Keamanan data dan kontrol akses adalah prioritas utama dalam lingkungan kerja modern. Google Workspace baru-baru ini meluncurkan pembaruan yang sangat dinantikan, yaitu kemampuan untuk mengatur kedaluwarsa akses berbagi (sharing expirations) pada file dan folder di Shared Drives langsung dari jendela dialog berbagi.
Kontrol akses yang fleksibel dan tepat sasaran
Fitur ini membawa kemudahan dan keamanan kontrol akses yang sebelumnya hanya tersedia di My Drive ke dalam Shared Drives yang digunakan untuk kolaborasi tim. Tujuannya sederhana: memastikan akses sensitif dicabut secara otomatis setelah jangka waktu tertentu, tanpa perlu pembersihan manual yang sering terlewat.
- Pengaturan masa kedaluwarsa akses file
Photo Credit: Google Workspace Updates
Ketika berbagi file dalam Shared Drives dengan kolaborator sementara, kini Anda dapat menambahkan tanggal kedaluwarsa akses di jendela dialog berbagi. Setelah tanggal tersebut terlampaui, akses kolaborator akan dicabut secara otomatis. Hal ini sangat ideal untuk proyek jangka pendek atau reviewer eksternal.
- Pengaturan masa kedaluwarsa akses folder untuk peran Viewer
Untuk folder di Shared Drives, Anda dapat menerapkan tanggal kedaluwarsa akses khusus untuk peran Viewer. Pengaturan ini memastikan bahwa ketika masa kebutuhan sementara seorang kolaborator selesai, akses read-only mereka akan otomatis dihapus.
Baca juga: Makin Mudah Akses Gemini di Google Drive dengan Tautan Simpel
- Standarisasi Shared Drives
Photo Credit: Pexels
Google juga menstandardisasi perilaku kedaluwarsa akses di My Drive agar konsisten dengan Shared Drives. Sebagai contoh: Jika Anda memberikan akses Editor sementara kepada seseorang pada file di dalam folder yang mereka hanya punya akses Viewer, ketika izin Editor kedaluwarsa, izin mereka akan kembali ke tingkat akses yang dimiliki pada folder induk (Viewer) dan mereka tidak kehilangan keseluruhan akses. Ini menjamin alur kerja yang lebih aman.
Fitur ini diluncurkan secara bertahap mulai 4 November 2025 (domain rilis cepat) dan 18 November 2025 (domain rilis terjadwal) dan tersedia bagi pelanggan Google Workspace.
Baca juga: Mengunci File di Google Drive Kini Jadi Makin Mudah, Bagaimana Caranya?
Kontrol akses yang cermat adalah tulang punggung keamanan dan kepatuhan perusahaan Anda, terutama dalam lingkungan kolaborasi yang dinamis seperti Google Workspace. Dengan fitur pengaturan masa kedaluwarsa akses berbagi, tim Anda dapat bekerja dengan efisien dan aman tanpa khawatir tentang izin akses yang terlupakan.
Siap mengintegrasikan fitur keamanan canggih ini ke dalam operasional bisnis Anda? EIKON Technology adalah mitra resmi Google Workspace yang siap membantu Anda dalam implementasi dan konfigurasi Google Workspace terbaik. Hubungi kami segera untuk memastikan data bersama Anda diatur dengan tingkat keamanan tertinggi!