Tips Mengadakan Meeting Virtual Skala Besar dengan Microsoft Teams

Kebutuhan akan meeting virtual meroket karena adanya pandemi COVID-19. Untuk bisa tetap memenuhi kebutuhan pelanggan, aplikasi video conference seperti Microsoft Teams pun terus mengalami pengembangan. Salah satu pengembangan tersebut adalah kapabilitas untuk melakukan meeting skala besar dengan puluhan (bahkan ribuan) peserta.

Saat akan menggelar meeting berskala besar, Anda tentu ingin menyiapkan yang terbaik. Sebisa mungkin, seluruh peserta mendapatkan pengalaman yang menyenangkan dan bisa terlibat aktif dalam rapat. Di Teams sendiri, saat ini sudah mendukung video conference dengan 10.000 peserta dan 1.000 peserta dapat berinteraksi melalui chat, audio, dan video.

Microsoft Teams menawarkan pengalaman kolaboratif sekaligus interaktif dengan menghadirkan opsi untuk menambahkan struktur dalam rapat besar. Di sini Anda dapat mengetahui tips mengoptimalkan layanan tersebut untuk mendukung jalannya meeting virtual berskala besar. Mari simak penjelasannya berikut.

Tips mengadakan meeting virtual skala besar dengan Microsoft Teams

Untuk menjalankan meeting virtual yang sukses, Microsoft merekomendasikan penggunanya untuk mengikuti cara yang diuraikan pada poin-poin berikut:

Penyelenggara dan Presenter

Photo Credit: DCStudio (Freepik)

• Untuk kelancaran meeting, penyelenggara harus sudah menentukan penyaji acara. Langkah ini akan menciptakan struktur rapat yang terorganisir. Setelah rapat dimulai, penyaji dapat menunjuk peserta lain untuk menjadi penyaji.
• Tentukan co-organizer melalui opsi meeting yang tersedia.
• Lakukan pra-konfigurasi pengaturan video dan mikrofon untuk mengontrol aktivitas peserta.
  • Nonaktifkan mikrofon peserta untuk menghindari gangguan. Anda bisa menggunakan fitur “raise hand” untuk mempersilakan peserta berbicara.
  • Nonaktifkan video peserta untuk menghindari gangguan visual. Anda bisa mengizinkan penggunaan video untuk peserta pada waktu yang sudah ditentukan.
• Tentukan fitur tambahan yang akan digunakan selama pertemuan (misalnya polling atau Q&A).
• Penyelenggara dan penyaji acara harus mematuhi hal-hal berikut agar meeting berjalan optimal:
  • Jalankan tes konektivitas jaringan Microsoft 365 untuk memverifikasi kesesuaian jaringan beberapa hari sebelum acara.
  • Jika melakukan presentasi dari rumah, pastikan perangkat lain menggunakan jumlah bandwidth yang proporsional (layanan streaming, online game, unduhan berukuran besar).
  • Pastikan pengguna menggunakan aplikasi Teams terbaru di desktop atau perangkat seluler.
  • Saat menggunakan laptop, pastikan konektivitas jaringan yang tinggi dan daya yang cukup.
• Jadwalkan uji coba sebelum acara untuk mengidentifikasi masalah perangkat, pencahayaan atau jaringan, dan memastikan penyelenggara/penyaji memahami fitur yang akan mereka gunakan.
• Gunakan lobby controls untuk mengontrol entri rapat atau ruang tunggu lobi.
• Manfaatkan fitur seperti highlight, PowerPoint Live, rekaman rapat, captions, dan transkripsi untuk meningkatkan keterlibatan dan efektivitas.
• Peserta harus mematikan notifikasi obrolan selama meeting virtual untuk menghindari gangguan.

Baca juga: 4 Update Terbaru dari Microsoft Teams

Administrator TI dan staf dukungan TI

Photo Credit: ArthurHidden (Freepik)

• Jika dirasa perlu, gunakan pemantauan dan dukungan tambahan oleh administrator TI untuk rapat penting berskala besar.
• Pastikan bahwa semua Network Connectivity Principles dari Microsoft telah diikuti, baik di kantor maupun di lokasi pekerja remote.
• Admin TI dapat memeriksa telemetri data real-time untuk memantau tiap kejadian dan mengidentifikasi kemungkinan masalah dan sumbernya.
  • Analisis telemetri secara real-time ini akan memudahkan admin untuk berinteraksi secara real-time dengan pengguna yang memiliki kendala dalam meeting karena metrik melebihi ambang batas yang dapat ditoleransi.
  • Pemantau rapat harus disetel sebagai penyaji sehingga mereka dapat menonaktifkan aliran video jahat, menonaktifkan mikrofon langsung yang tidak disengaja, dan dalam skenario terburuk, menghapus peserta.

Penjadwalan rapat dan pembuatan meeting virtual

Photo Credit: Rawpixel

Saat membuat undangan rapat untuk webinar atau rapat berskala besar, Microsoft merekomendasikan Anda untuk menentukan penyaji terlebih dahulu sehingga mikrofon dan kamera peserta akan dinonaktifkan saat bergabung.

Dengan mengikuti metodologi rapat terstruktur ini, Anda dapat menghindari gangguan selama acara berlangsung sambil tetap mengizinkan partisipasi peserta menurut penilaian penyaji selama periode interaktif. Di awal acara, Presenter atau Moderator harus menginformasikan adanya periode tersebut. Jadi, peserta dapat memanfaatkan fitur “raise hand” saat ingin berpartisipasi pada periode waktu tersebut.

Baca juga: Peran Microsoft Teams dalam Mendukung Hybrid Working di Bidang Manufaktur

Untuk saat ini, Microsoft Teams sudah bisa digunakan untuk menyelenggarakan meeting virtual dengan 10.000 peserta. Aplikasi tersebut dapat ditemukan di rangkaian produktivitas Office 365 dan telah terintegrasi dengan berbagai aplikasi serta layanan lain seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, hingga penyimpanan cloud OneDrive.

Office 365 cocok digunakan untuk kolaborasi kerja dalam skala besar, misalnya di perusahaan atau institusi pendidikan. Sebagai authorized reseller yang ditunjuk langsung oleh Microsoft, EIKON Technology menyediakan berbagai jenis paket berlangganan 365 legal dan bergaransi resmi. Anda bahkan bisa menyesuaikan paket dengan kebutuhan perusahaan. Optimalkan jalannya meeting virtual Anda dengan dukungan Office 365 yang bisa Anda dapatkan di EIKON Technology. Klik di sini untuk informasi selengkapnya!