Cara Mengamankan Akun Gmail & Google Drive Bisnis Dari Kebocoran Data
G SuiteArtikel ini mengulas cara mengamankan akun Gmail dan Google Drive dari kebocoran data pada perusahaan.
Kebanyakan dari Anda adalah pemilik akun email Google atau Gmail, baik itu pengguna akun Gmail berbasis bisnis (Google Apps for Work) atau layanan Gmail gratis. Tentunya Anda atau perusahaan tidak ingin mengambil resiko terhadap data atau informasi penting lainnya yang tersimpan pada akun Gmail dan Google Drive (media penyimpanan online) Anda hilang atau bocor ketangan orang lain. Untuk itu, memaksimalkan tingkat keamanan harus dilakukan. Simak tips berikut ini tentang cara mengamankan akun Gmail.
Lakukan Checklist Keamanan Gmail Anda
Sebagai raksasa search engine, Google memberikan pengaturan untuk memberi keamanan pada akun Gmail Anda diantaranya seperti fitur anti spam yang secara otomatis mem-filter email masuk dan mengklasifikasikannya sebagai spam atau tidak untuk melindungi Anda dari aksi cyber crime. Selain itu, ada beberapa cara untuk mengatur tingkat keamanan sesuai kebutuhan, yakni:
- Lakukan Security Checkup akun email Anda dengan cara mengunjungi halaman “My Account” atau “Akun Saya” pada pojok kanan atas lalu ikuti instruksi selanjutnya.
- Pastikan “Account Recovery” atau “Pemulihan Akun” Anda telah diperbarui.
- Daftarkan akun untuk “2 Step Verification” atau “Verifikasi Ganda” yang akan memberikan keamanan ekstra saat Anda login akun Gmail dengan mengirimkan pesan singkat berisi kode tertentu pada ponsel Anda yang juga harus diinput selain password.
- Jangan gunakan password Gmail Anda pada situs lain karena bisa saja seseorang akan mencoba masuk ke akun Anda menggunakan informasi yang sama.
Cara Mengamankan Akun Gmail
Tentunya kita tidak ingin melakukan kesalahan, namun bagaimana bila suatu saat kita lalai dalam men-share dokumen yang mengandung data penting ke orang yang salah? Bagi pengguna layanan bisnis Google Apps for Work, Anda bisa memaksimalkan tingkat keamanan data perusahaan yang lebih spesifik seperti:
- Membatasi lalu lintas sharing data yang hanya dapat dilakukan oleh beberapa user saja
- Membatasi data yang telah disharing untuk di edit, print, atau copy
- Memantau keamanan dan keberadaan data yang telah di sharing
- Kemampuan pengelolaan Google Drive untuk dapat melihat kuota storage, kontrol sharing dokumen, serta informasi lebih dalam bagaimana user Anda bekerja dengan Google Docs, Slide, atau alat lainnya.
Anda bisa memperoleh fitur-fitur ini dengan menggunakan add-on Bettercloud sebagai tools keamanan dan pengelolaan data tambahan pada Google Apps untuk memberikan nilai keamanan yang lebih pada perusahaan Anda. Hal ini bisa jadi pertimbangan mengingat sharing data secara online kini biasa (sering) dilakukan. Anda memiliki fleksibilitas dalam mengatur beberapa kebijakan keamanan data perusahaan yang dapat dikontrol dari satu tempat secara komprehensif.
Demikianlah cara mengamankan akun Gmail Anda dengan langkah yang mudah. Untuk menghindari pencurian data oleh pihak lain demi kepentingan tertentu Anda harus memaksimalkan keamanannya.
Terlebih lagi karena email adalah sarana komunikasi yang umum dilakukan antar perusahaan, perlindungan terhadap data interaksi yang berlangsung harus benar-benar terjaga sehingga Anda dapat memiliki kontrol penuh terhadap data Anda.
Tak ada salahnya untuk berkonsultasi atau mencoba Bettercloud 30 Days Trial pada EIKON Technology sebagai Bettercloud Partner untuk mengetahui manfaat keamanan yang dapat Anda peroleh.