Di awal tahun 2022 ini, Google Chat mengumumkan kapabilitas untuk berbagi Spaces lebih luas. Caranya adalah dengan mengizinkan audiens tertentu di perusahaan Anda untuk bergabung ke dalam Space melalui tautan. Di bulan Juli 2022 ini, Space Managers sebagai pengelola ruang kini dapat mengatur akses, baik menuju Space baru maupun Space yang sudah ada sebelumnya. Bagaimana kapabilitas ini bekerja?
Mengubah akses Space di Google Chat
Per tanggal 7 Juli 2022, Space Managers dapat mengubah akses menuju Space baru atau yang sudah ada sebelumnya. Pengelola kini dapat mengatur akses Space menjadi “Restricted” untuk membatasi akses bagi pengguna tertentu atau “Discoverable” agar Space dapat ditemukan oleh orang-orang dalam perusahaan Anda seiring berkembangnya percakapan.
Pembaruan ini menghilangkan kebutuhan untuk membuat ruang baru agar dapat dibagikan dan ditemukan. Artinya, Anda tak perlu lagi membuat ruang baru jika kemudian terdapat tambahan peserta yang ingin bergabung. Selain itu, kapabilitas ini juga membantu memastikan Space dapat diperbarui dengan akses yang tepat.
Photo Credit: Google Workspace Updates
Mulai menggunakan fitur
Untuk mulai menggunakan fitur ini tidak diperlukan konfigurasi ulang dari administrator. Sedangkan untuk end user, hanya pengelola Space yang dapat mengubah akses ke ruang baru dan yang sudah ada dengan menavigasi ke opsi “View Members” yang ada pada menu drop-down di dalam Space > Space access section > Update access.
Baca juga: Kontrol Admin Untuk Spaces yang Dapat Ditemukan di Google Chat
Cara mengatur akses Space di Google Chat
Menyetel akses default untuk Space baru yang dibuat pengguna:
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Apps, lalu Google Workspace, pilih opsi Google Chat and classic Hangouts.
- Klik Sharing settings lalu pilih Space access default.
- Pilih setelan:
- Primary Target Audience: Siapa pun yang ada dalam grup dapat menemukan dan bergabung dengan Space terpilih.
- Restricted: Hanya orang dan grup yang ditambahkan yang dapat bergabung dengan Space terpilih.
- Klik Save.
Baca juga: Fitur Context-Aware Access di Google Workspace untuk Penolakan Akses dengan Konteks
Memilih audiens untuk Space yang dapat ditemukan
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Apps dan pilih Google Workspace, lalu klik Google Chat and classic Hangouts.
- Klik Sharing settings, lalu Target audiences. Audiences list menunjukkan audiens target yang sudah dimasukkan, sesuai urutan kemunculannya di setelan berbagi pengguna.
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.
- Tambahkan satu atau beberapa audiens:
- Klik Add target audiences.
- Pilih opsi:
- Centang kotak hingga 5 audiens target yang ingin Anda pilih.
- Telusuri audiens dengan memasukkan beberapa huruf pertama dari namanya.
- Untuk menghapus audiens target, di samping audiens, klik ikon [X] untuk menghapus audiens target.
Photo Credit: Google Workspace Admin Help
- Sedangkan untuk mengubah urutan kemunculan audiens target di setelan berbagi tautan pengguna, pilih salah satu opsi berikut:
- Seret audiens ke posisi baru.
Photo Credit: Google Workspace Admin Help
- Masukkan urutan yang Anda inginkan untuk muncul di kotak di sebelah kiri nama audiens.
Catatan: Posisi pertama adalah audiens target utama (default), yang muncul pertama kali dalam daftar rekomendasi berbagi pengguna.
- Klik Save.
Ketersediaan fitur
Tersedia untuk semua pelanggan Google Workspace, serta pelanggan lama G Suite Basic dan Business. Tidak tersedia untuk pengguna dengan Google Accounts pribadi. Fitur diluncurkan secara bertahap. Untuk domain rilis cepat dimulai pada tanggal 7 Juli 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur). Sedangkan untuk domain terjadwal dimulai pada tanggal 29 Juli 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur).
Baca juga: Meningkatkan Keamanan Konsol Admin Google Workspace dengan Akses Kontekstual
Spaces adalah kapabilitas baru dari Google Chat yang memungkinkan pengguna akun Gmail berkumpul dalam grup melalui undangan, untuk kemudian memulai percakapan dan berbagi hal-hal seperti tautan, artikel, video, dan gambar.
Hadirnya Spaces sekaligus membuktikan komitmen Google Workspace sebagai platform produktivitas kerja yang mendukung kolaborasi. Optimalkan penggunaan Google Chat dan aplikasi lain dalam ekosistem Google Workspace dengan berlangganan paket yang sesuai kebutuhan Anda. Dapatkan paket berlangganan Google Workspace untuk penggunaan skala besar hanya di EIKON Technology. Untuk informasi selengkapnya, silakan klik di sini.