Kolaborasi di tempat kerja terus berkembang seiring dengan berkembangnya hybrid work. Sementara model kolaborasi “same-time” dan asinkron masing-masing umum digunakan, perusahaan terkadang lebih sering menerapkan salah satunya. Kemungkinan, hal tersebut karena pertemuan tatap muka atau berkolaborasi secara real-time telah menjadi setelan default bagi banyak perusahaan, sehingga mereka condong menerapkan kolaborasi same-time, bahkan saat muncul alat baru yang membuat pekerjaan lintas zona waktu dan lokasi menjadi mulus. Lantas, seperti apakah strategi kolaborasi yang efektif dalam penerapan hybrid work?
Optimalkan kolaborasi same-time
Dalam sejarah, banyak organisasi menghargai interaksi waktu yang sama untuk pertukaran informasi dan umpan balik yang cepat dan langsung. Namun di waktu yang sama, kolaborasi same-time pun memiliki beberapa kelemahan, terutama di lingkungan hybrid work.
Baca juga: 5 Langkah Ciptakan Lingkungan Kerja Hybrid Inklusif yang Unggul
Pertama, interaksi same-time bisa jadi sulit diatur. Mengkoordinasikan jadwal memerlukan perencanaan yang matang, terutama ketika karyawan tersebar di seluruh zona waktu atau bekerja di luar jam kerja tradisional. Kedua, penjadwalan back-to-back dapat berkontribusi untuk memenuhi kelelahan. Dalam survei yang dilakukan oleh Google dan Economist Impact, 72% responden mengakui bahwa rapat virtual meningkatkan inklusi dan partisipasi. Pada saat yang sama, 68% mengatakan ada terlalu banyak pertemuan virtual, menunjukkan bahwa meski karyawan menghargai kolaborasi same-time, mereka menginginkannya dalam jumlah sedang.
Photo Credit: Google Cloud Blog
Untuk kolaborasi same-time yang efektif dalam hybrid work, karyawan Anda memerlukan alat yang membantu mereka mengoordinasikan interaksi real-time dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk beralih aplikasi dan konteks. Dengan Google Workspace, tim dapat membuat dan mengakses agenda bersama atau Google Docs di dalam undangan Google Calendar, membantu menyelaraskan tujuan sebelum, selama, dan setelah sesi kerja yang dijadwalkan. Semakin terintegrasi alat kolaborasi Anda, semakin mudah bagi karyawan untuk langsung bekerja saat inspirasi muncul atau keputusan cepat diperlukan. Misalnya, anggota tim dapat memulai sesi kerja spontan dengan memulai Google Meet langsung dari Docs, Sheets, or Slides.
Photo Credit: Google Cloud Blog
Memperluas potensi waktu kerja asinkron
Adopsi yang meluas dari hybrid work telah mendorong perusahaan untuk lebih sering beralih ke kolaborasi asinkron (anggota tim bebas untuk berbagi dan menanggapi informasi dalam waktu mereka sendiri). Manfaat utama dari kolaborasi bertahap adalah meningkatkan pengalaman dan kesejahteraan karyawan (dengan mendukung kebiasaan kerja yang fleksibel). Mengizinkan anggota tim untuk terlibat saat mereka paling produktif atau saat tidak mengganggu waktu fokus yang dijadwalkan, akan mendukung kesejahteraan mereka.
Baca juga: Komunikasi dan Kolaborasi Hybrid Berbagai Ukuran Tim dengan Google Workspace
Cara ini juga dapat membantu karyawan merasa didengar, dihargai, dan diberdayakan. Kolaborasi asinkron juga dapat memberi anggota tim yang mungkin merasa tidak nyaman atau rentan untuk berbicara secara real-time atau yang hanya perlu waktu untuk memikirkan respons mereka.
Kolaborasi asinkron dapat meningkatkan berbagai skenario kolaborasi, termasuk menetapkan tugas dan item tindakan, berbagi pengetahuan dan resources, bertukar pikiran, serta memberikan respons. Untuk membuat interaksi ini berhasil, karyawan memerlukan alat yang aman dan intuitif yang memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dari mana saja, kapan saja. Misalnya, di Spaces, anggota tim dapat memulai dan mengambil bagian dalam utas obrolan grup yang dikhususkan untuk diskusi berbasis proyek dan topik, serta mengakses file dan tugas, untuk tetap mengikuti setiap kali mereka dapat berpartisipasi.
Saat berkolaborasi pada dokumen bersama, fitur seperti Smart Canvas memungkinkan rekan satu tim untuk menetapkan tugas, membuat daftar periksa, dan berbagi file menggunakan @-mentions untuk akses informasi yang mudah. Sementara itu, ringkasan bawaan otomatis di Docs membantu tim mendapatkan kecepatan tanpa kehilangan fokus.
Photo Credit: Google Cloud Blog
Fleksibilitas dan kolaborasi adalah dua hal saling terkait
Membantu orang mengetahui tugas mana yang memerlukan kolaborasi same-time dan tugas mana yang lebih baik dilakukan secara asinkron sangat penting untuk mempertahankan produktivitas dan kesejahteraan di hybrid work. Karyawan yang diberdayakan untuk bekerja dengan cara yang melengkapi kebutuhan, preferensi, dan jadwal mereka biasanya lebih menghargai perusahaan atas fleksibilitas tersebut.
Baca juga: Tips Tingkatkan Keterlibatan Karyawan dalam Lingkungan Kerja Hybrid
Saat Anda membuat norma tim seputar kolaborasi same-time dan asinkron, Anda dapat membantu karyawan Anda tetap produktif dan terhubung (baik antar satu sama lain, maupun dalam konteks perusahaan yang lebih luas). Dengan memberi mereka alat yang mendukung pengalaman kolaborasi yang mulus dan aman dari mana saja, dampak pada produktivitas, kesejahteraan karyawan, dan moral dapat menjadi transformasional.
Google Workspace menghadirkan berbagai aplikasi dan tool yang dapat Anda manfaatkan untuk mendukung kolaborasi same-time maupun mendorong model kerja asinkronisasi. Dapatkan produk Workspace resmi dengan metode penerapan yang efisien dan mulus melalui EIKON Technology. Selain menyediakan produk resmi berlisensi, kami juga menawarkan layanan konsultasi komprehensif, mulai dari tahap perencanaan hingga penerapan. Hubungi kami di sini!