eSignature Kini Tersedia bagi Pelanggan Google Workspace Individual, Bagaimana Cara Kerjanya?

By EIKON Technology Last updated Jan 18, 2024 0

Awal tahun 2023 ini, Google memperkenalkan eSignature (tanda tangan elektronik) untuk Docs dan Drive dalam versi beta.Per 7 Desember 2023, Google resmi meluncurkan eSignature untuk Docs dan Drive secara umum bagi seluruh pelanggan Workspace Individual. Bagaimana cara kerjanya?

eSignature untuk Docs dan Drive Google Workspace Individual

eSignature Google ditanamkan langsung ke dalam Docs sehingga memudahkan para wirausahawan dan pelaku UMKM (Usaha Menengah, Kecil, dan Mikro). Anda dapat memanfaatkannya untuk meminta tanda tangan, melacak dan mengelola kontrak seperti perjanjian pelanggan, kontrak vendor, persetujuan pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Secara garis besar, eSignature Google dapat digunakan untuk:

Meminta tanda tangan, melacak status tanda tangan yang tertunda, dan melihat kontrak yang sudah selesai.

Menandatangani kontrak resmi langsung di dalam Google Drive, sehingga tidak perlu lagi berpindah aplikasi atau bahkan tab.

Membuat salinan kontrak tertentu sehingga dapat digunakan sebagai templat untuk memulai beberapa permintaan eSignature sekaligus.

Photo Credit: Google Workspace Updates

Bukan hanya itu, eSignature yang diluncurkan untuk umum ini juga sudah mengalami beberapa peningkatan dari versi sebelumnya dan memiliki beberapa fitur baru seperti:

Audit trail: Semua kontrak yang diselesaikan secara otomatis akan disertai dengan laporan jejak audit.
Multi-signer: Kapabilitas untuk meminta tanda tangan lebih dari satu pengguna.
Non-Gmail users: Kapabilitas untuk meminta eSignature dari non pengguna Gmail.
Initiating eSignature on PDF (beta): Kapabilita untuk memulai eSignature pada file PDF yang tersimpan di Drive pengguna.

Google pun berencana untuk menambahkan fitur eSignature yang rencananya akan dirilis beberapa bulan mendatang, seperti:

PDF templates: Kapabilitas untuk menggunakan kembali file PDF sebagai templat kontrak dengan mudah.
Custom text fields: Kapabilitas untuk meminta penandatangan (signers) menambahkan informasi yang berhubungan (misalnya jabatan atau alamat email) ke dalam kontrak.

Mulai menggunakan eSignature

Anda bisa melihat ketersediaan eSignature pada poin mengenai “Ketersediaan” di bawah. Apabila edisi Workspace yang Anda gunakan tercantum, silakan lakukan pendaftaran beta test dengan mengisi formulir ini. Google membuka pendaftaran beta test hingga tanggal 18 Desember 2023 nanti.

eSignature Docs dan Drive ini tersedia sebagai bagian dari versi beta yang lebih besar. Versi beta yang lebih besar tersebut akan mencakup akses ke layout baru Gmail. Layout baru Gmail ini memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan templat yang ada, menggunakan layout khusus untuk menyusun email tertentu (misalnya promosi produk), atau membuat layout baru dari awal.

Setelah Google menyetujui pengajuan beta test Anda, maka eSignature dan beberapa fitur Gmail baru akan langsung muncul dalam beberapa minggu mendatang. Untuk mulai menggunakan eSignature, Anda bisa mengikuti panduan dari halaman Help Center Google Workspace ini.

Ketersediaan

Photo Credit: Freepik

Fitur eSignature untuk umum ini dirilis dalam format extended rollout, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan dimulai pada tanggal 7 Desember 2023 (kemungkinan akan memakan waktu lebih dari 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur pada keseluruhan pengguna).

Fitur ini tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace Individual. Pelanggan yang memenuhi syarat untuk eSignature adalah pelanggan Workspace edisi Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, dan Nonprofits.

Dengan diluncurkannya eSignature untuk umum, pelanggan Google Workspace Individual pun kini bisa menggunakannya. Untuk bisa segera menggunakan fitur ini, Anda cukup mengisi formulir pengajuan beta test di sini.

Untuk pemanfaatan eSignature dan berbagai fitur lainnya, Anda dapat berlangganan Google Workspace melalui EIKON Technology. Kami menyediakan edisi Workspace yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda, seperti Workspace for Education untuk institusi pendidikan dan Workspace for Business untuk perusahaan. Informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini.