Google Workspace baru saja memperbarui platform kalendernya. Pada update terbaru ini, pengguna dapat berbagi ketersediaan (availability) dengan para klien di halaman booking khusus, Kini Anda dapat menjadwalkan rapat pada waktu yang sudah ditentukan, bahkan dengan klien yang tidak memiliki akun Google sekalipun.
Fitur ini sebenarnya sudah diperkenalkan pada Juni 2021 lalu. Namun hanya untuk rilis terbatas. Appointment Booking diluncurkan untuk umum mulai 6 April 2022 dan tersedia untuk seluruh pengguna Business Standard dan paket langganan Workspace lain yang lebih tinggi. Untuk menjadwalkan janji temu di Google Workspace, mari simak penjelasan berikut.
Mengaktifkan jadwal Google Calendar Appointment
Photo Credit: Google Workspace Updates
Perlu diingat, fitur Appointment Booking ini hanya tersedia untuk paket langganan Google Workspace Business Standar ke atas. Layanan ini belum tersedia untuk pengguna Workspace Essentials, Business Starter, Frontline, G Suite Basic, dan G Suite Business. Untuk Anda yang menggunakan akun Google Calendar untuk perusahaan atau sekolah, tersedia alternatif melalui appointment slots atau appointment schedules.
Jika Anda sudah memiliki akun yang sesuai, bisa langsung mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Buka Google Calendar di komputer Anda. Kemudian masuk ke “Settings” dan pilih menu “General”. Masuk ke opsi “Appointment schedules”.
- Untuk mengaktifkan Appointment schedules, centang kotak di samping “Create appointment schedules instead of appointment slots”.
- Sedangkan untuk menonaktifkan fitur, cukup hapus centang pada kotak.
Baca juga: Cara Kelola Tugas Tertunda Lebih Cepat di Google Calendar
Cara menggunakan Appointment schedule di Google Calendar
Photo Credit: Rawpixel
Bagi pemilik akun Google Workspace yang ditingkatkan, bisa langsung klik tombol “Create” dan pilih opsi “Appointment schedule” pada menu pull-down.
Kemudian Anda bisa membuat halaman booking, mencantumkan ketersediaan waktu, dan mengizinkan rekan atau klien untuk memilih jadwal yang paling sesuai.
Selain itu, pengguna juga bisa memilih durasi dan lokasi rapat yang sudah ditentukan, baik di dunia nyata maupun melalui video di Google Meet.
Sedikit tips tambahan
Untuk membuat jadwal janji temu, Anda juga dapat mengklik kapan saja di bagian kalender yang belum memiliki acara yang dijadwalkan. Di jendela yang muncul, klik Appointment schedule. Pilih opsi “Create a new appointment schedule” atau “Add availability to an existing schedule”.
Fitur baru ini juga membantu Anda untuk menghindari jadwal yang overlap. Jika Anda memilih opsi “Ya” atau “Maybe” pada suatu event maka halaman booking akan otomatis terisi sesuai waktu yang tercantum.
Apa perbedaan Appointment schedule dengan Appointment slots
Fitur “Appointment schedule” membuat Google Calendar lebih sesuai dengan platform penjadwalan Calendly sehingga dapat mengintegrasikan lima kalender berbeda, termasuk Google Calendar dan Microsoft Teams.
Google Calendar sebenarnya sudah lama memiliki fitur Appointment slots. Namun fitur tersebut hanya ditujukan untuk grup internal, seperti teman sekelas, rekan kerja atau teman. Sedangkan fitur Appointment schedule ini dapat ditujukan untuk siapa saja yang memiliki alamat email, bahkan untuk mereka yang tidak memiliki akun Google.
Selain itu, Appointment schedule juga menyediakan kapabilitas deteksi konflik otomatis yang akan menunjukkan waktu-waktu Anda sibuk. Dengan begitu, fitur ini membantu mengurangi waktu yang dihabiskan pengguna untuk menemukan dan melakukan penjadwalan ulang janji temu.
Pengguna Workspace juga dapat mengontrol berapa banyak orang yang dapat booking jadwal lebih awal atau menit terakhir, membatasi jumlah janji temu per hari, menambahkan jeda antar rapat, mengumpulkan info tambahan dari orang yang membuat janji, dan mengirimkan email pengingat sebelum rapat.
Apakah Appointment slots tak lagi relevan?
Photo Credit: wayhomestudio (Freepik)
Ada beberapa fitur yang ada pada Appointment slots yang tidak tersedia di Appointment schedule. Google memberikan rekomendasi untuk menggunakan fitur Appointment slots lama, terutama jika Anda perlu menambahkan anggota tim tambahan, melimpahkan dukungan kalender atau memesan ruang konferensi.
Baca juga: Manfaat Google Calendar untuk Bisnis
Fitur Appointment schedule ini memungkinkan user untuk lebih mudah menata aktivitas dan menghindari penumpukan jadwal. Untuk sekarang, fitur ini baru tersedia pada paket langganan Google Workspace Business Standar ke atas.
Tertarik untuk menggunakan Appointment schedule? EIKON Technology menyediakan paket langganan Google Workspace Business dengan lisensi resmi dari Google dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini