Workflow pekerjaan menuntut Anda untuk terus mondar-mandir di beberapa aplikasi sekaligus? Hal ini tentu akan sangat menghambat produktivitas kerja, terlebih jika aplikasi yang Anda gunakan memakan banyak memori. Dengan memanfaatkan AppSheet yang ada dalam Gmail, Anda tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi.
AppSheet merupakan platform untuk membuat aplikasi tanpa coding. Dalam perkembangannya, AppSheet hadir pada produk dan layanan lain dari Google. Salah satunya adalah Gmail.
Kehadiran AppSheet di Gmail akan memungkinkan Anda untuk membuat email yang lebih dinamis bahkan tanpa coding. Sebab, AppSheet sendiri merupakan platform tanpa coding sehingga dapat dioperasikan dengan mudah, bahkan oleh mereka yang tidak punya pengalaman dalam bidang programming. Simak caranya dalam penjelasan berikut ini!
Mengenal cara kerja AppSheet di Gmail
Sebelum mulai menggunakan AppSheet di Gmail, mari pelajari bagaimana cara kerjanya. Pada screenshot di bawah, Anda bisa melihat sebuah email permintaan perjalanan yang menunggu persetujuan. Email ini sendiri diteruskan dari aplikasi Permintaan Perjalanan. Dengan AppSheet, Anda bisa membuat sebuah Email Dinamis untuk merespon email tersebut.
Photo Credit: Google Cloud Blog
Dengan memanfaatkan fitur Email Dinamis dari AppSheet maka detail terbaru tentang permintaan perjalanan tersebut akan ditampilkan langsung pada email. Disebut dinamis karena sumber data terbaru akan selalu ditanyakan tiap email dibuka. Jadi, baik pengirim maupun penerima email bisa langsung mendapatkan update terbaru mengenai email.
Orang yang menerima Email Dinamis (atau disebut “approver“) dapat meninjau tiap detail yang ada dalam email. Entah itu menambahkan komentar, membuat keputusan persetujuan, hingga mengirimkan tanggapan mereka langsung dari email. Secara otomatis, tindakan ini akan langsung memperbaharui sumber data aplikasi (dalam contoh kali ini adalah data dari Google Spreadsheet).
Baca juga: Cara Membuat Aplikasi Tanpa Coding untuk Menyederhanakan Proses Kerja
Gambar di bawah menampilkan data pada Google Spreadsheet setelah permintaan perjalanan diberi persetujuan melalui Gmail. Persetujuan dari pengguna ditandai dengan formula “TRUE”. Anda juga bisa melihat detail lain seperti tanggal persetujuan serta catatan tambahan yang muncul pada baris permintaan perjalanan yang ada pada Spreadsheet. Perhatikan screenshot berikut ini:
Photo Credit: Google Cloud Blog
Untuk ekstensibilitas ekstra, setelah data tersebut ditulis kembali ke sumber data, maka otomatisasi tambahan pun akan bekerja. Apa saja otomatisasi yang bisa disambungkan ke AppSheet pada Gmail? Anda bisa mengatur beberapa bagian dalam alur kerja seperti mengirim email konfirmasi atau pesan teks SMS.
Mulai membuat Email Dinamis dengan AppSheet
Untuk mulai membuat Email Dinamis melalui AppSheet tidaklah sulit, prosesnya bahkan hanya memerlukan waktu beberapa menit saja. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengatur otomatisasi. Adanya otomatisasi akan memungkinkan aplikasi Anda untuk mendeteksi beberapa tindakan tertentu dan kemudian mengambil tindakan yang sesuai.
Baca juga: Pengembangan Aplikasi Tanpa Coding di Bidang Energi
Kembali pada contoh sebelumnya, proses otomatisasi terjadi pada saat muncul sebuah Permintaan Perjalanan. Bot yang telah dibuat sebelumnya akan mendeteksi permintaan tersebut dan kemudian melakukan respon yang sesuai seperti mengirimkan email kepada approver dengan detail kunci.
Jika Anda sudah selesai mengatur proses otomatisasi yang diinginkan, beralihlah ke dropdown “Use Dynamic Email” dan pilih tampilan “Approvals”. Dengan memilih opsi tersebut maka pengguna akan mendapatkan email balasan yang berisi persetujuan permintaan perjalanan. Selanjutnya, Anda bisa menambahkan detail lain seperti alamat email penerima serta pesan tambahan.
Photo Credit: Rawpixel
Sekarang, Anda sudah bisa mulai menggunakan Email Dinamis. Perlu diingat juga, selain Gmail, AppSheet juga dapat ditemukan pada aplikasi maupun layanan lain dari Google seperti Google Sheet. Dengan memanfaatkan AppSheet maka workflows akan menjadi lebih ringkas sehingga produktivitas kerja meningkat.
Ingin navigasi aplikasi yang lebih baik lagi? Ada baiknya Anda menggunakan all-in-one platform seperti Google Workspace. Google Workspace menyediakan berbagai tools yang menunjang produktivitas sekaligus kolaborasi, semuanya dalam satu tempat. Anda bisa mendapatkan Google Workspace melalui EIKON Technology, authorized partner Google untuk Indonesia. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.