EIKON Technology

logo Eikon
Menu

data loss prevention

Google Workspace

Tips Menggunakan Google Workspace DLP untuk Mencegah Kehilangan Data

Kehilangan data menjadi salah satu risiko yang sangat rentan terjadi di suatu lingkungan kerja. Risiko ini bisa terjadi kapan saja. Untuk itu, ada baiknya Anda melakukan langkah-langkah pencegahan. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan fitur yang dimiliki oleh Google, yaitu Google Workspace DLP. Bagaimana cara kerjanya? Aturan DLP Dengan memanfaatkan data loss prevention atau DLP, Anda dapat membuat dan menerapkan aturan untuk mengontrol konten yang dapat dibagikan oleh pengguna kepada pihak eksternal perusahaan. DLP akan memberi Anda kendali atas apa saja yang dapat dibagikan oleh pengguna, sekaligus mencegah risiko terjadinya kebocoran informasi sensitif, seperti nomor kartu kredit atau nomor identitas. Photo Credit: Google Workspace Admin Help Penerapan aturan DLP akan memicu pemindaian file untuk mencari konten sensitif dan mencegah pengguna membagikan konten tersebut. Aturan tersebut juga akan menentukan tingkat urgensi suatu insiden kebocoran data, sehingga administrator nantinya dapat segera mengambil tindak lanjut, seperti pemblokiran konten tertentu. Aturan DLP ini juga menyediakan opsi controlled sharing, yang memungkinkan pengguna untuk saling berbagi konten dengan pengguna lain yang masih berada dalam satu domain, organizational unit (OU), maupun grup. Administrator dapat mengaktifkan atau menonaktifkan opsi berbagi ini sesuai kebutuhan perusahaan. Baca juga: Notifikasi Khusus Data Loss Prevention Google Chat Kini Telah Tersedia, Begini Cara Kerjanya Ringkasan alur DLP Tentukan aturan DLP. Pilih konten mana saja yang tergolong sensitif dan harus dilindungi. Aturan DLP berlaku untuk My Drive dan juga Shared drives. DLP kemudian akan memindai konten untuk mencari pelanggaran aturan DLP yang dapat memicu terjadinya insiden DLP. DLP menerapkan aturan yang sudah Anda tetapkan. Pelanggaran nantinya akan memicu tindak lanjut, seperti peringatan. Pengguna yang melanggar akan mendapat peringatan mengenai pelanggaran aturan DLP. Baca juga: Meningkatkan Konsistensi Data Gmail di Security Investigation Tool dan BigQuery Menggunakan aturan audit-only untuk menguji aturan DLP Anda dapat menguji aturan DLP baru dengan membuat aturan yang tidak memiliki tindak lanjut opsional (seperti blokir atau peringatan kepada pengguna). Jika aturan tersebut dijalankan, maka data terkait insiden tersebut akan ditulis ke log Rules audit. Anda bisa menyimak halaman Admin Help Google Workspace mengenai “Membuat aturan DLP untuk Drive dan pendeteksi konten khusus” untuk petunjuk langkah demi langkah. Contoh kasus penggunaan DLP Photo Credit: rawpixel.com (Freepik) Mengaudit penggunaan konten sensitif di Drive yang mungkin sudah dibagikan oleh pengguna. Informasi yang dikumpulkan nantinya akan digunakan untuk mengetahui apa saja file sensitif yang diunggah oleh pengguna ke Drive. Memperingatkan end-user secara langsung untuk tidak membagikan konten sensitif di luar domain. Mencegah pembagian data sensitif (seperti nomor kartu kredit) dengan pengguna dari eksternal perusahaan. Memberi tahu administrator mengenai pelanggaran kebijakan atau insiden DLP. Menyelidiki detail insiden dengan informasi tentang pelanggaran aturan DLP. Ketersediaan DLP DLP untuk mencegah kehilangan data tersedia pada Google Workspace edisi Frontline Standard, Enterprise Standard and Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus, dan juga Enterprise Essentials Plus.  DLP untuk Google Drive dan Google Chat tersedia bagi pelanggan Cloud Identity Premium yang sudah memiliki lisensi Google Workspace. Khusus untuk DLP Drive, lisensi juga harus sudah menyertakan log events Drive. Baca juga: Kapabilitas Data Loss Prevention Google Chat Kini Tersedia untuk Umum Dengan menetapkan dan menerapkan aturan data loss prevention atau DLP di Google Workspace, Anda dapat meminimalkan risiko kehilangan data. Administrator pun bisa lebih cepat mengambil tindak lanjut apabila terjadi insiden DLP. Fitur pencegah kehilangan data ini telah tersedia di Google Workspace for Education yang bisa Anda dapatkan melalui EIKON Technology. Sebagai official partner Workspace Indonesia, kami menyediakan produk resmi berlisensi dengan proses implementasi menyeluruh. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan, silakan hubungi kami di sini!

Google Workspace

Cara Mengaktifkan Snippets untuk Aturan Data Loss Prevention

Google Workspace baru saja meluncurkan pembaruan untuk Admin Console. Kini, administrator dapat melihat “Sensitive Content Snippets” atau cuplikan konten sensitif untuk aturan data loss prevention (DLP). Bagaimana cara menampilkan cuplikan tersebut untuk menambahkan konteks pada pelanggaran aturan DLP di lingkungan kerja Anda? Simak detail selengkapnya di sini. Sensitive Content Snippets DLP Photo Credit: Google Workspace Updates Sensitive Content Snippets yang baru saja diluncurkan Google Workspace di Admin Console ini berlaku untuk events data loss prevention (DLP) yang berjalan di Drive, Chat, dan Chrome. Apabila fitur tersebut diaktifkan, maka snippets akan mencatat konten yang dinilai dapat memicu pelanggaran aturan DLP pada alat investigasi keamanan (security investigation tool). Nantinya administrator dapat menggunakan informasi yang diambil dari snippets tersebut untuk mengidentifikasi risiko keamanan secara aktual, memastikan kebenaran hasil deteksi (kemungkinan munculnya hasil positif palsu), sehingga dapat mengambil tindak lanjut yang akurat. Baca juga: Notifikasi Khusus Data Loss Prevention Google Chat Kini Telah Tersedia, Begini Cara Kerjanya Mulai menggunakan fitur Photo Credit: Google Workspace Updates Sebelum menggunakan fitur ini, pastikan administrator yang perlu memeriksa snippet sudah diberi hak untuk melihat konten sensitif (view sensitive content). Hanya super admin yang dapat menyembunyikan dan menampilkan data sensitif. Saat pertama diluncurkan, fitur akan NONAKTIF secara default dan dapat diaktifkan melalui Admin Console. Administrator cukup masuk ke menu Security > Data Protection Settings > Sensitive Content Storage. Fitur ini tidak berlaku bagi end user. Untuk melihat snippets di alat investigasi keamanan, pilih baris mana pun dari kolom Description dan gulir ke bawah pada opsi Sensitive Content Snippets. Di sini Anda akan menemukan detector ID (pendeteksi identitas) yang sesuai, content starting character yang sesuai, dan panjang konten yang sesuai. Baca juga: Meningkatkan Konsistensi Data Gmail di Security Investigation Tool dan BigQuery Kunjungi Help Center Google Workspace untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara melihat cuplikan konten yang memicu pelanggaran aturan DLP, menggunakan DLP Workspace untuk mencegah risiko kehilangan data, dan alat investigasi keamanan. Ketersediaan fitur Fitur Sensitive Content Snippets ini diluncurkan dalam perilisan yang diperpanjang (kemungkinan akan memakan waktu lebih dari 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Peluncuran dimulai pada tanggal 6 Desember 2023. Fitur ini tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace Frontline Standard, Enterprise Standard and Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, and Education Plus, dan Enterprise Essentials Plus. Tersedia juga bagi pelanggan Cloud Identity Premium dan BeyondCorp Enterprise. Baca juga: Pembaruan Google Workspace untuk Peningkatan Pengalaman Data Ekspor Hadirnya fitur Sensitive Content Snippets ini memungkinkan administrator untuk dapat mengidentifikasi risiko keamanan secara aktual, memastikan kebenaran hasil deteksi (kemungkinan munculnya hasil positif palsu), sehingga dapat mengambil tindak lanjut yang akurat. Dengan begitu, munculnya risiko pelanggaran aturan Data Loss Prevention (DLP) di lingkungan kerja dapat ditangani secara tepat. Fitur Sensitive Content Snippets tersedia bagi pelanggan Workspace Education, rangkaian produktivitas Google yang dirancang khusus untuk kebutuhan institusi pendidikan. Edisi Workspace ini telah tersedia di EIKON Technology. Kami merupakan official partner Google Workspace yang menyediakan produk resmi berlisensi dengan proses implementasi Solusi menyeluruh. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan Workspace Education, hubungi kami di sini.

Info

Notifikasi Khusus Data Loss Prevention Google Chat Kini Telah Tersedia, Begini Cara Kerjanya

Pada bulan Juli 2023 lalu, Google memperkenalkan kapabilitas untuk menampilkan notifikasi khusus ketika pesan Google Chat diblokir atau disadap sesuai aturan data loss prevention (pencegahan kehilangan data). Kapabilitas tersebut diluncurkan dalam versi beta untuk administrator. Per 7 Desember 2023, kapabilitas tersebut tersedia secara umum di Chat web maupun seluler. Lalu, bagaimana cara kerjanya? Notifikasi khusus data loss prevention Google Chat Notifikasi khusus atau custom notifications akan membantu administrator untuk memberikan lebih banyak konteks kepada para pengguna mengenai alasan mereka diblokir dari tindakan tertentu, apa yang dapat mereka lakukan untuk membuka blokir secara mandiri, hingga menyertakan tautan ke konteks lain yang lebih lengkap agar dapat membantu pengguna, seperti pedoman perlindungan data sensitif milik perusahaan atau dokumentasi dari Google Chat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai notifikasi khusus data loss prevention ini, silakan kunjungi halaman pengumuman Google ini. Baca juga: Kapabilitas Data Loss Prevention Google Chat Kini Tersedia untuk Umum Mulai menggunakan kapabilitas Photo Credit: Google Workspace Updates Kapabilitas notifikasi khusus data loss prevention Google Chat akan langsung tersedia di konsol Admin secara otomatis setelah perilisan. Notifikasi khusus dapat diatur menyesuaikan aturan data loss prevention di tiap tingkat domain, organizational unit (OU), maupun grup. Baca juga: Kembangkan Kolaborasi di Google Chat Dengan Smart Chip Saat menyusun aturan baru, tepat di Step 4: Actions under “User Message”, pilih “customize message”. Notifikasi khusus juga dapat diterapkan pada aturan data loss prevention yang ada. Jika administrator tidak menyesuaikan notifikasi, yang akan ditampilkan kepada pengguna adalah notifikasi umum Google Chat. Photo Credit: Google Workspace Updates Kapabilitas ini tidak memerlukan pengaturan tambahan apa pun dari administrator. Menyesuaikan setelan dari administrator, pengguna nantinya dapat menemukan informasi yang lebih terperinci saat mengirim pesan Chat yang sesuai dengan ketentuan dari aturan data loss prevention. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai kapabilitas ini, kunjungi halaman Help Center ini. Ketersediaan kapabilitas Kapabilitas notifikasi khusus Google Chat ini dirilis penuh mulai tanggal 7 Desember 2023 (memerlukan 1-3 hari untuk visibilitas fitur ke seluruh pengguna). Rilis penuh berlaku bagi domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Kapabilitas tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, the Teaching and Learning Upgrade, Education Plus, dan juga Frontline Standard. Data loss prevention untuk Google Chat juga tersedia bagi pengguna Cloud Identity Premium yang juga memiliki lisensi untuk edisi Workspace yang mencakup Google Chat serta Audit and investigation. Untuk informasi lebih lanjut mengenai ketersediaan bagi pengguna Cloud Identity Premium, Anda dapat mengunjungi halaman Help Center ini. Baca juga: Melindungi Jaringan Cloud Anda di Masa Mendatang dengan Keamanan Data Otonom Dengan hadirnya kapabilitas baru yang memungkinkan administrator untuk menyusun notifikasi khusus sesuai aturan data loss prevention ini, pengguna bisa langsung mengetahui konteks mengapa mereka mendapatkan peringatan dari administrator. Ini akan mempersingkat waktu penanganan saat muncul risiko kehilangan data di perusahaan Anda. Ingin menikmati berbagai kemudahan yang ditawarkan oleh rangkaian produktivitas Google Workspace? Anda bisa mulai berlangganan melalui EIKON Technology. Kami menyediakan Workspace edisi Business untuk perusahaan dan Education untuk institusi pendidikan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan Google Workspace, silakan hubungi kami di sini

Google Workspace

Menetapkan Nilai Default Label File Google Drive

 Sebelumnya, administrator Workspace dapat membuat, memublikasikan, dan menggunakan label Google Drive untuk menerapkan klasifikasi tingkat file. Fitur ini membantu pengguna mengatur, menemukan, dan mematuhi kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan item Drive. Per 12 April 2023, Google memperluas kemampuan klasifikasi otomatis label Drive untuk mendukung penyetelan nilai label default di samping kemampuan yang sudah ada saat ini untuk menerapkan label secara default. Dengan klasifikasi otomatis ini, admin dapat membuat aturan penambahan label saat file dibuat atau saat kepemilikan file ditransfer. Label default Google Drive Pembaruan ini dapat membantu perusahaan Anda memastikan label penting diterapkan ke file saat pembuatan file. Selain itu, administrator juga dapat menjadikan pemberian label sebagai syarat untuk menegakkan kebijakan tertentu, seperti Data Loss Prevention (Pencegahan Kebocoran Data). Dengan nilai default, konfigurasi label administrator akan lebih spesifik. Fitur ini juga memberikan lebih banyak fleksibilitas kontrol kebijakan saat menetapkan standar kebijakan default perusahaan sehingga administrator tidak perlu kesulitan dalam menetapkan dan mengubah kebijakan. Baca juga: Pembaruan Setelan Google Drive, Apa yang Berubah? Mulai menggunakan fitur Photo Credit: Freepik Untuk mulai menerapkan label saat pemuatan file, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini: Masuk ke konsol Google Admin. Di konsol Admin, masuk ke Menu > Security > Access and data control > Data classification. Jika Anda belum memiliki label apa pun di label manager, maka: Klik opsi Create labels. Buat label baru sesuai kebutuhan Anda. Apabila dibutuhkan, klik Turn on labels untuk mengaktifkan label di dalam label manager. Di bawah opsi Default classification, tepat di sebelah Drive and Docs, klik Manage. Untuk menerapkan pengaturan ini ke semua orang, centang organizational unit (OU) teratas. Namun jika Anda ingin menerapkan pengaturan pada beberapa orang saja, pilih OU turunan atau configuration group. Katakanlah administrator memilih configuration group “Keuangan”, maka pengaturan ini hanya akan berlaku pada file yang dibuat oleh divisi Keuangan perusahaan Anda. Penting untuk diingat, jika ada end-user yang merupakan anggota dari OU dan grup yang menerapkan kebijakan klasifikasi data, maka yang berlaku adalah label grup (hingga limit 20 label). Klik Select labels > Add Label. Pilih label yang ingin Anda gunakan. Perlu diingat, Anda tidak dapat menerapkan kebijakan klasifikasi data dengan label yang dinonaktifkan, label yang diubah tanpa pemberitahuan, atau label yang tidak memiliki daftar bidang dengan daftar pilihan. Opsional, Anda juga dapat menentukan nilai default untuk bidang daftar pilihan. Tentukan nilai dari opsi yang tersedia dan kemudian klik Save. Untuk bidang dengan pilihan ganda, Anda dapat memilih lebih dari satu opsi default. Catatan: Nilai bidang default yang ditetapkan pada grup end-user lebih diutamakan dibanding nilai kolom default yang ditetapkan untuk OU pengguna. Jika end-user tergabung lebih dari satu grup maka nilai bidang default akan diterapkan sesuai urutan prioritas grup. Klik Continue. Jangan lupa untuk mengecek kembali label yang sudah dipilih. Klik Save. Halaman Apply labels akan menampilkan label yang diterapkan di bawah Configuration yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Baca juga: Peningkatan Kapabilitas Pemindahan Folder di Google Drive, Seperti Apa? Ketersediaan fitur Photo Credit: Freepik Fitur terbaru Drive untuk Workspace ini diluncurkan secara bertahap, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal mulai dari tanggal 12 April 2023 (kemungkinan akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur). Fitur ini tersedia bagi seluruh pelanggan Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, dan Education Standard. Namun fitur ini tidak tersedia bagi pelanggan Google Workspace Essentials, Business Starter, Education Fundamentals, the Teaching and Learning Upgrade, Nonprofits, Frontline, serta rangkaian G Suite Basic dan G Suite Business. Fitur juga tidak tersedia untuk Google Account pribadi. Baca juga: Berbagi File di Google Drive Kini Makin Mudah dengan Sharing Suggestion Fitur nilai label default ini akan membantu Anda dalam memastikan penerapan kebijakan Data Loss Prevention. Itu artinya, dengan menerapkan fitur baru ini, Anda dapat mencegah terjadinya kehilangan data yang tersimpan dalam Drive perusahaan. Fitur baru ini bisa Anda nikmati dengan berlangganan Google Workspace for Business yang telah tersedia di EIKON Technology. Sebagai official reseller untuk produk Workspace, kami menyediakan solusi implementasi resmi yang menyeluruh. Informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini.

Google Workspace

Kapabilitas Data Loss Prevention Google Chat Kini Tersedia untuk Umum

Pada gelaran Google Cloud Next ’22 lalu, Google mengumumkan update terbaru untuk Google Chat. Aplikasi perpesanan tersebut kini memiliki kapabilitas pencegah kehilangan data atau data loss prevention (DLP) yang tersedia untuk umum. Sebelumnya, kapabilitas tersebut diluncurkan dalam versi beta dan menerima feedback dari para user yang sudah mencoba. Bagaimana cara kerjanya? Data loss prevention Google Chat Photo Credit: Google Workspace Updates Pada bulan Juli 2022 lalu, Google mengumumkan aturan data loss prevention atau DLP untuk Google Chat dalam versi open beta. Lalu pada bulan Oktober 2022 ini, kapabilitas tersebut akan diluncurkan kepada umum pada edisi Google Workspace tertentu. Aturan perlindungan data untuk Chat ini akan membantu administrator dan pakar keamanan siber untuk membangun kerangka kerja (framework) yang melindungi data sensitif. Dengan begitu, terjadinya kebocoran informasi pribadi atau hak milik pun dapat dicegah. Kebocoran, baik yang disengaja maupun tidak, adalah masalah serius yang dapat mengancam keselamatan user. Baca juga: Laporan Work Insights untuk Google Chat dan Google Meet, Bagaimana Cara Kerjanya? Apa saja aturan perlindungan data yang tersedia? Kapabilitas ini menghadirkan beberapa aturan perlindungan data bagi administrator. Aturan tersebut dapat diaplikasikan pada hal-hal berikut: Pesan dalam percakapan grup, space, dan/atau pesan langsung Pesan antara peserta internal dan/atau eksternal Teks pesan dan/atau lampiran Setelah aturan DLP diterapkan, pesan dan file dalam percakapan yang relevan akan otomatis dipindai untuk informasi sensitif. Admin dapat mengonfigurasi tindakan yang akan diambil sebagai respons terhadap data sensitif yang terdeteksi, seperti: memblokir pengiriman, memperingatkan sebelum mengirim, dan log untuk audit. Security Investigation Tool Di Security Investigation Tool, Google Chat telah menambahkan tab tambahan yang berisi lebih banyak informasi tentang insiden, seperti Incident Details, yang berisi informasi tentang pesan, pengirim dan aturan yang dipicu, dan Chat Transcript, yang menunjukkan pesan sebelum dan sesudah ke pemicu, memberikan konteks rinci untuk penyelidikan. Baca juga: Cara Menampilkan Metrik Pengguna Aktif Google Chat yang Lebih Detail Mulai mengaktifkan aturan perlindungan data Chat Photo Credit: Freepik Kapabilitas perlindungan data ini perlu pengaturan dari administrator terlebih dahulu sebelum terlihat efeknya. Google menyebutkan bahwa kapabilitas baru ini akan nonaktif secara default dan dapat diaktifkan untuk skala domain, OU (organizational unit), maupun grup. Untuk mulai menerapkan aturan DLP di lingkungan kerja Anda, masuk ke Admin Console, pilih menu Security kemudian klik opsi “Data Protection”. Di samping itu, Anda juga dapat memodifikasi aturan DLP yang sudah ada untuk Drive dan Chrome agar berlaku di Chat. Untuk memudahkan Anda dan administrator dalam mengoptimalkan kapabilitas baru ini, Google telah menyediakan dokumentasi khusus yang dapat diakses di sini. Penting untuk diingat, jika administrator memilih untuk mencatat setelan DLP perusahaan, maka catatan tersebut dapat diakses melalui Security Investigation Tool. Ketersediaan kapabilitas Aturan DLP untuk Google Chat ini dirilis untuk domain rilis cepat maupun rilis terjadwal. Perilisan dilakukan secara bertahap mulai dari tanggal 11 Oktober 2022 (mungkin memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur. Kapabilitas baru ini tersedia untuk Google Workspace edisi Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, dan Education Plus. Selain itu, perlindungan data loss ini juga tersedia untuk para pengguna yang telah memiliki lisensi untuk edisi Workspace yang mencakup Google Chat serta Audit and investigation. Untuk informasi lebih lanjut, silakan klik di sini. Namun perlu diingat, kapabilitas ini belum tersedia untuk edisi Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Frontline, dan Nonprofits, termasuk rangkaian produktivitas G Suite Basic dan G Suite Business. Baca juga: Space Managers Kini Dapat Ubah Akses di Google Chat, Bagaimana Caranya? Hadirnya kapabilitas data loss prevention atau DLP di Google Chat ini sekaligus menjadi lapisan perlindungan tambahan bagi para pengguna Google Workspace. Tertarik untuk menggunakan rangkaian produktivitas dengan keamanan tingkat tinggi Google Workspace? Paket berlangganan Workspace for Business telah tersedia di EIKON Technology. Untuk informasi seputar biaya berlangganan dan  detail lainnya, silakan hubungi kami di sini! 

Scroll to Top