Optimalkan Kerja Kolaborasi dengan Microsoft Collaborative Work Management

Sistem kerja hybrid maupun remote bagaikan dua sisi mata koin. Di satu sisi, perusahaan bisa tetap aktif selama pandemi melalui fleksibilitas kerja. Namun, di sisi lain, sistem tersebut dapat memicu burnout atau kelelahan yang teramat sangat pada banyak pekerja. Ada lebih banyak informasi yang harus diproses para pekerja seiring dengan beralihnya sistem kerja ke model remote atau hybrid.

Alhasil, mereka pun mengalami yang namanya digital overload. Kabar baiknya, kondisi seperti ini sebetulnya dapat diatasi dengan menggunakan perangkat manajemen kerja yang tepat dan efektif. Collaborative Work Management dari Microsoft 365.

Tak hanya membantu menghemat waktu melalui manajemen kerja yang sederhana, Microsoft Collaborative Work Management juga dapat mengoptimalkan hasil kerja kolaborasi selama kerja remote maupun hybrid. Mari berkenalan lebih jauh dengan Collaborative Work Management dari Microsoft melalui ulasan berikut ini.

Ragam aplikasi kerja dalam satu platform

Photo Credit: Microsoft

Microsoft Collaborative Work Management dirancang untuk menyederhanakan manajemen kerja melalui serangkaian aplikasi yang dibuat khusus. Aplikasi-aplikasi ini memberikan struktur pada bagian-bagian yang kerap dianggap sepele dalam bisnis, tapi sebetulnya berpengaruh cukup besar terhadap produktivitas kerja: daftar tugas, status update, file-sharing, dan sebagainya.

Melalui pendekatan yang lebih efisien dengan Microsoft Collaborative Work Management, Anda dan tim pun jadi punya lebih banyak waktu untuk benar-benar berkolaborasi menyelesaikan kerja. Lantas, aplikasi seperti apa yang akan Anda temukan dalam Collaborative Work Management?

Aplikasi tersebut dibagi berdasarkan fungsinya. Pada fungsi manajemen kerja, aplikasi yang tersedia adalah Microsoft Lists, Microsoft To Do, Microsoft Planner, dan Tasks in Teams. Di samping itu, ada pula aplikasi SharePoint, OneDrive, dan Office yang fokus pada fungsi kolaborasi kerja.

Walau menawarkan fungsi berbeda, seluruh aplikasi tersebut disatukan oleh Microsoft Teams, yang memang berfungsi sebagai central hub untuk Collaborative Work Management. Jadi, berbagai aplikasi tersebut bisa Anda temukan dalam satu platform terpusat sehingga memudahkan Anda untuk menjalankan fungsi kerja yang dibutuhkan.

Bantu pengguna mencatat daftar prioritas tugas

Photo Credit: Microsoft

Di dunia kerja, tugas atau pekerjaan bisa datang dari mana saja, mulai dari sesama anggota tim, atasan, hingga klien. Hal ini bisa membuat Anda kewalahan untuk mencatatnya secara rapi. Tidak mengherankan jika akhirnya Anda kebingungan untuk membuat daftar prioritas pekerjaan.

Mulai sekarang, Anda bisa menghindari masalah tersebut dengan menggunakan Microsoft Collaborative Work Management. Berbagai aplikasi khusus di dalamnya memungkinkan Anda untuk mencatat daftar tugas secara efisien, lengkap dengan fitur notifikasi untuk membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas tertentu. Berikut ini sejumlah aplikasinya:

• Planner – Berfungsi mencatat tugas kelompok atau tim seperti peluncuran marketing campaign baru atau perancangan event. Anda dapat memantau pekerjaan untuk tim dan membagi tugas-tugas secara individual kepada setiap anggota. 

• To Do – Ditujukan untuk tugas individu yang memang harus Anda rampungkan sendiri. Contohnya adalah mengikuti online seminar atau tugas yang diberikan kepada Anda sebagai bagian dari tim. Aplikasi To Do juga telah terintegrasi dengan Planner, sehingga Anda bisa melihat tugas-tugas yang didelegasikan dari tim di samping tugas individu.

• Task in Teams – Aplikasi satu ini menampilkan seluruh daftar tugas dari Planner dan To Do. Jadi, jika Anda hanya ingin menggunakan satu aplikasi untuk setiap tugas, maka Task in Teams adalah solusinya.

• List – Berfungsi untuk memonitor tugas atau project yang sedang berlangsung dan memiliki banyak informasi. Contohnya seperti daftar onboarding untuk karyawan baru atau pengelolaan aset perusahaan.

Lebih mudah berbagi file dengan OneDrive dan SharePoint

Photo Credit: Microsoft

Agar kerja tim bisa berkualitas, maka dibutuhkan kolaborasi yang efisien dalam berkomunikasi, berdiskusi, mengedit kerjaan, dan sebagainya. Itulah kenapa penting bagi Anda dan tim untuk bisa bekerja bersama-sama secara real-time. Di sinilah aplikasi OneDrive dan SharePoint di dalam Microsoft Collaborative Work Management dapat membantu Anda.

Kedua aplikasi tersebut menyediakan layanan berbagi file secara aman di seluruh platform Microsoft 365. Artinya, baik bekerja menggunakan Office Doc, List, atau aplikasi Microsoft lainnya, Anda dan tim bisa saling berbagi file tanpa harus berpindah platform.

Lalu, jika Anda membuka file Word, Excel, atau PowerPoint dari dalam Teams, maka Anda dan tim bisa berkomunikasi via chat langsung di dalam file tersebut. Tidak ketinggalan fitur comments dan @mentions untuk mempermudah proses editing. Setiap anggota tim yang mendapat @mention, maka ia akan menerima notifikasi sehingga tak akan ada informasi penting yang terlewat.

Demi keamanan dan kenyamanan, Anda juga bisa mengatur akses izin terhadap file yang dibagikan. Dengan begini, bisa dipastikan bahwa hanya orang-orang dengan izin sajalah yang bisa mengakses file Anda.

Kerja kolaborasi secara remote maupun hybrid memang memiliki tantangan tersendiri. Namun, Anda dan tim tetap bisa mendapatkan hasil optimal selama menggunakan Microsoft Collaborative Work Management sebagai perangkat manajemen kerja utama.

Untuk mulai mengadaptasi Microsoft Collaborative Work Management dalam sistem kerja kolaborasi, Anda hanya perlu berlangganan Microsoft 365 edisi Business atau Enterprise melalui EIKON Technology.

Sebagai partner resmi Microsoft yang tepercaya di Indonesia, EIKON Technology akan membantu Anda memulai perjalanan kolaborasi kerja yang lebih efisien dengan Collaborative Work Management. Hubungi EIKON Technology sekarang juga!