Sharing File Dokumen Online di Google Kini Bisa Kadaluwarsa
G SuiteMungkin selama ini Anda sudah sering melakukan sharing file dokumen online pada rekan, partner, dan kolega. Namun bagaimana menjaga keamanan bila file atau dokumen yang Anda share tersebut berisi informasi yang penting dan konfidensial seperti data personal, nomor rekening atau kartu kredit, serta data keuangan?
Setting Tanggal Kadaluwarsa Dari File dan Dokumen
Untungnya kini Google baru saja merilis fitur baru yang memungkinkan Anda men-setting waktu kadaluwarsa untuk dokumen yang akan di-share. Lalu apa yang akan terjadi setelah melewati tanggal kadaluwarsa tersebut? Tentunya Anda akan kehilangan akses pada file tersebut.
Kenapa Fitur Ini Sangat Penting Digunakan?
Saat ini kita memasuki era dimana kolaborasi menajdi hal yang lumrah dan baik untuk dilakukan karena selain untuk meningkatkan produktivitas, juga dapat meningkatkan kerjasama tim.
Selain berkolaborasi dengan rekan sekantor, tak jarang kolaborasi juga melibatkan pihak luar seperti kilen, pelanggan atau vendor lainnya dalam kurun waktu tertentu (temporer).
Pertukaran informasi via sharing dokumen pasti kerap dilakukan. Untuk menjaga keamanan informasi dari dokumen yang telah dibagikan, ada baiknya Anda mempertimbangkan penggunaan fitur baru dari Google ini untuk memberi batasan waktu pada shared files.
Dengan memberi batasan waktu kadaluwarsa pada file, Anda dapat menentukan berapa lama orang tersebut dapat mengakses file yang telah di-share, serta hanya bisa mengakses file dengan opsi “View or Comment Only”. Setelah lewat dari batas waktu yang ditentukan, orang tersebut tidak akan bisa mengkases file lagi.
Setting waktu kadaluwarsa ini bisa digunakan untuk beberapa user untuk file dokumen pada Google Drive, Docs, Sheets, dan Slides.
Contoh kasus:
Misalnya, saat ini perusahaan sedang terlibat suatu proyek dengan vendor perusahaan lain yang memerlukan waktu 2 bulan. Untuk menyelesaikan pekerjaan, perusahaan lain tersebut perlu melihat beberapa data perusahaan yang cukup sensitif (contohnya seperti data karyawan, informasi keuangan, dsb.).
Sebagai tindakan perlindungan untuk data perusahaan, Anda bisa memberi akses pada vendor perusahaan lain untuk melihat data/informasi tersebut hanya sampai proyek berakhir (2 bulan).
Yang perlu diingat dari Sharing File Dokumen Online ini Anda hanya bisa men-setting batas waktu pada pengguna dengan opsi akses komentar (can comment) atau akses lihat (can view) saja. Anda tidak dapat memberi batasan waktu pada pengguna yang diberi akses edit (can edit) dokumen.
Fitur baru dari Google ini akan dirilis secara bertahap di beberapa negara. Kita tunggu saja yuk kedatangan fitur powerful untuk pengguna Google Apps for Work dan free Gmail-Drive.
Sambil menunggu hadirnya fitur ini, tak ada salahnya mencoba lapisan keamanan tambahan untuk Google Apps Anda dengan menggunakan Bettercloud (add-on untuk Google Apps) secara gratis 30 hari: