Saat bekerja dengan Google Workspace, perusahaan Anda dapat membuat Google Groups untuk berkomunikasi dan berkolaborasi antar tim secara mudah. Pengaturannya pun mudah, Anda cukup menunjuk administrator untuk mengonfigurasi fitur dan layanan Workspace.
Google Groups dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Misalnya, mengirim email ke beberapa penerima sekaligus di dalam satu grup atau mengatur pertemuan tanpa perlu langkah yang rumit.
Untuk memastikan keamanan Anda selama menggunakan fitur dan layanan Groups, Google memberikan beberapa tindakan pengamanan. Salah satunya adalah dengan menghadirkan sebuah kapabilitas yang memungkinkan administrator untuk mengonfigurasi aktivitas grup. Bagaimana cara kerjanya? Anda bisa simak ulasannya berikut ini.
Batas keanggotaan baru Google Groups for Business
Sebagai upaya pengamanan, layanan Google Groups for Business memiliki batasan aktivitas pesan, jumlah anggota grup, undangan, dan keanggotaan. Dalam update terbarunya, Groups meningkatkan batas jumlah keanggotaan grup langsung (direct) dan tidak langsung (indirect) pengguna:
Grup langsung: 3,000 keanggotaan (sebelumnya 2.000 keanggotaan)
Gabungan grup langsung dan tidak langsung: 7.500 keanggotaan (sebelumnya 5.000 keanggotaan)
Photo Credit: tirachardz (Freepik)
Apabila Anda adalah pemilik atau pengelola grup, maka status tersebut akan dihitung sebagai dua keanggotaan—satu sebagai anggota grup dan satu lagi sebagai pemilik atau pengelola grup.
Pengguna (user) dikatakan sebagai anggota tidak langsung (indirect member) suatu grup, jika mereka tergabung dalam grup lain yang masih ada dalam grup tersebut. Katakanlah Anda bergabung dalam grup besar PT ABC yang di dalamnya terdapat grup A, B, dan C. Apabila Anda sebagai user tergabung sebagai anggota langsung grup A, maka di grup A dan B Anda akan menjadi anggota tidak langsung.
Baca juga: Peningkatan User Interface Tool Email Log Search di Google Workspace
Meningkatkan batas keanggotaan ini akan memberi pengguna Google Groups lebih banyak fleksibilitas untuk menskalakan dan mengelola penggunaan Group, terutama untuk grup dengan struktur yang kompleks dan rumit.
| Jenis | Penjelasan | Batas |
| Keanggotaan total, per grup | Jumlah maksimum anggota yang dapat dimiliki suatu grup | Tak terbatas |
| Keanggotaan langsung, per user | Jumlah maksimum grup tempat pengguna dapat menjadi anggota langsung Catatan: Batasan ini juga berlaku untuk grup. Itu artinya, satu grup bisa menjadi anggota dari 3.000 grup secara langsung | Sekitar 3.000 |
| Gabungan keanggotaan langsung dan tidak langsung, per user | Jumlah maksimum grup tempat pengguna dapat menjadi anggota langsung (direct) atau tidak langsung (indirect) Catatan: Batasan ini juga berlaku untuk grup. Itu artinya, satu grup bisa menjadi anggota langsung atau tidak langsung dari 7.500 grup | Sekitar 7.500 |
Baca juga: 7 Cara Mengamankan Browser Chrome bagi Pengguna Google Workspace
Mulai menggunakan Google Groups
Photo Credit: krakenimages.com (Freepik)
Google menyediakan dua versi Groups. Pertama, versi gratis untuk semua pengguna. Kedua, versi berbayar untuk perusahaan (kantor, bisnis, sekolah, dan sebagainya). Tiap versi memiliki fitur dan kapabilitas masing-masing. Jika Anda masuk dengan akun perusahaan atau sekolah, maka tugas dan fitur yang tersedia akan disesuaikan oleh pihak administrator pengelola Groups.
Batasan jumlah keanggotaan Groups resmi berubah per 15 Mei 2023. Itu artinya, kini Anda dapat bergabung di lebih dari 3.000 grup langsung dan 7.500 grup secara keseluruhan (gabungan antara grup langsung dan grup tidak langsung).
Baca juga: Duet AI For Google Workspace, Optimalkan Alur Kerja Anda dengan Kecerdasan Buatan
Peningkatan batas keanggotaan ini akan memberi pengguna Google Groups lebih banyak fleksibilitas untuk menskalakan dan mengelola penggunaan Group, terutama untuk grup dengan struktur yang kompleks dan rumit. Update ini sudah mulai berjalan sehingga bisa langsung dinikmati oleh seluruh pengguna Google Workspace.
Agar penggunaan Google Workspace di lingkungan kerja Anda semakin optimal, gunakan edisi khusus yang dirancang untuk skala besar, yakni Workspace for Business (untuk kebutuhan bisnis) atau Workspace for Education (untuk institusi pendidikan). Keduanya bisa Anda dapatkan melalui official partner Google Workspace Indonesia, EIKON Technology. Untuk informasi lengkap mengenai implementasi solusi, silakan hubungi kami di sini!