Spaces merupakan salah satu fitur yang dimiliki oleh Google Chat. Lewat fitur ini Anda dapat melakukan komunikasi dengan leluasa bersama anggota tim atau kelompok kerja. Untuk membuatnya pun mudah, Anda cukup membuat Space secara mandiri kemudian membagikan link kepada orang lain agar mereka bisa bergabung.
Fitur ini terus ditingkatkan agar semakin mudah untuk digunakan. Dalam update terbarunya, Google Chat memberikan kontrol tambahan kepada administrator untuk bisa menyetel pengaturan default pada Space yang baru dibuat dan mengaktifkan kapabilitas untuk berbagi pada audiens tertentu.
Kontrol admin pada Spaces yang dapat ditemukan
Photo Credit: Google Workspace Updates
Dalam pembaruan terkini Google Chat, administrator dapat mengatur akses default untuk Spaces yang baru dibuat dan menentukan siapa saja yang dapat menemukan ruang tersebut. Di samping itu, administrator kini juga bisa menentukan target audiens yang dirasa akan sesuai dengan Spaces.
Pembaruan ini hadir karena terkadang dalam Spaces pengguna perlu mendiskusikan suatu topik yang sifatnya sensitif sehingga membagikannya kepada pihak yang tidak tervalidasi pun akan berisiko. Lewat kontrol tambahan ini, administrator dapat membantu pengguna menemukan dan bergabung dengan percakapan yang relevan untuk mendorong kolaborasi secara lebih efektif.
Baca juga: Mencoba Update Baru Google Chat Versi Web: Temukan Orang Lebih Mudah!
Berlaku pada administrator saja
Perlu diingat, pembaruan kali ini hanya berlaku untuk administrator saja. Pengguna yang merupakan end-user Google Chat tidak akan menemukan konfigurasi kontrol baru ini pada halaman mereka. Jika memang membutuhkan pengaturan terkait target audiens Spaces, silakan hubungi administrator pada perusahaan atau instansi Anda.
Memulai kontrol
Untuk memulai pengaturan baru ini tidaklah sulit. Google Chat telah mengatur agar semua pembaruan yang dihadirkan memudahkan para pengguna. Bagi pihak administrator, pembaruan ini secara otomatis akan tampil pada halaman Google Chat Anda. Secara default, pembuatan Spaces dengan format “Discoverable” akan dinonaktifkan. Kapabilitas ini dapat diaktifkan kembali pada level domain. Jika Anda memerlukan petunjuk yang lebih jelas, silakan kunjungi Help Center Google Chat.
Sedangkan untuk end-user, kontrol tidak akan muncul pada halaman Google Chat. Meski begitu, Anda bisa tetap membagikan Spaces yang sudah dibuat dengan langkah-langkah berikut:
- Buka akun Gmail Anda.
- Di sebelah kiri, klik Spaces Rooms, lalu New Space.
- Klik Create space.
- Masukkan nama untuk Space Anda.
- Masukkan nama atau email orang yang ingin Anda tambahkan, Google Group yang ingin Anda undang, atau pilih dari daftar kontak yang disarankan.
- Pilih audiens target untuk organisasi Anda, baik “Restricted” atau “All of your organization”. Jika memiliki akun kantor atau sekolah dengan Google, Anda mungkin melihat opsi audiens target tambahan yang dibuat oleh administrator.
- Restricted: Hanya pengguna yang ditambahkan dan diundang secara langsung yang memiliki akses ke Space. Ini adalah opsi default. Untuk membuat ruang Anda dapat ditemukan, pilih “All of your organization“.
- All of your organization—Semua anggota di perusahaan Anda memiliki akses ke Space dan dapat bergabung jika mereka memiliki link.
- Klik Create.
Baca juga: Cara Menghapus Space Bernama di Google Chat
Ketersediaan fitur
Photo Credit: Google Workspace Updates
Fitur kontrol Admin ini tersedia untuk pelanggan Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, dan Education Standard. Namun pembaruan ini tidak tersedia bagi pengguna Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Teaching and Learning Upgrade, Frontline, dan Nonprofits, serta pelanggan G Suite Basic lama.
Selain itu, fitur kontrol Admin ini juga tidak tersedia untuk pengguna individu Google Workspace atau pengguna dengan Google Account pribadi.
Untuk jadwal perilisan fitur berlangsung serentak baik untuk domain rilis cepat maupun terjadwal. Fitur ini mulai diluncurkan ke publik pada tanggal 6 Juni 2022. Perilisan akan terus berlangsung hingga 15 hari setelahnya hingga semua pelanggan menerima fitur.
Baca juga: Sensasi Video Call Ala Google Meet Kini Hadir di Google Duo, Jadi Seperti Apa?
Google Chat merupakan sebuah aplikasi yang dirancang bukan hanya untuk berkomunikasi saja, tapi juga untuk berkolaborasi. Adanya fitur seperti Spaces memungkinkan Anda untuk bisa berkomunikasi dengan tim secara leluasa tanpa harus mengkhawatirkan keamanan.
Google Chat juga merupakan bagian dari platform produktivitas Google Workspace. Itu artinya, Anda bisa melakukan beragam integrasi dengan aplikasi kolaborasi lain dari Google seperti Drive, Sheets, hingga Docs. Dapatkan Google Workspace untuk menunjang produktivitas kolaboratif perusahaan Anda hanya di EIKON Technology, authorized reseller untuk produk-produk Google di Indonesia. Untuk memulai konsultasi produk, silakan klik di sini!