Agar bisa tetap memenuhi kebutuhan tiap user, fitur Google Workspace pun terus diperbaharui. Salah satu update terbaru mereka adalah Approvals yang merupakan fitur persetujuan dokumen. Fitur ini sebelumnya sudah diperkenalkan kepada publik pada tahun 2019 lalu. Hanya saja, saat itu format yang tersedia adalah format beta dengan kemampuan terbatas.
Untuk memanfaatkan fitur yang sangat aplikatif dalam hal penyuntingan teks ini, berikut ulasan mengenai cara mengaktifkan Approvals pada dokumen yang dibuat menggunakan platform Google Workspace.
- Mengenal Approvals, fitur Google Workspace untuk persetujuan dokumen
Photo Credit: Pxfuel
Mendapatkan persetujuan adalah salah satu proses dalam pembuatan dokumen. Tanpa adanya persetujuan, dokumen tersebut akan dianggap kurang layak untuk diterbitkan. Selain itu, persetujuan juga menjadi langkah terakhir untuk memastikan isi dokumen.
Akan sangat merepotkan jika Anda harus bolak-balik ke tempat atasan untuk mendapatkan persetujuan setelah selesai melakukan revisi dokumen. Untuk mengatasi hal tersebut, Google Workspace memperkenalkan Approvals di tahun 2019 lalu.
Melalui Approvals, Anda tidak harus bolak-balik ke ruangan atasan untuk meminta persetujuan. Cukup simpan dokumen yang sudah jadi dalam penyimpanan Google Drive lalu ajukan permintaan persetujuan. Atasan Anda bisa langsung memeriksa dokumen dan memberikan persetujuan. Jauh lebih hemat waktu dan tenaga!
- Bagaimana cara mengaktifkan Approvals?
Photo Credit: Workspace Updates Blog
Lalu, bagaimana cara mengaktifkan Approvals? Sebenarnya, untuk mulai menggunakan fitur baru Google Workspace ini tidak terlalu sulit. Hanya saja, Anda perlu aktivasi layanan dari pihak administrator terlebih dulu.
Baca juga: Menghubungkan Karyawan Bekerja Secara Hybrid Work Dengan Google Workspace
Bagi Anda yang ditunjuk menjadi administrator, Approvals akan otomatis aktif sebagai default. Administrator bisa menonaktifkan layanan pada level domain atau mengaturnya tiap grup yang sudah ditentukan sebelumnya. Seluruh pengaturan ini bisa dilakukan melalui Admin Console, tepatnya pada menu Apps dan Google Workspace.
Sedangkan end-user bisa mengaktifkan Approvals melalui pengaturan yang ada pada akun Google Drive mereka. Pada file yang ingin dimintai persetujuan, klik kanan dan pilih opsi Persetujuan. Setelah menu terbuka, pilih Permintan Baru dan masukkan detail permintaan persetujuan yang berisi alamat email pemberi persetujuan dan pesan tambahan. Jika sudah klik tab Kirim Permintaan.
- Beberapa hal yang perlu diingat
Setelah permintaan persetujuan dikirim, reviewer akan langsung mendapatkan notifikasi. Entah itu melalui notifikasi Driver mereka, pemberitahuan Google Chat, maupun e-mail. Anda bisa mengatur notifikasi ini melalui pengaturan Google Drive. Notifikasi tersebut akan berisi link untuk menuju dokumen yang harus diperiksa.
Pembuat dokumen yang mengajukan permintaan persetujuan bisa menentukan batas tanggal review. Pihak yang menerima permintaan akan mendapatkan e-mail pengingat sebelum tanggal jatuh tempo. Anda juga bisa mengatur agar dokumen tidak diubah orang lain saat proses permintaan persetujuan berjalan.
Apabila terjadi perubahan pada dokumen saat prose permintaan berjalan maka perubahan tersebut tidak akan dianggap. Reviewer baru bisa memberikan persetujuan ulang setelah dokumen tersebut selesai direvisi.
- Ketersediaan layanan
Photo Credit: Pxfuel
Approvals sendiri tersedia di beberapa versi platform Google Workspace seperti:
- Essentials.
- Business Standard dan Plus.
- Enterprise Essentials, Standard, dan Plus.
- Education Plus.
- Nonprofits.
- G Suite Business, Enterprise, Drive Enterprise, for Education, Enterprise for Education, dan Nonprofits.
Perlu diingat juga, fitur Approvals untuk saat ini tidak tersedia pada Google Workspace versi Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline, serta G Suite Basic. Bagi Anda pengguna Google Account pribadi juga belum bisa menggunakan fitur Approvals ini.
Baca juga: 3 Cara Meningkatkan Keamanan Anda Saat Menggunakan Google Workspace
Dengan adanya fitur Approvals pada Google Workspace, Anda bisa menghemat banyak waktu saat bekerja. Sayangnya, fitur ini hanya tersedia pada beberapa versi Google Workspace. Untuk menikmati kemudahan Approvals, gunakan versi Google Workspace yang kompatibel.
Belum memiliki Google Workspace yang kompatibel dengan Approvals? Tidak perlu panik karena sekarang Anda bisa mendapatkannya melalui EIKON Technology, satu dari 10 Google Apps Partner pertama di seluruh dunia. Dengan pengalaman yang mumpuni, EIKON Technology selalu memastikan agar Anda mendapatkan produk berkualitas secara legal dan aman. Klik di sini untuk info lebih lanjut.