Mengenal Data Loss Prevention (DLP), Kebijakan untuk Melindungi Data Sensitif di Google Forms

By EIKON Technology Last updated Jul 27, 2022 0

Kebijakan DLP atau Data Loss Prevention (pencegahan kehilangan data) menguraikan bagaimana perusahaan dapat berbagi dan menjaga informasi. DLP menjelaskan bagaimana menggunakan data dalam pengambilan keputusan tanpa memaparkannya kepada orang-orang yang seharusnya tidak memiliki akses. Pencegahan kehilangan data dapat didefinisikan sebagai teknologi atau prosedur apa pun yang: mengidentifikasi data rahasia dan mencegahnya hilang.

Di bulan April 2022 lalu, Google Forms memperkenalkan sebuah fitur baru dalam format beta yang memungkinkan pengguna untuk bisa menanggapi formulir eksternal yang berisi pertanyaan unggah file, sekaligus membantu mencegah kebocoran informasi sensitif dan rahasia.

Kini, di penghujung bulan Juni 2022, fitur tersebut telah diluncurkan untuk umum dan akan menerapkan kebijakan DLP yang ada di domain Anda untuk tiap file yang dikirimkan pengguna melalui Google Forms tanpa harus membuat aturan baru atau memperbarui yang sudah ada.

Kebijakan Data Less Prevention for Drive di Google Forms

Fitur baru ini hadir untuk melindungi keamanan data, baik data perusahaan Anda yang menyediakan formulir, maupun pengguna yang mengisi formulir.

Dengan diterapkannya kebijakan DLP atau Data Loss Prevention maka fitur ini juga melindungi informasi dari kemungkinan penghapusan oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan atau akses. Untuk mulai menerapkannya, dibutuhkan konfigurasi dari administrator.

Photo Credit: Google Workspace Updates

Bagi para Administrator, kebijakan DLP for Drive yang ditentukan untuk domain Anda akan diterapkan ke file yang dikirimkan ke pertanyaan unggah file di Google Forms di luar domain. Jika tidak menggunakan DLP for Drive, Anda dapat membuat aturan DLP di tingkat domain, OU atau grup di konsol Admin pada menu Security > Data protection. Anda dapat menerapkan tindakan blokir, peringatkan atau audit.

Sedangkan end-user dapat merespons formulir seperti biasa, tetapi kini juga dapat merespons formulir di luar domain mereka, termasuk formulir yang memiliki pertanyaan unggah file. Jika formulir melanggar DLP untuk domain mereka, end-user mungkin melihat peringatan atau diblokir agar tidak mengirimkannya.

Ketersediaan fitur

Fitur ini tersedia untuk pelanggan Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus. Namun tidak tersedia untuk Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Frontline, Teaching and Learning Upgrade, dan Nonprofits, serta pelanggan G Suite Basic dan Business lama. Selain itu, fitur juga tidak berlaku bagi pengguna dengan akun Google pribadi.

Untuk domain rilis cepat, fitur akan mulai diluncurkan secara bertahap pada tanggal 21 Juni 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur). Sedangkan untuk domain rilis terjadwal akan mulai diluncurkan secara bertahap pada tanggal 11 Juli 2022 (hingga 15 hari untuk visibilitas fitur).

Baca juga: Google Forms with Change Theme

Aturan DLP

Dengan DLP Anda dapat membuat dan menerapkan aturan untuk mengontrol konten yang dapat dibagikan pengguna pada file di luar perusahaan. DLP memberi Anda kendali atas apa yang dapat dibagikan pengguna, dan mencegah paparan informasi sensitif yang tidak diinginkan seperti nomor kartu kredit atau nomor identitas.

Aturan DLP memicu pemindaian file untuk konten sensitif, dan mencegah pengguna membagikan konten tersebut. Aturan ini akan menentukan sifat insiden DLP, dan insiden memicu tindakan, seperti pemblokiran konten tertentu. Anda dapat mengizinkan berbagi terkontrol untuk anggota domain, unit organisasi, atau grup.

Photo Credit: Google Workspace Admin Help

Contoh kasus penggunaan DLP

Audit penggunaan konten sensitif di Drive yang mungkin telah dibagikan pengguna Anda untuk mengumpulkan informasi tentang file sensitif yang diunggah oleh pengguna.
Memperingatkan end-user secara langsung untuk tidak membagikan konten sensitif di luar domain.
Mencegah berbagi data sensitif dengan pengguna eksternal
Memberi tahu administrator tentang pelanggaran kebijakan atau insiden DLP.
Menyelidiki detail insiden dengan informasi tentang pelanggaran kebijakan.

Dengan diterapkannya kebijakan DLP atau Data Loss Prevention ini diharapkan Anda dapat berbagi file secara aman melalui Google Forms. Selain memperhatikan keamanan, Forms juga menawarkan kemudahan kolaborasi kerja yang seamless dengan integrasi aplikasi produktivitas dalam rangkaian Google Workspace.

Terlebih Google Workspace juga menyediakan format penggunaan skala besar khusus untuk perusahaan dan instansi. Anda dapat berlangganan melalui EIKON Technology, authorized reseller produk Google. Kami menyediakan produk berlisensi resmi dengan implementasi yang menyeluruh. Untuk informasi selengkapnya mengenai Google Workspace, silakan klik di sini.