang berfungsi dengan lancar dari komputer, ponsel, atau tablet.

Cloud computing adalah teknologi informasi yang dikombinasikan dengan internet. Sederhananya cloud computing adalah sebuah layanan teknologi dimana user dapat mengakses aplikasi atau software, menginput dan menyimpan data secara external pada server internet. Semua pekerjaan dilakukan berbasis internet.

Google Suite atau Google Apps for Work (nama terdahulu) dapat membantu para praktisi HR dalam melakukan recruitment online. Google Suite mencakup aplikasi Gmail, Google Calendar, Hangout, Google Drive, Google+, Google Office (Docs, Slide, Sheets, Form), serta Google Site.

Jadi, keuntungan memakai G-Suite sebagai recrutiment tools , yaitu :

  1. Pekerjaan Anda akan lebih efektif dan efisien
  2. Menyelesaikan konfilik antar anggota tim karena tidak sinkronnya data dan lambatnya proses konsolidasi.
  3. Sumber data karyawan pun akan mudah Anda dapatkan dengan memanfaatkan media sosial.
  4. Database karyawan juga dapat tersimpan secara otomatis tanpa perlu memikirkan kapasitas penyimpanan data pada perangkat yang Anda gunakan.
  5. Menghemat budget perusahaan karena tidak perlu membeli software satu per satu, karena G-Suite dikemas dalam satu paket.
  6. Menghemat waktu dengan melakukan video interview via Google Hangout

 

 More About G Suite >>

Coba G Suite 30 Hari GRATIS! >

 

Coba Gratis G Suite Selamanya

It's All About The Cloud

Welcome to EIKON Technology blog! We're excited to share our insights about the IT industry and the Cloud. Subscribe today to get the latest news.

  • Cloud News
  • Partner Updates
  • Product Releases
  • Company News

Subscribe To Updates

Popular Post

Recent Posts