Google Workspace kini semakin mudah digunakan untuk persetujuan dokumen yang dibagikan. Tools ini mulai diperbarui dan diperkenalkan sejak 8 November 2021 lalu. Pembaruan fitur ini termasuk Anda dapat melakukan seting mengenai kapan dokumen tersebut dikirim dan disetujui. Apa saja hal yang perlu Anda ketahui tentang document approval Google Workspace ini? Simak ulasan berikut.
Keunggulan Menggunakan Document Approval Google Workspace
Photo: 10atm.com
Menggunakan Google Workspace memiliki banyak manfaat. Khususnya bagi Anda dengan mobilitas tinggi. Dalam kaitannya dengan document approval Google Workspace misalnya, Anda bisa mengandalkan layanan ini untuk proses yang lebih cepat. Sehingga, dapat memangkas waktu dibandingkan menggunakan cara konvensional.
Di sisi lain, selain menghemat waktu Anda tentu akan hemat biaya pengeluaran. Sebab, semuanya dilakukan hanya dalam satu sentuhan saja tanpa bertatap muka langsung dengan pihak lain dalam mendapatkan persetujuan. Jika menggunakan cara konvensional, Anda masih harus bertemu orang lain secara langsung dan itu bisa memakan waktu dan biaya.
Bagaimana Menambahkan User Baru?
Photo: Abweb.ca
Setelah Anda mengetahui apa saja keuntungan dan keunggulan dari document approval Google Workspace, penting pula untuk mengetahui bagaimana cara menambahkan user baru. Sebenarnya, caranya cukup mudah yakni, bukalah file dokumen Anda pada Google Docs. Lalu, pilih menu ‘File’ dan lanjutkan dengan memilih ‘Approval’. Kemudian tambahkan email user yang akan mendapatkan akses dokumen tersebut.
Nantinya, saat penerima tersebut dikirimi dokumen mereka akan mendapatkan email untuk persetujuan. Baik melalui browser maupun notifikasi Google Chat berdasarkan setingan website Drive Anda saat menerima notifikasi. Notifikasi tersebut berisi link, dan saat di klik akan membuka dokumen yang dibagikan.
Cara Memulainya
Photo: Presis.nl
Untuk memulai menggunakan document approval Google Workspace, ada dua cara yang bisa dilakukan di sini. Anda bisa memilih apakah melalui admin maupun sebagai pengguna atau end user. Berikut cara yang dapat Anda lakukan dengan mudah, cepat, dan lebih nyaman.
- Jika Anda masuk sebagai admin, fitur ini akan otomatis ‘ON’ dan bisa Anda nonaktifkan pada level domain dan pengelolaan per group atau UO.
- Selanjutnya, jika Anda sebagai pengguna atau end user dapat mengelola melalui notifikasi Drive dan persetujuan melalui setting Drive.
Kompatibilitas Document Approval Google Workspace
Photo: Learn.metaline
Meski document approval Google Workspace tersedia bagi lebih banyak user, akan tetapi Anda perlu mengetahui jika beberapa platform tidak dapat digunakan pada layanan ini. Adapun beberapa layanan pada Google Workspace yang memungkinkan untuk layanan ini adalah:
- Google Workspace Essential,
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Essentials
- Enerprise Standard
- Enterprise Plus, Education Plus
Selain itu juga kompatibel untuk jaringan lainnya seperti Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise, Drive Enterprise, Google workspace for Education, G Suite Enterprise for Education, dan G Suite for Nonprofits.
Kemudian, document approval Google Workspace tidak tersedia untuk layanan pada Google Workspace Business Starter, Educational Fundamental, Educational Standard, Frontline, dan G Suite Basic Customers. Termasuk tidak tersedia pada pengguna dengan Google Accounts.
Itulah beberapa keunggulan dari document approval Google Workspace pada Google Workspace yang memberikan Anda kemudahan lebih dengan bekolaborasi bersama pengguna lainnya. Jika Anda ingin menggunakannya untuk skala perusahaan, ada baiknya memilih layanan penyedia platform Google Workspace di vendor terpercaya seperti EIKON Technology. Selain memiliki lisensi resmi dari Google pusat, Anda juga akan mendapatkan layanan purnajual yang bisa diseuaikan dengan kebutuhan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk yang ditawarkan, Anda bisa klik di sini.