Google Workspace baru saja m memperkenalkan fungsionalitas API baru yang memungkinkan Anda melakukan otomatisasi dalam proses menemukan akun yang bermasalah dan mengundang mereka untuk bergabung kembali dengan jaringan perusahaan Anda.
Fungsionalitas API UserInvitation
Saat karyawan membuat akun Google menggunakan salah satu domain perusahaan Anda untuk mengakses layanan Google, ini dikenal sebagai akun yang tidak dikelola. Akun yang tidak dikelola tidak ideal untuk mengelola pengguna dan menjaga keamanan data kerja mereka.
Selain itu, jika admin mencoba membuat akun terkelola dengan nama yang sama, maka prosesnya pun akan terhambat. Dengan menggunakan fungsi UserInvitation API, Anda dapat mengirim permintaan untuk mengonversi akun pribadi mereka menjadi akun Google Workspace terkelola.
Meskipun tindakan yang sama dapat dilakukan secara manual dengan Transfer Tool, API UserInvitation memungkinkan akun yang tidak dikelola untuk diidentifikasi dan diperbaiki secara terprogram, menggunakan logika yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Baca juga: Data Audit Tugas Kini Tersedia di Google Admin Console
Menemukan akun yang tidak terkelola
Photo Credit: Rawpixel
Sebelum mengaktifkan fungsionalitas API baru ini, ada baiknya Anda mengecek ada-tidaknya akun yang belum terkelola dalam jaringan perusahaan. Untuk menemukan akun yang tidak terkelola, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Di konsol Admin, buka Menu > Directory > Users.
- Di kanan atas halaman, klik More > Transfer tool for unmanaged users. Halaman Unmanaged users menampilkan daftar semua pengguna yang saat ini tidak dikelola.
Anda juga dapat membuka daftar pengguna yang tidak dikelola dari halaman beranda konsol Admin:
- Di kanan atas halaman beranda, klik Open <.
- Di bawah Tools, klik Transfer tool for unmanaged users.
Baca juga: Setelan Admin Baru untuk Mengatur Akses ke Google Experimental Apps
Mengaktifkan fungsionalitas
Untuk mengaktifkan fungsionalitas API UserInvitation ini diperlukan konfigurasi dari administrator dan developer, serta persetujuan dari end-user (dalam kasus ini berarti karyawan dengan akun yang tidak dikelola).
Bagi Administrator dan developer, bisa mengikuti petunjuk yang tercantum dalam dokumentasi fungsionalitas API “UserInvitation” dari Google Workspace. Telah tersedia juga halaman petunjuk untuk membuat dan mengelola user invitation.
Sedangkan untuk end-user, jika Anda menerima permintaan dari admin untuk mentransfer akun, maka admin akan mendapat akses menuju data beserta kapabilitas untuk mengelola akun Anda. Namun jika tidak menerima undangan, Anda harus mengganti nama akun terlebih dulu. Dengan begitu, Administrator dapat membuat akun baru yang dikelola untuk Anda.
Ketersediaan
Fungsionalitas API baru ini diluncurkan secara bertahap baik untuk domain rilis cepat maupun rilis terjadwal mulai tanggal 25 Juli 2022 (hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur). Tersedia untuk Google Workspace edisi Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Cloud Identity Premium, dan Cloud Identity Free.
Fungsionalitas ini tidak tersedia untuk Google Workspace edisi Essentials, Enterprise Essentials, Education Standard, Education Fundamentals, Education Plus, Frontline, dan Nonprofits, termasuk untuk pengguna yang masih menggunakan G Suite Basic dan G Suite Business.
Baca juga: Meningkatkan Keamanan Konsol Admin Google Workspace dengan Akses Kontekstual
Memanfaatkan fungsionalitas API baru ini Anda dapat “mengembalikan” akun yang tidak terkelola dalam jaringan perusahaan dengan tepat dan cepat. Namun perlu diingat, fungsionalitas ini baru tersedia untuk beberapa edisi Google Workspace saja, salah satunya adalah Google Workspace for Business yang tersedia di EIKON Technology.
Sebagai authorized reseller yang ditunjuk langsung oleh Google, EIKON Technology menyediakan berbaga produk dan solusi dari Google yang legal serta bergaransi resmi. Kami juga menawarkan layanan menyeluruh mulai dari konsultasi perencanaan hingga penerapan solusi. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini!