Pada Juli 2022 lalu Google mengumumkan open beta untuk trust rules berbagi file di Google Drive. Mulai awal November 2022 ini, fitur tersebut akan tersedia untuk pelanggan Google Workspace yang memenuhi syarat. Lalu, apa yang berubah setelah trust rules Drive tersedia untuk umum?
Mengenal apa itu trust rules file Google Drive
Photo Credit: Google Workspace Updates
Trust rules atau aturan kepercayaan akan memberikan administrator lebih banyak kontrol terhadap bagaimana file dapat dibagikan, baik di dalam maupun di luar perusahaan mereka. Misalnya, admin dapat membatasi apa yang dapat diakses oleh departemen tertentu dibandingkan dengan departemen lain yang masih ada di satu perusahaan.
Trust rules dapat diaktifkan melalui konsol Admin. Setelah diaktifkan, aturan ini akan menggantikan “Sharing options” di bagian Google Drive di konsol Admin. Setelan berbagi Drive yang ada akan otomatis menjadi trust rules. Namun perlu diingat, perubahan ini ini tidak akan mengubah setelan berbagi atau konfigurasi keamanan yang ada.
Berikut adalah beberapa kegunaan trust rules di Google Drive:
- Mengatur file pengguna yang dapat dibagikan dengan pengguna lain, baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
- Mengatur pengguna mana yang dapat menerima file dari pengguna internal atau eksternal.
- Mengatur pengguna internal atau eksternal mana yang dapat diundang dan menambahkan item ke drive bersama
Trust rules memberikan fleksibilitas dalam menetapkan batasan kolaborasi. Itu artinya, aturan ini dapat membantu Anda mengamankan informasi sensitif dan menjaga kepatuhan terhadap standar dan peraturan keamanan perusahaan.
Baca juga: Cara Lain untuk Berkolaborasi Dengan Visitor Sharing Di Google Drive
Mulai mengaktifkan trust rules
Photo Credit: Google Workspace Updates
Mengaktifkan trust rules ini memerlukan pengaturan dari administrator di lingkup kerja Anda. Untuk detail pengaturannya dapat Anda simak pada penjelasan di bawah ini:
Admin: Admin yang memenuhi syarat dapat mengaktifkan fitur ini di konsol Admin dengan masuk ke menu Rules > Turn on trust rules. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai trust rules pada file Google Drive, Anda bisa mengunjungi halaman ini.
Pengguna akhir: Pengaturan trust rules dari Admin akan menentukan dengan siapa Anda dapat berbagi dan berkolaborasi file Google Drive.
Baca juga: Sinkronkan File Terenkripsi Client-Side dengan Google Drive for Desktop
Ketersediaan fitur
Fitur trust rules untuk Google Drive ini dirilis melalui domain rilis cepat dan domain rilis terjadwal secara bersamaan. Rilis penuh selesai pada tanggal 8 November 2022.
Trust rules Google Drive tersedia untuk para pelanggan Google Workspace Enterprise Plus, Enterprise Standard, Education Plus, dan juga Education Standard Customers. Namun fitur ini masih belum tersedia bagi para pelanggan Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, dan juga Nonprofits, termasuk mereka yang masih menggunakan rangkaian produktivitas G Suite Basic serta G Suite Business.
Baca juga: Potong Dan Tempel File Lebih Mudah di Google Drive Web dengan Shortcut Keyboard
Dengan hadirnya trust rules di Google Drive, Anda dapat membuat kebijakan terperinci untuk mengontrol siapa yang bisa mendapatkan akses ke file Google Drive. Kebijakan Anda bahkan dapat berlaku untuk pengguna individu, organizational unit (OU), maupun domain.
Google Drive terus berupaya untuk meningkatkan keamanan data para pengguna, salah satunya adalah dengan menghadirkan trust rules ini. Kini Anda dapat menikmatinya dengan berlangganan Google Workspace melalui EIKON Technology yang merupakan partner resmi Google untuk Indonesia. Untuk informasi mengenai instalasi dan penerapan, silakan klik di sini!