Tahun 2021 membuktikan bahwa hybrid semakin sulit untuk dilepaskan dari dunia kerja. Transformasi digital sekaligus pandemi membuat banyak perusahaan beralih pada model kerja hybrid untuk menjalankan aktivitas mereka.
Meski menawarkan berbagai keuntungan dan kemudahan, model kerja hybrid tentu memiliki kelemahan. Salah satu kendala yang sering ditemukan pada penerapan model kerja hybrid adalah masalah inklusi. Meeting yang dilakukan secara hybrid seringkali terasa kurang inklusif. Percakapan seolah terjadi satu arah saja dan sering kali terdapat pihak yang merasa kurang dilibatkan dalam sebuah hybrid meeting.
Google Workspace yang merupakan platform kolaborasi kerja berbasis cloud berusaha memecahkan permasalahan tersebut dengan menawarkan berbagai fitur solutif. Berikut adalah beberapa fitur dari Google Workspace untuk bantu Anda ciptakan meeting dalam format hybrid yang lebih inklusif.
Companion mode
Photo Credit: Google Cloud Blog
Dengan memanfaatkan fitur Companion mode ini, seluruh peserta di ruang meeting akan saling terhubung dengan mulus, meski terpisah jarak jauh. Saat mode ini aktif, Anda juga bisa memberikan seluruh peserta akses menuju fitur host lanjutan.
Anda bisa mengaktifkan Companion mode melalui laptop yang terhubung dengan perangkat keras Google Meet atau Nest Hub Max. Mode ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur interaktif seperti chat, screen sharing, polls, hand raising, serta kontrol lanjutan untuk host meeting.
Baca juga: 3 Cara Meningkatkan Keamanan Anda Saat Menggunakan Google Workspace
Menjadwalkan meeting
Peserta meeting Anda datang dari lokasi dengan zona waktu yang berbeda? Melakukan penjadwalan jelas tidak boleh dilewatkan. Google Workspace menyediakan beberapa fitur scheduling yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta meeting. Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda atur dengan fitur scheduling Google Workspace:
- Sinkronisasi Google Calendar peserta dengan jadwal meeting untuk menghindari terjadinya bentrokan waktu.
- Menyesuaikan jadwal meeting dengan zona waktu masing-masing peserta. Jadi, Anda bisa mengukur mana peserta yang harus datang lebih awal dan mana peserta yang sebaiknya datang terlambat agar bisa masuk dalam panggilan meeting.
- Meminta peserta untuk menentukan lokasi mereka saat meeting.
- Melakukan rotasi peran fasilitator dan pencatat agar setiap orang memiliki kesempatan untuk berpartisipasi lebih jauh.
Menyiapkan meeting dengan Spaces
Photo Credit: Google Cloud Blog
Spaces merupakan titik pusat kolaborasi di Google Spaces. Fitur ini telah terintegrasi dengan beragam tools dari Google seperti Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Gmail, Calendar, hingga Tasks.
Anda bisa memanfaatkan fitur Spaces ini untuk mempersiapkan meeting. Lewat Spaces, para peserta meeting hybrid bisa meninjau dokumen yang berhubungan dengan materi presentasi. Spaces juga menyediakan ruang interaksi yang bisa digunakan untuk mendapatkan follow up dari meeting.
Fitur pelengkap meeting
Photo Credit: Google Cloud Blog
Hybrid meeting yang baik tidak akan terasa seperti dua percakapan terpisah. Untuk meningkatkan inklusivitas dalam hybrid meeting, Google Workspace menawarkan beberapa solusi di antaranya:
- Menerima peserta meeting yang datang lebih awal dan menyediakan fitur check-in. Anda juga bisa memutarkan video atau tayangan untuk mengisi waktu peserta yang datang di awal waktu,
- Mendorong peserta untuk mengaktifkan Companion mode dan fitur hand raising di Google Meet agar komunikasi terasa lebih nyata dan tidak saling bertindihan.
- Mendorong Fasilitator meeting untuk berperan aktif dalam setiap meeting.
- Menyediakan fitur yang memudahkan peserta dalam memberikan umpan balik. Misalnya melalui fitur Agenda, Chat atau bisa juga melalui polls.
- Mengaktifkan teks terjemahan agar seluruh peserta meeting bisa mengikuti jalannya acara tanpa hambatan berarti.
Setelah meeting selesai
Tak dapat dipungkiri, hybrid meeting bisa mendatangkan kelelahan yang bahkan terasa lebih berat dibanding meeting konvensional. Nah, untuk memastikan agar para peserta rapat benar-benar mendapatkan manfaat, sebaiknya lakukan hal-hal berikut setelah meeting melalui Google Workspace berakhir:
- Mengirimkan catatan follow-up untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada seluruh peserta meeting atas waktu mereka. Anda juga bisa memanfaatkan catatan ini untuk meminta umpan balik dari peserta.
- Sertakan catatan/rekaman, action items, dan keputusan yang diambil saat rapat agar peserta yang berhalangan hadir tidak merasa tertinggal.
- Unggah catatan atau temuan lain yang didapat saat meeting di Spaces. Dengan begitu, seluruh peserta bisa berkontribusi dengan mudah.
- Untuk rapat yang berulang, Anda bisa melakukan jajak pendapat secara rutin menggunakan Google Form. Tanyakan kepada peserta apa saja hal-hal yang sebaiknya ditingkatkan dari meeting. Jajak pendapat ini juga bisa disetel anonim agar peserta lebih leluasa dalam menyampaikan pendapat.
Baca juga: Menghubungkan Karyawan Bekerja Secara Hybrid Work dengan Google Workspace
Menyusun hybrid meeting yang inklusif memanglah bukan suatu perkara mudah. Akan selalu ada saat di mana komunikasi terasa tidak saling berkaitan. Memanfaatkan platform Google Workspace dan berbagai fitur di dalamnya akan bantu Anda meningkatkan inklusivitas hybrid meeting.
Belum menerapkan Google Workspace pada perusahaan Anda? Kini telah tersedia Google Workspace for Business yang memang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis. Dapatkan segera Google Workspace for Business untuk perusahaan Anda melalui EIKON Technology, authorized partner Google di Indonesia. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Google Workspace, klik di sini!