Cara Membuat Rapat Online Efektif dan Efisien – Meeting atau rapat biasa dilakukan oleh para profesional untuk menyelesaikan masalah, menyamakan persepsi, menyeleraskan tujuan, mengintegrasikan fungsi dan tugas-tugas antar departmen, dan membahas progress suatu project yang akan atau sedang berjalan.
Berdasarkan Harvard Business Review, para pengambil keputusan menghabiskan waktu hampir 65% waktunya untuk melakukan meeting.
Lalu pertanyaan selanjutnya adalah apakah 65% waktu yang Anda gunakan untuk rapat sebanding dengan hasil yang Anda diterima? Efektifkah meeting Anda?
Menurut data, pada umumnya alasan rapat menjadi tidak efektif yaitu 60% rapat tidak menghasilkan apa yang ingin dicapai, 50% tidak ada agenda jelas, dan 42% peserta tidak hadir dalam rapat. Padahal seharusnya rapat yang efektif menghasilkan 64% brainstorming dan problem solving, 80% dapat saling berbagai informasi dan data penting serta 57% membangun hubungan antar personal peserta rapat.
Beberapa penyebab kenapa rapat menjadi tidak efektif yaitu :
- Peserta yang tidak lengkap karena dinas luar kota
- Rapat mendadak
- Kurangnya persiapan
- Materi rapat yang tidak fokus
- Tidak ada follow up setelah rapat/meeting
- Time management yang tidak baik
Untuk mengatasi kegagalan dalam rapat beberapa perusahaan menerapkan online meeting sebagai alternatif. Terlebih bagi perusahaan dengan karyawan yang mempunyai intensitas mobile yang tinggi, dinas luar kota, terkendala macet, atau meeting dengan rekan antar negara. Bagaimana cara membuat rapat online efektif ?
Cara Membuat Rapat Online Efektif dan Efisien :
1. Buat Agenda dan Otomasisasi Prosesnya
Tentukan jadwal rapat (tanggal, jam, tempat, topik meeting). Hindari melakukan rapat dadakan tanpa persiapan. Karena rapat melibatkan banyak orang, Anda harus mengetahui jadwal rekan kerja Anda untuk melihat jadwal kosong mereka, dan menentukan waktu yang cocok.
Akan lebih baik Anda dapat mengotomatisasi proses pembuatan jadwal rapat Anda dengan Google Calendar. Dengan menggunakan Google Calendar, Anda dapat melihat jadwal rekan kerja Anda tanpa perlu bertanya langsung dan diskusi mengenai waktu kosong mereka.
Anda hanya perlu memiliki akun Gmail untuk menggunakan fitur yang ada di Google Calendar ini. Cara membuat agenda meeting online dengan Google Calendar dapat Anda baca lebih detail disini.
2. Persiapkan Materi Rapat dan Slide Presentasi
Penting untuk menyiapkan materi rapat yang akan dibahas. Bila perlu mintalah saran atau referensi dari rekan kerja Anda mengenai topik yang akan dibahas dalam rapat. Dengan begitu rekan kerja Anda akan merasa bahwa rapat yang akan dilaksanakan berhubungan dengan diri mereka sehingga meningkatkan job engangement.
Slide presentasi sangat diperlukan agar peserta fokus pada materi yang dimaksud. Buat slide presentasi yang menarik dan simple. Hindari mengisi slide dengan banyak tulisan dan lebih baik memberikan poin-poin saja dengan gambar atau grafik. Untuk membuat slide presentasi menarik, simple, dapat dibagikan ke semua peserta rapat, serta memiliki fitur kolaborasi, Anda dapat menggunakan Google Slide yang ada pada G Suite atau akun email Anda.
3. Time Management
Biasanya karena waktu untuk rapat terbatas, ada baiknya Anda memanajemen waktu meeting dengan membaginya misalnya 15 menit pembukaan, 30 menit untuk presentasi, question and answer 15 menit, 30 menit diskusi.
Mengatur waktu sangat penting untuk meningkatkan keefektifan dan keefisienan rapat. Rapat dapat berjalan dengan lancar, berakhir tepat waktu, dan tidak merusak jadwal masing-masing peserta rapat.
4. Kirim Undangan Rapat dan Atur Reminder
Kirim agenda setidaknya 3 hari sebelum rapat dilaksanakan. Biasanya karena sibuk, orang akan cenderung melupakan jadwal rapat yang sifatnya insidental atau tidak rutin, maka reminder rapat sangat diperlukan sebagai notifikasi. Kirim reminder 1 hari sebelum hari H.
Untuk membuat undangan rapat online dengan Google Calendar, pada saat create event, pilih opsi Hangout Meets. Dengan memilih opsi Hangout Meets, invitation link rapat online dapat diterima oleh peserta rapat melalui email.
Kemudian pilih alamat email peserta rapat yang Anda ingin kirim invitation pada bagian guests. Pilih dan klik save, maka sebuah email akan masuk di dalam inbox peserta rapat.
Pastikan Anda telah mengisi deskripsi materi yang akan dibahas saat membuat Google Calendar. Atur juga notifikasi otomatis pada kalender yang Anda buat pada bagian notification 1 day before atau 10 minutes before meeting sebagai reminder.
5. Siapkan peralatan rapat
Sensasi rapat online dengan tatap muka pasti berbeda. Rapat tatap muka biasanya memungkinkan Anda berada di ruangan yang sama, meja yang sama, kondisi dengan sumber cahaya yang sama. Namun, berbeda dengan rapat online, Anda harus memastikan koneksi internet, kecepatan aplikasi saat kolaborasi, suara jelas, dan sumber cahaya yang memadai.
Pastikan Anda memilih tempat yang tidak membelakangi sumber cahaya, tidak gelap, atau terlalu terang. Sehingga, Anda dapat terlihat jelas di layar komputer peserta rapat. Siapkan mikrophone bila diperlukan agar suara Anda terdengar jelas. Untuk rapat one on one meeting atau banyak peserta gunakan Google Hangouts.
Apakah Anda menggunakan laptop, komputer, tablet, atau ponsel, pastikan semua peralatan dan aplikasi Anda dapat memberikan dukungan penuh saat rapat online berlangsung. Alat yang memungkinkan rapat online berjalan aman, cepat, reliable, dan mudah adalah G Suite.
Pastikan persiapan ini juga dilakukan oleh semua peserta sebelum rapat online berlangsung.
6. Tunjuk Orang sebagai Moderator Rapat
Alih-alih membuat pembicara meeting online sekaligus moderator dan membuat pembicara tidak fokus. Maka, sebaiknya siapkan moderator khusus untuk rapat online. Moderator dapat menjadi penengah yang mengijinkan para peserta rapat berbicara bergantian, mengurangi miskomunikasi akibat koneksi internet atau gangguan kualitas audio/video.
Moderator juga sangat berfungsi mengatur jalannya rapat. Aturan rapat membantu pertemuan lebih fokus, produktif, dan berkahir tepat waktu.
7. Gunakan Alat Kolaborasi
Saat berhadapan dengan rapat online, sumber daya yang paling vital diperlukan adalah teknologi. Bagaimana teknologi dapat menyelesaikan berbagai kendala yang dihadapai oleh aktivitas manusia karena terbatasnya tempat dan waktu. Teknologi yang dibutuhkan adalah teknologi yang memfasilitasi kita untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, secara cepat, tepat, multifungsi saat rapat berlangsung.
Anda dapat menggunakan Hangout untuk rapat dengan video conference, presentasi menggunakan Slide serta berkolaborasi menggunakan document dan spreadsheets. Dan semua dapat dengan mudah dibagikan melalui fitur share yang terintegrasi dengan email corporate Anda. Semua lengkap dalam satu paket layanan G Suite.
8. Follow Up dan Share Rumusan Rapat
Pertama, agar rapat hidup dan interaktif, Anda perlu memberikan sesi diskusi dan tanya jawab. Follow up atas apa yang telah disampaikan oleh masing-masing peserta.
Kedua, karena sangat umum bagi orang-orang memberikan interprestasi yang berbeda mengenai apa yang telah dipresentasikan. Untuk mengurangi risiko ini, kirimkan rumusan rapat melalui email yang membahas apa yang telah terjadi dan dibahas dalam rapat. Kirimkan kepada semua yang hadir dalam waktu 24 jam setelah pertemuan.
Bagikan tanggung jawab yang diberikan, tugas yang didelegasikan, dan deadline waktu yang ditetapkan. Dengan begitu, semua orang akan on the track atas project yang akan dilaksanakan.
Sebelum rapat berakhir rumuskan jadwal rapat yang akan datang dan laporan apa saja yang harus diberikan pada next meeting.
Bagaimana cara menggunakan G Suite untuk Kegiatan Bisnis?
Eikon technology sebagai Premier Google Partner di Indonesia dapat membantu perusahaan Anda untuk bekerja lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi Google yang dinamakan G Suite. Untuk memudahkan Anda merasakan manfaat dari G Suite untuk bisnis, kami menyediakan Free Trial untuk Anda.
Anda cukup menekan tombol dibawah ini dan mengisi data diri anda maka kami yang akan menghubungi anda untuk menindak lanjuti layanan ini.