Tahun 2023 lalu, Google memperkenalkan opsi kontrol granular untuk berbagi di Google Forms. Hanya saja, opsi tersebut diluncurkan dalam versi beta sehingga penggunaannya masih terbatas. Kini, opsi tersebut tersedia untuk umum. Bagaimana cara menggunakannya?
Opsi kontrol granular untuk respons Google Forms
Sebelumnya, pembuat form di Google Forms memiliki dua opsi berbagi, yaitu membatasi respons kepada pengguna dalam domain mereka (dan domain tepercaya) atau membuat form dapat diakses publik (artinya, siapa pun yang memiliki URL dapat merespons).
Dengan hadirnya opsi baru yang tersedia bagi publik ini, pembuat form dapat membatasi akses respons ke pengguna, grup, atau audiens target tertentu—mirip dengan cara pemilik file dapat membatasi pembagian file Google Docs, Sheets, Slides, atau Sites di Drive.
Photo Credit: Google Workspace Updates
Fitur ini berguna dalam kondisi apa pun saat Anda ingin mengontrol siapa saja yang dapat menanggapi form. Misalnya, pemilik bisnis dapat mengumpulkan feedback dari divisi tertentu di perusahaannya dengan lebih baik, sekaligus mencegah form tersebut ditanggapi oleh divisi atau tim lain. Demikian pula, pengajar dapat menggunakan fitur ini untuk memastikan suatu materi pelajaran hanya dapat diakses oleh siswa tertentu yang menerima tautan.
Baca juga: Mengenal Data Loss Prevention (DLP), Kebijakan untuk Melindungi Data Sensitif di Google Forms
Mulai menggunakan fitur
Untuk mulai menggunakan fitur baru ini, tidak diperlukan pengaturan tambahan apa pun dari administrator. Pembuat form harus menerbitkan form mereka sebelum responden dapat melihat atau memberikan respons. Tidak hanya menentukan siapa saja yang bisa mengakses form, pembuat form juga dapat membagikan akses respons kepada pengguna, grup, atau audiens tertentu sesuai kebutuhan.
Baca juga: Membuat Konten Branding Kini Lebih Mudah dengan Google Slides and Google Forms
Ketersediaan
Photo Credit: Freepik
Peningkatan kapabilitas Google Forms ini dirilis secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan untuk domain rilis cepat dimulai pada tanggal 3 Desember 2024 (hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur), sedangkan untuk domain rilis terjadwal akan dimulai pada tanggal 6 Januari 2025 (1-3 hari ke depan untuk visibilitas fitur).
Kapabilitas baru ini tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace, termasuk Workspace Individual dan pengguna dengan akun Google pribadi.
Penting untuk diingat kapabilitas untuk membagikan akses respons kepada audiens tertentu hanya tersedia untuk layanan Google Drive, Docs, dan Chat. Edisi Workspace yang mendukung kapabilitas ini di Drive, Docs, dan Chat, di antaranya adalah Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus. Sementara pada edisi Business Standard, Nonprofits, dan G Suite Business, kapabilitas hanya berlaku pada Drive dan Docs.
Baca juga: Cara Menerapkan Rich Text Format pada Google Forms
Peningkatan kapabilitas Google Forms ini akan membantu Anda dalam membatasi akses respons sebuah form. Dengan begitu, respons yang didapat akan lebih terfilter dan sesuai kebutuhan Anda.
Untuk mengoptimalkan penggunaan Forms dan berbagai aplikasi Workspace lain, terutama jika Anda menggunakannya dalam skala besar, jangan lupa berlangganan Workspace for Business. Kini telah tersedia di EIKON Technology. Kami menyediakan solusi penerapan menyeluruh dengan garansi resmi. Informasi lebih lanjut, hubungi kami di sini!