Bekerja di bidang TI terkadang terasa seperti mengerjakan tugas yang tiada akhirnya. Saat Anda mengira sudah menyelesaikan tugas, muncul tugas lain. Ibaratnya, mati satu tumbuh seribu. Menentukan skala prioritas saat mengerjakan tugas-tugas tersebut pun bukan perkara mudah. Anda harus bisa menilai dengan tegas tingkat urgensinya, mulai dari aspek keamanan hingga kapabilitas sumber daya perusahaan dalam mendukung pengerjaan tugas.
Apabila Anda berada dalam situasi serupa dan ingin segera berbenah pada tahun 2024, maka artikel ini cocok untuk disimak. Tulisan ini akan mendalami cara memprioritaskan tugas yang terus bermunculan dan memastikan sumber daya TI dimanfaatkan secara efektif.
Mengenal IT project prioritization
Photo Credit: Freepik
IT project prioritization atau pemrioritasan proyek TI merupakan proses mengidentifikasi tugas paling krusial yang diperlukan agar dapat mencapai suatu tujuan tertentu. Penetapan prioritas yang efektif akan meningkatkan manajemen waktu, keamanan perusahaan, profitabilitas, produktivitas karyawan, hingga kepuasan pelanggan.
Maka tak heran jika kemudian tiap departemen TI perusahaan memberi peringkat pada tugas mereka berdasarkan faktor uniknya. Misalnya, departemen TI Perusahaan ABC memprioritaskan proyek X karena proyek tersebut dapat memaksimalkan laba mereka yang sedang turun; atau Perusahaan ONM memprioritaskan proyek Y karena tugas tersebut tidak memerlukan terlalu banyak SDM.
Sebagian besar usaha kecil dan menengah (UKM) beroperasi dengan anggaran terbatas dan tim kecil. Bagi bisnis semacam ini, tim TI harus benar-benar cermat dalam menyusun pemrioritasan proyek agar tidak terjadi pemborosan, bukan hanya dari segi biaya saja, tapi juga waktu dan tenaga,
Baca juga: Tips Menggunakan Google Workspace DLP untuk Mencegah Kehilangan Data
Cara menentukan skala prioritas proyek TI
Seperti semua tugas manajemen lainnya, menentukan skala prioritas proyek juga harus berdasarkan data agar efektif. Data yang sudah dapat pun tidak hanya dibiarkan saja, tapi juga harus ditindaklanjuti dengan melakukan analisis. Salah satu metode yang bisa diterapkan di sini adalah dengan membuat kerangka prioritas.
Pada dasarnya, kerangka prioritas membagi tingkat urgensi proyek ke dalam beberapa kategori. Tiap proyek kemudian menerima peringkat di setiap kategori. Hasilnya adalah suatu sistem terukur untuk menentukan urgensi setiap proyek secara keseluruhan. Ini memungkinkan Anda untuk dapat membandingkan, dan mengatur tiap proyek sehingga tersusun skala prioritas yang sesuai.
Misalnya, dampak suatu proyek dapat dikelompokkan menjadi lima kategori:
Potensi dampak terhadap bisnis. Apakah ini proyek yang sangat penting dan dapat berdampak negatif terhadap laba jika tidak segera diselesaikan?
Waktu penyelesaian. Apakah proyek ini perlu segera diselesaikan atau justru bisa ditunda?
Posisi pemohon proyek. Siapa yang mengajukan proyek tersebut? Jika pengusul proyek adalah seorang eksekutif atau C-level, kemungkinan permintaan tersebut akan memiliki bobot yang lebih besar dibandingkan dengan permintaan individu atau eksternal perusahaan.
Sumber daya yang digunakan. Apakah proyek ini bisa dikerjakan dengan mudah menggunakan sumber daya yang ada saat ini atau justru memerlukan sumber daya tambahan yang sulit didapat?
Biaya. Berapa perkiraan biaya untuk proyek ini? Sering kali, memperkirakan biaya per pengguna akan lebih membantu daripada mencoba menghitung total biaya yang diperlukan.
Baca juga: Tips Meningkatkan Fokus Kerja Hybrid dengan Google Workspace
Kerangka kerja ini akan memiliki sistem peringkat yang memungkinkan Anda menetapkan nilai numerik untuk setiap kategori di atas untuk setiap proyek. Anda bisa mencontoh skala prioritas TI dari JumpCloud yang menggunakan skala 5 poin berikut:
Photo Credit: JumpCloud
Pembukuan biaya proyek TI
Penting untuk mempertimbangkan cakupan berbagai proyek saat Anda memprioritaskannya, terutama dalam hal biaya. Di bawah ini adalah pengeluaran paling umum yang akan Anda temui:
Biaya untuk mendapatkan teknologi baru
Solusi teknologi modern bisa jadi mahal. Beberapa penyedia SaaS bahkan mungkin memasukkan fitur paling canggih dari tool tertentu ke dalam paket termahalnya. Misalnya, beberapa alat keamanan Zero Trust hanya menyertakan integrasi sistem masuk tunggal (SSO) dengan lisensi mahal.
Biaya untuk mempekerjakan dan melatih karyawan
Saat menerapkan teknologi baru, Anda harus melatih tim TI dan, dalam beberapa kasus, pengguna non-admin lainnya. Kurangnya keterampilan dapat menciptakan hambatan dalam adopsi.
Biaya pemeliharaan dan pengelolaan teknologi baru
Setelah membeli dan menerapkan teknologi baru, maka perlu pengelolaan. Anggarkan biaya untuk pemeliharaan rutin dan perbaikan sistem.
Baca juga: Tips Percepat Migrasi Data dengan Database Migration Program
Demikian ulasan mengenai tips menentukan skala prioritas untuk proyek TI Anda. Semoga di tahun yang baru ini, Anda dapat mengelola berbagai proyek dan tugas TI dengan lebih efisien. Manfaatkan platform cloud directory JumpCloud untuk operasional teknologi yang efisien tanpa perlu mengorbankan keamanan dan fungsionalitas. Daftar dan dapatkan free trial dari EIKON Technology dengan klik di sini!