Kemampuan Arsip Digital Dari Google Vault Bantu Olah Data Lebih Efektif

 

Seolah tak berhenti, Google terus berinovasi untuk menciptakan fitur yang memudahkan bagi penggunanya. Mungkin Anda sering mendengar bahkan menggunakan layanan G Suite, salah satu terobosan mutakhir yang dipersembahkan untuk pemain dunia bisnis. Memiliki banyak pilihan, Anda dapat menyesuaikan fitur apa saja yang ingin diterapkan dalam bisnis.

Arsip digital untuk data dan dokumen menjadi lebih mudah dengan eDiscovery dari fitur Google Vault

Tentu akan sangat memusingkan jika suatu saat Anda membutuhkan dokumen penting namun tidak tahu dimana keberadaannya. Bisa jadi di email Anda, atau email bawahan Anda. Yang pasti Anda harus cek manual yang akan memakan waktu. Belum lagi jika dokumen tersebut merupakan dokumen yang sudah lama. Untuk itu, disinilah fitur ini sangat dibutuhkan. 

Google Vault merupakan fitur arsip digital untuk mengelola, mencari dan mengekspor di drive dan email dengan domain perusahaan Anda termasuk data dan dokumen yang ada didalam email itu sendiri. Fitur Google Vault ini sepenuhnya berbasis web, sehingga tidak perlu menginstal apapun untuk menggunakannya.”

Apa saja yang dapat di lakukan dengan fitur Google Vault?

Kemampuan arsip digital Google Vault memberi beberapa opsi pengelolaan data. Berikut beberapa hal yang dapat di eksplor:

  • Mengatur jangka waktu riwayat data email dan chatting

Anda dapat mengatur dan memantau berapa lama riwayat data email dan chatting dipertahankan. Tentukan kebijakan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Anda dapat mengatur rentang tahun, bulan hingga tanggal nya.

  • Kemampuan untuk mencari data dengan cepat

Anda dapat menemukan dan mengambil data penting, bahkan dari akun yang sudah non-aktif. Ini merupakan cara cerdas untuk tetap menjaga dokumen berharga Anda terutama saat ada pergantian karyawan.

  • Menelusuri data di Drive dalam domain perusahaan

Tusuri data di akun Google Drive di salah satu pengguna yang masuk dalam domain perusahaan. Anda bisa membuat pencarian lebih spesifik dengan memasukkan email pengguna, rentang tanggal, dan kata kunci. Hasil penelusuran mencakup jenis file baik Google maupun file non-Google seperti PDF, DOCX, dan JPG

  • Menelusuri email dan chat dalam domain perusahaan

Anda juga dapat menggunakan fitur Google Vault E-Discovery, untuk menelusuri riwayat email dan chat dari pengguna di domain perusahaan. Caranya pun hampir sama dengan menelusuri data di Drive. Ada baiknya Anda membuat memasukkan pencarian yang spesifik agar dapat menemukan dokumen dengan cepat.

Screenshot 2017-02-22 at 8.37.56 AM.png

  • Ekspor hasil penelusuran untuk analisis lebih lanjut

Setelah proses mencari data, tentu perlu ekspor data agar bisa dibuka. Tenang, Anda dapat menggunakan fitur “Export results” untuk mengekspor data yang dimaksud.

Screenshot 2017-02-21 at 2.45.10 PM.png

Setelah meng-ekspor, Anda dapat mengunduh file atau dokumen untuk kemudian dapat di analisa lebih lanjut.

Ekspor 1.png

Fitur ini otomatis dapat langsung digunakan jika Anda pengguna G Suite Business atau G Suite For Education. Layanan ini hadir sebagai aplikasi tambahan bagi pengguna G Suite Basic dengan biaya tambahan sebesar $7 per pengguna per bulan. Mengingat banyaknya kelebihan yang diberikan bagi pengguna G Suite Business, lebih baik upgrade, bukan? Saat ini EIKON Technology sedang menggelar promo Upgrade ke layanan G Suite Business. Untuk informasi lebih lanjut klik:

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of