EIKON Technology

logo Eikon
Menu

DLP

Google Workspace

Tips Menggunakan Google Workspace DLP untuk Mencegah Kehilangan Data

Kehilangan data menjadi salah satu risiko yang sangat rentan terjadi di suatu lingkungan kerja. Risiko ini bisa terjadi kapan saja. Untuk itu, ada baiknya Anda melakukan langkah-langkah pencegahan. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan fitur yang dimiliki oleh Google, yaitu Google Workspace DLP. Bagaimana cara kerjanya? Aturan DLP Dengan memanfaatkan data loss prevention atau DLP, Anda dapat membuat dan menerapkan aturan untuk mengontrol konten yang dapat dibagikan oleh pengguna kepada pihak eksternal perusahaan. DLP akan memberi Anda kendali atas apa saja yang dapat dibagikan oleh pengguna, sekaligus mencegah risiko terjadinya kebocoran informasi sensitif, seperti nomor kartu kredit atau nomor identitas. Photo Credit: Google Workspace Admin Help Penerapan aturan DLP akan memicu pemindaian file untuk mencari konten sensitif dan mencegah pengguna membagikan konten tersebut. Aturan tersebut juga akan menentukan tingkat urgensi suatu insiden kebocoran data, sehingga administrator nantinya dapat segera mengambil tindak lanjut, seperti pemblokiran konten tertentu. Aturan DLP ini juga menyediakan opsi controlled sharing, yang memungkinkan pengguna untuk saling berbagi konten dengan pengguna lain yang masih berada dalam satu domain, organizational unit (OU), maupun grup. Administrator dapat mengaktifkan atau menonaktifkan opsi berbagi ini sesuai kebutuhan perusahaan. Baca juga: Notifikasi Khusus Data Loss Prevention Google Chat Kini Telah Tersedia, Begini Cara Kerjanya Ringkasan alur DLP Tentukan aturan DLP. Pilih konten mana saja yang tergolong sensitif dan harus dilindungi. Aturan DLP berlaku untuk My Drive dan juga Shared drives. DLP kemudian akan memindai konten untuk mencari pelanggaran aturan DLP yang dapat memicu terjadinya insiden DLP. DLP menerapkan aturan yang sudah Anda tetapkan. Pelanggaran nantinya akan memicu tindak lanjut, seperti peringatan. Pengguna yang melanggar akan mendapat peringatan mengenai pelanggaran aturan DLP. Baca juga: Meningkatkan Konsistensi Data Gmail di Security Investigation Tool dan BigQuery Menggunakan aturan audit-only untuk menguji aturan DLP Anda dapat menguji aturan DLP baru dengan membuat aturan yang tidak memiliki tindak lanjut opsional (seperti blokir atau peringatan kepada pengguna). Jika aturan tersebut dijalankan, maka data terkait insiden tersebut akan ditulis ke log Rules audit. Anda bisa menyimak halaman Admin Help Google Workspace mengenai “Membuat aturan DLP untuk Drive dan pendeteksi konten khusus” untuk petunjuk langkah demi langkah. Contoh kasus penggunaan DLP Photo Credit: rawpixel.com (Freepik) Mengaudit penggunaan konten sensitif di Drive yang mungkin sudah dibagikan oleh pengguna. Informasi yang dikumpulkan nantinya akan digunakan untuk mengetahui apa saja file sensitif yang diunggah oleh pengguna ke Drive. Memperingatkan end-user secara langsung untuk tidak membagikan konten sensitif di luar domain. Mencegah pembagian data sensitif (seperti nomor kartu kredit) dengan pengguna dari eksternal perusahaan. Memberi tahu administrator mengenai pelanggaran kebijakan atau insiden DLP. Menyelidiki detail insiden dengan informasi tentang pelanggaran aturan DLP. Ketersediaan DLP DLP untuk mencegah kehilangan data tersedia pada Google Workspace edisi Frontline Standard, Enterprise Standard and Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus, dan juga Enterprise Essentials Plus.  DLP untuk Google Drive dan Google Chat tersedia bagi pelanggan Cloud Identity Premium yang sudah memiliki lisensi Google Workspace. Khusus untuk DLP Drive, lisensi juga harus sudah menyertakan log events Drive. Baca juga: Kapabilitas Data Loss Prevention Google Chat Kini Tersedia untuk Umum Dengan menetapkan dan menerapkan aturan data loss prevention atau DLP di Google Workspace, Anda dapat meminimalkan risiko kehilangan data. Administrator pun bisa lebih cepat mengambil tindak lanjut apabila terjadi insiden DLP. Fitur pencegah kehilangan data ini telah tersedia di Google Workspace for Education yang bisa Anda dapatkan melalui EIKON Technology. Sebagai official partner Workspace Indonesia, kami menyediakan produk resmi berlisensi dengan proses implementasi menyeluruh. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan, silakan hubungi kami di sini!

Google Workspace

Mengenal Data Loss Prevention (DLP), Kebijakan untuk Melindungi Data Sensitif di Google Forms

Kebijakan DLP atau Data Loss Prevention (pencegahan kehilangan data) menguraikan bagaimana perusahaan dapat berbagi dan menjaga informasi. DLP menjelaskan bagaimana menggunakan data dalam pengambilan keputusan tanpa memaparkannya kepada orang-orang yang seharusnya tidak memiliki akses. Pencegahan kehilangan data dapat didefinisikan sebagai teknologi atau prosedur apa pun yang: mengidentifikasi data rahasia dan mencegahnya hilang. Di bulan April 2022 lalu, Google Forms memperkenalkan sebuah fitur baru dalam format beta yang memungkinkan pengguna untuk bisa menanggapi formulir eksternal yang berisi pertanyaan unggah file, sekaligus membantu mencegah kebocoran informasi sensitif dan rahasia. Kini, di penghujung bulan Juni 2022, fitur tersebut telah diluncurkan untuk umum dan akan menerapkan kebijakan DLP yang ada di domain Anda untuk tiap file yang dikirimkan pengguna melalui Google Forms tanpa harus membuat aturan baru atau memperbarui yang sudah ada. Kebijakan Data Less Prevention for Drive di Google Forms Fitur baru ini hadir untuk melindungi keamanan data, baik data perusahaan Anda yang menyediakan formulir, maupun pengguna yang mengisi formulir. Dengan diterapkannya kebijakan DLP atau Data Loss Prevention maka fitur ini juga melindungi informasi dari kemungkinan penghapusan oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan atau akses. Untuk mulai menerapkannya, dibutuhkan konfigurasi dari administrator. Photo Credit: Google Workspace Updates Bagi para Administrator, kebijakan DLP for Drive yang ditentukan untuk domain Anda akan diterapkan ke file yang dikirimkan ke pertanyaan unggah file di Google Forms di luar domain. Jika tidak menggunakan DLP for Drive, Anda dapat membuat aturan DLP di tingkat domain, OU atau grup di konsol Admin pada menu Security > Data protection. Anda dapat menerapkan tindakan blokir, peringatkan atau audit. Sedangkan end-user dapat merespons formulir seperti biasa, tetapi kini juga dapat merespons formulir di luar domain mereka, termasuk formulir yang memiliki pertanyaan unggah file. Jika formulir melanggar DLP untuk domain mereka, end-user mungkin melihat peringatan atau diblokir agar tidak mengirimkannya. Baca juga: Update Google Forms: Kini Tersedia Lebih Banyak Pilihan Font Ketersediaan fitur Fitur ini tersedia untuk pelanggan Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus. Namun tidak tersedia untuk Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Frontline, Teaching and Learning Upgrade, dan Nonprofits, serta pelanggan G Suite Basic dan Business lama. Selain itu, fitur juga tidak berlaku bagi pengguna dengan akun Google pribadi. Untuk domain rilis cepat, fitur akan mulai diluncurkan secara bertahap pada tanggal 21 Juni 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur). Sedangkan untuk domain rilis terjadwal akan mulai diluncurkan secara bertahap pada tanggal 11 Juli 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur). Baca juga: Google Forms with Change Theme Aturan DLP Dengan DLP Anda dapat membuat dan menerapkan aturan untuk mengontrol konten yang dapat dibagikan pengguna pada file di luar perusahaan. DLP memberi Anda kendali atas apa yang dapat dibagikan pengguna, dan mencegah paparan informasi sensitif yang tidak diinginkan seperti nomor kartu kredit atau nomor identitas. Aturan DLP memicu pemindaian file untuk konten sensitif, dan mencegah pengguna membagikan konten tersebut. Aturan ini akan menentukan sifat insiden DLP, dan insiden memicu tindakan, seperti pemblokiran konten tertentu. Anda dapat mengizinkan berbagi terkontrol untuk anggota domain, unit organisasi, atau grup. Photo Credit: Google Workspace Admin Help Contoh kasus penggunaan DLP Audit penggunaan konten sensitif di Drive yang mungkin telah dibagikan pengguna Anda untuk mengumpulkan informasi tentang file sensitif yang diunggah oleh pengguna. Memperingatkan end-user secara langsung untuk tidak membagikan konten sensitif di luar domain. Mencegah berbagi data sensitif dengan pengguna eksternal Memberi tahu administrator tentang pelanggaran kebijakan atau insiden DLP. Menyelidiki detail insiden dengan informasi tentang pelanggaran kebijakan. Baca juga: Menerapkan Keamanan Chrome pada Google Cloud dan Workspace Dengan diterapkannya kebijakan DLP atau Data Loss Prevention ini diharapkan Anda dapat berbagi file secara aman melalui Google Forms. Selain memperhatikan keamanan, Forms juga menawarkan kemudahan kolaborasi kerja yang seamless dengan integrasi aplikasi produktivitas dalam rangkaian Google Workspace. Terlebih Google Workspace juga menyediakan format penggunaan skala besar khusus untuk perusahaan dan instansi. Anda dapat berlangganan melalui EIKON Technology, authorized reseller produk Google. Kami menyediakan produk berlisensi resmi dengan implementasi yang menyeluruh. Untuk informasi selengkapnya mengenai Google Workspace, silakan klik di sini.

Scroll to Top