Sering mengalami kesulitan dalam mengelola file yang tersimpan dalam Google Drive karena melakukan hosting di beberapa lokasi sekaligus? Kini Anda tidak perlu bingung lagi. Pasalnya, Google telah meluncurkan sistem shortcut (pintasan) yang dirancang untuk menyederhanakan struktur file dan folder dalam Google Drive. Dengan Drive update tersebut maka file multi lokasi akan secara otomatis dimigrasikan ke shortcut. Bagaimana cara kerjanya?
Mengenal Google Drive shortcuts
Peralihan model kerja selama pandemi tanpa disadari membuat kita jauh lebih bergantung pada tools produktivitas berbasis cloud seperti Google Workspace untuk melakukan kolaborasi dengan rekan kerja atau bahkan partner.
Di satu sisi, peralihan tersebut memang akan memudahkan, tapi di sisi lain juga bisa menyebabkan penumpukan file dokumen, Sheet, presentasi, dan aset lain yang di-hosting dalam Google Drive. Akibatnya, pengguna akan menghadapi beberapa masalah manajemen file dan tentunya navigasi.
Baca juga: 7 Fitur Google Drive Ini Wajib Anda Ketahui
Pada Drive update yang dijelaskan dalam artikel kali ini, Google menerapkan beberapa pengaturan yang memudahkan pengguna dalam melakukan manajemen file. Fitur yang paling disoroti adalah Google Drive shortcut. Sistem shortcut ini nantinya akan memudahkan pengguna dalam mengatur file dan folder yang tersimpan dalam Drive.
Proses migrasi
Perlu diingat proses migrasi untuk update Google Drive ini tentu tidak terjadi secara mendadak. Proses migrasi akan dilakukan secara bertahap mulai dari awal tahun 2022. Ada pun untuk timeline lengkapnya sebagai berikut:
- Awal tahun 2022. Administrator akan mendapatkan notifikasi melalui email beberapa minggu sebelumnya untuk memulai proses migrasi di dalam domain.
o Catatan penting: Sebelum migrasi dimulai, administrator dapat mengatur waktu untuk membuat shortcuts di dalam shared folders. Sedangkan end users Google Workspace tidak akan mendapatkan notifikasi tersebut.
- Sebagai gantinya, end user Google Drive akan mendapatkan pemberitahuan melalui banner yang ada pada Drive (baik versi web maupun mobile). End users tidak perlu melakukan tindakan apa pun karena proses migrasi akan berlangsung otomatis.
o Berlaku untuk seluruh users Google Workspace dan users dengan akun Google pribadi.
Photo Credit: Google Workspace Updates
Membuat shortcut dengan Drive for Desktop
Sebelumnya, jika fitur “Backup and Sync” aktif, maka Anda bisa membuat sebuah folder baru dalam lokasi baru dengan menekan “Shift+Z”. Namun setelah Drive update kali ini, perintah Shift+Z akan menghasilkan sebuah shortcut alih-alih sebuah folder yang ada di beberapa lokasi.
Baca juga: Edisi Google Workspace yang Bisa Anda Pilih untuk Bisnis
Fungsi shortcuts yang telah tersedia
Photo Credit: Google Workspace Updates
Hingga artikel ini ditulis, fitur shortcuts pada Drive masih terus dikembangkan. Salah satu fungsi andalannya adalah memberikan informasi folder dan file yang lebih lengkap. Berikut adalah beberapa detail informasi yang ditampilkan pada shortcuts:
- Daftar user yang dapat mengakses file serta ketersediaan file untuk diunduh.
- Ukuran file serta ruang penyimpanan yang telah terpakai.
- Lokasi asli file.
- Nama user yang membuat dan melakukan modifikasi file.
Informasi tersebut telah tersedia pada Google Drive versi web. Sedangkan versi mobile masih dalam pengembangan dan akan segera diluncurkan.
Ketersediaan layanan
Photo Credit: Google Workspace Updates
Hingga saat ini, fitur shortcut sudah diterapkan pada:
- Seluruh pengguna Google Workspace, termasuk untuk pengguna G Suite Basic serta G Suite Business.
- Seluruh pengguna Google Drive yang mendaftar dengan akun Google pribadi.
Adanya platform penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive memang terbukti sangat membantu di masa pandemi seperti sekarang. Sebab, Anda tidak perlu bingung lagi dengan masalah menyimpan atau bahkan membagikan file. Selain itu, Drive juga sangat memudahkan dalam pekerjaan yang menuntut kolaborasi.
Sayangnya, kemudahan tersebut rentan menimbulkan masalah dalam pengelolaan file. Sistem shortcut yang merupakan Google Drive update menjadi solusi yang memudahkan Anda dalam mengatasi penumpukan file.
Ingin kinerja Drive Anda semakin optimal? Gunakan Google Workspace, platform produktivitas dan kolaborasi dari Google yang dirancang untuk memudahkan pekerjaan melalui komputasi cloud. Dapatkan hanya di EIKON Technology, partner sekaligus authenticated reseller produk-produk Google untuk Indonesia. Klik di sini untuk terhubung langsung dengan tim EIKON Technology!