Berbagi file dan folder merupakan salah satu fitur yang banyak digunakan oleh pengguna Google Drive. Pada tanggal 16 November 2022 lalu, Google meluncurkan kapabilitas baru yang akan memudahkan pengguna Drive dalam berbagi file maupun folder. Kapabilitas tersebut berupa sharing suggestion yang akan memudahkan pengguna menemukan penerima file atau folder yang mereka bagikan. Bagaimana cara kerjanya?
Sharing suggestion Google Drive
Photo Credit: Google Workspace Updates
Salah satu hal yang menghambat proses berbagi file atau folder adalah pihak pengirim kesulitan menemukan penerima. Hal ini sangat umum terjadi, terutama jika Anda sering berbagi file dengan banyak orang selama beberapa waktu.
Sebagai solusi, Google Drive meluncurkan kapabilitas sharing suggestion yang akan memudahkan Anda menemukan akun penerima file. Dengan kapabilitas baru ini, penerima yang disarankan akan muncul di kotak dialog, sehingga kolaborasi di tempat kerja Anda pun menjadi lebih efisien.
Sharing suggestion membantu pengguna berbagi konten di Drive dengan lebih cepat dan efisien, serta dapat membantu mengurangi berbagi berlebihan. Kapabilitas ini menghormati kebijakan berbagi tempat kerja Anda dan tidak menyertakan pihak luar (meskipun pengguna telah berbagi dengan mereka sebelumnya).
Baca juga: Cara Lain untuk Berkolaborasi Dengan Visitor Sharing di Google Drive
Mulai mengaktifkan sharing suggestion
Photo Credit: Google Workspace Updates
Sharing suggestions akan aktif secara default di Google Drive mulai dari tanggal 16 November 2022. Meski begitu, Anda bisa tetap menyesuaikannya dengan kebijakan berbagi file di tempat kerja Anda. Selain itu, administrator pun dapat mengatur status sharing suggestion pengguna yang masih berada dalam satu lingkungan kerja. Pengaturannya cukup mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Di konsol Admin, buka Menu > Apps > Google Workspace > Drive and Docs.
- Klik Sharing settings > Sharing suggestions.
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi (OU) teratas dipilih. Jika tidak, pilih OU turunan atau grup konfigurasi.
- Centang kotak untuk mengaktifkan sharing suggestion atau hapus centang untuk menonaktifkannya.
- Klik Save. Jika mengonfigurasi OU atau grup, tersedia pula opsi Override dan Inherit konfigurasi dari OU induk atau membatalkan setelan grup.
Perubahan bisa memakan waktu hingga 24 jam, namun umumnya terjadi lebih cepat.
Baca juga: Penambahan Kontrol untuk Waktu Akses File Google Drive
Cara berbagi file dari Google Drive
Anda dapat berbagi file dan folder yang tersimpan di Google Drive dengan siapa saja. Saat berbagi dari Google Drive, Anda dapat mengontrol apakah orang dapat mengedit, mengomentari, atau hanya melihat file. Saat Anda berbagi konten dari Google Drive, kebijakan program Google Drive berlaku. Berikut adalah cara untuk membagikan file Drive:
- Membagikan satu file
- Di komputer, buka Google Drive, Docs, Sheets, atau Slides.
- Klik file yang ingin Anda bagikan.
- Klik Share.
- Membagikan banyak file
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Tahan tombol Shift pada keyboard dan pilih dua file atau lebih.
- Di kanan atas, klik Share.
Ketersediaan sharing suggestion
Kapabilitas sharing suggestion ini dirilis secara bertahap mulai pada tanggal 16 November 2022, untuk domain rilis cepat (perilisan mungkin memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur) dan tanggal 30 November 2022 untuk domain rilis terjadwal (perilisan mungkin memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur).
Kapabilitas tersedia untuk seluruh pelanggan Google Workspace, termasuk bagi mereka yang berlangganan G Suite Basic dan G Suite Business. Namun sharing suggestion belum tersedia bagi pemilik Google Account pribadi.
Baca juga: Trust Rules untuk File Google Drive Kini Tersedia untuk Umum, Apa yang Berubah?
Dengan hadirnya sharing suggestion ini, Anda bisa lebih cepat berbagi file maupun folder Google Drive. Artinya, kolaborasi kerja pun jadi lebih efisien karena Anda tak perlu lagi makan waktu lama untuk berbagi file.
Apakah Anda tertarik dengan kapabilitas ini? Sharing suggestion bisa Anda nikmati dengan berlangganan paket Google Workspace for Business melalui EIKON Technology yang menyediakan solusi implementasi secara menyeluruh, dari tahap perencanaan hingga penerapan. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa klik di sini!