Persiapan Saat Meeting Online Ini Jangan Dilupakan

Persiapan Saat Meeting Online – Kemudahan dari meeting virual memang dapat meningkatkan produktivitas bisnis secara nyata, namun perlu diingat bahwa tidak semua situasi ideal untuk meeting virtual. Untuk itu sangat vital untuk mengetahui kapan dan bagaimana memanfaatkan teknologi ini.

Kesalahan terbesar yang sering terjadi adalah banyak orang berasumsi bahwa tidak ada perbedaan  pengaruh atau influence yang Anda berikan ketika bertatap muka langsung dengan meeting virtual.

Nyatanya, hal itu tidak benar. Perlu diingat bahwa respon peserta terkadang berbeda pada saat mereka melakukan meeting virtual.

Simak 5 tips dalam melakukan persiapan meeting online berikut:

Pastikan Materi Siap

Pertama tentukan materi/informasi apa yang ingin Anda bagikan pada peserta. Buatlah materi yang singkat-padat dan jelas dengan tampilan yang menarik. Anda juga bisa melakukan role-play untuk memastikan kelancaran meeting.

Buatlah invitasi agenda meeting jauh hari sebelumnya untuk memastikan peserta bisa hadir. Anda bisa memanfaatkan aplikasi Kalender pada Google Apps untuk membuat agenda yang secara otomatis terintegrasi dengan Hangout untuk melakukan online meeting.

Beberapa peraturan yang harus dipahami ketika online meeting:

• Log-in 15 menit sebelum meeting dimulai untuk memastikan semua persiapan oke
• Waspadai background noise, gunakan tombol “Mute” ketika sedang tidak berbicara
• Berpartisipasilah secara penuh terhadap meeting yang sedang berjalan

Cek alat dan perangkat untuk keperluan meeting

Lakukan ceklist pemeriksaan kondisi perangkat yang akan dipakai 30 menit sebelum meeting dimulai. Anda bisa mulai pengecekan pada alat-alat berikut:

• Tes koneksi internet
• Audio, apakah dari komputer atau dari speaker, mikrofon, atau telepon
• Webcam, apakah dari laptop atau kamera sendiri
• Monitor yang akan digunakan

Anda bisa coba aplikasi meeting virtual lansiran Google, Hangout. Aplikasi meeting berbasis web ini paling mudah digunakan dibanding aplikasi konferensi video lainnya. Mudah karena Anda dapat mengakses aplikasi ini via web-browser PC maupun perangkat mobile seperti smartphone atau tablet, tanpa perlu melakukan pengaturan rumit.

Jaga Fokus Anda dan Peserta

Peserta akan mulai bosan pada slide presentasi ke 3, dan peserta akan lebih mudah terdistraksi dengan hal selain materi meeting. Anda bisa melakukan penyegaran dan mengembalikan fokus peserta ke materi dengan cara berhenti menjelaskan secara berkala dan melempar pertanyaan kepada peserta

“Tips: Usahakan tidak menggunakan pakaian bermotif garis-garis pada saat melakukan online meeting karena corak ini tidak tertangkap dengan baik pada webcam, sehingga dapat menggangu kualitas video. Hal ini juga berlaku pada penggunaan perhiasan yang berukuran besar atau mengkilat. Cobalah untuk meminimalisir gerak tubuh, karena bila berlebihan dapat menyebabkan delay atau lagging.”

Pahami Etika

Berikut adalah do and don’ts saat melakukan online meeting

Do:

• Bicaralah dengan sopan dan jelas
• Jaga gerakan minimal
• Jaga kontak mata dengan peserta dan sebaliknya
• Gunakan tombol “Mute” ketika sedang tidak berbicara

Don’t

• Membuat distraksi yang nyata seperti berteriak
• Mengerjakan hal lain yang tak sesuai dengan  materi meeting
• Memotong pembicaraan
• Diskusi hal-hal yang tidak berhubungan dengan meeting sama peserta lain

Cairkan Situasi Agar Lebih Nyaman

Terkadang mungkin Anda akan merasa canggung saat melakukan online meeting. Untuk itu Anda bisa memulai dengan percakapan yang ringan dan santai pada peserta seperti kegiatan apa yang dilakukan pada waktu senggang.

Gunakan juga metode lain untuk menjaga audiens terlibat selama meeting online, seperti membuat poling dengan cara mengirimkan jawaban via chat.

***

Bila selama ini Anda merasa agak repot dalam melakukan meeting virtual karena harus menginstal dan mendownload beberapa software meeting, kini Anda bisa memanfaatkan perangkat besutan Google yang khusus untuk meeting dan kolaborasi, yakni Chromebox for Meetings.

Perangkat dengan Chrome OS ini mengedepankan fitur auto-update sistem dan antivirus, untuk memastikan Anda selalu dapat versi terbaru dari Chrome OS. Chromebox memungkinkan Anda untuk melakukan online meeting dan kolaborasi berupa screen sharing secara bersamaan.

Untuk mengetahui apa dan bagaimana Chromebox for Meetings tersebut, Anda bisa mengikuti webinar gratis dari EIKON Technology yang akan melakukan unboxing atau memperlihatkan pada Anda apa saja yang termasuk perangkat Chromebox for Meetings, beserta live demo penggunaannya untuk kolaborasi, presentasi, dan meeting online. Yuk, daftar disini sekarang: