Per tanggal 8 Desember 2023, administrator Workspace dapat mengekspor file Drive yang ditautkan ke pesan Gmail langsung di Google Vault. Bagaimana cara kerjanya? Anda bisa simak detailnya dalam ulasan berikut ini.
Ekspor file Drive langsung di Google Vault
Google Workspace terus meningkatkan ekosistemnya agar dapat membantu Anda menyederhanakan alur kerja. Salah satu peningkatan yang baru dihadirkan oleh Workspace adalah kapabilitas untuk mengekspor file Drive yang ditautkan ke pesan Gmail langsung di Google Vault.
Kini, saat administrator memilih opsi “export linked Drive files”, Vault akan langsung mencari hyperlink file Drive di badan email yang diekspor dari Gmail. Jika hyperlink Drive ditemukan, maka ekspor file Drive terpisah juga akan dibuat secara otomatis.
Photo Credit: Google Workspace Updates
Di bagian tab Exports, ekspor Drive akan dikelompokkan menjadi satu dengan kelompok ekspor Gmail yang sesuai. Anda dapat mengeklik tanda panah di sebelah kiri Status untuk membuka opsi tambahan (collapsible menu) seperti gambar berikut:
Photo Credit: Google Workspace Updates
Konten hyperlink Drive yang diekspor kemudian akan diletakkan di bawah kelompok ekspor Gmail yang sesuai di tab Export. Administrator Vault dapat mencari hubungan antara ekspor Gmail dan ekspor link Drive melalui nama file maupun metadata ekspor.
Mengapa fitur ini penting
Google Vault memiliki keunggulan untuk menyimpan, menelusuri, dan mengekspor data Google Workspace. Peningkatan ini akan mengurangi kebutuhan administrator dalam menemukan dan mengekstrak file Drive yang tertaut dalam pesan Gmail secara manual.
Baca juga: Mengatur Masa Kedaluwarsa Akses File dengan Google Drive API
Ketersediaan
Perubahan antarmuka Google Vault
Fitur baru ini termasuk dalam perubahan antarmuka Google Vault yang dirilis secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan bertahap akan dimulai pada tanggal 4 Desember 2023 (visibilitas fitur untuk keseluruhan pengguna akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan).
Peningkatan API
Sementara untuk peningkatan API sendiri dilakukan perilisan yang diperpanjang (extended rollout), baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan bertahap akan dimulai pada tanggal 4 Desember 2023 (visibilitas fitur untuk keseluruhan pengguna akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan).
Fitur baru ini tersedia bagi pelanggan Google Workspace Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, dan Education. Fitur juga tersedia bagi pelanggan dengan lisensi add-on Google Vault.
Baca juga: Cara Menemukan File Lebih Cepat dengan Search Chips di Google Drive
Tipe layanan yang didukung
Vault mendukung layanan Google Workspace berikut:
Apabila Google Workspace yang Anda miliki tidak menyertakan layanan di atas, Vault kemungkinan besar masih menyediakannya sebagai opsi tambahan. Namun, aturan retention atau holds apa pun yang ditetapkan untuk layanan yang tidak didukung oleh Workspace Anda tidak akan berpengaruh dan penelusuran tidak akan memunculkan hasil apa pun.
Baca juga: ESignature Untuk Google Docs Dan Drive, Apa Keunggulannya
Dengan hadirnya peningkatan ini, kebutuhan administrator dalam menemukan dan mengekstrak file Drive yang tertaut dalam pesan Gmail secara manual akan berkurang, sehingga alur kerja pun menjadi lebih ringkas.
Google Vault telah tersedia untuk Google Workspace for Business yang bisa Anda dapatkan melalui EIKON Technology. Sebagai official partner Workspace Indonesia, kami memastikan produk yang Anda dapat resmi dan bergaransi. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan Google Workspace, silakan hubungi kami di sini.