EIKON Technology

logo Eikon
Menu

Google Drive

Info

Mengunci File di Google Drive Kini Jadi Makin Mudah, Bagaimana Caranya?

Untuk menjaga kerahasiaan data Anda, Google Drive telah menggunakan protokol enkripsi yang ditingkatkan. Protokol ini bekerja baik saat Anda mengunggah, mengakses, maupun mengunduh file yang tersimpan di Google Drive. Selain itu. Drive juga menghadirkan beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk mengamankan data, seperti fitur Lock. Dalam update Drive paling baru, Google menghadirkan fitur tersebut dengan kemudahan akses bagi para end-user, Jadi tidak hanya memiliki tingkat pengamanan tinggi, tapi juga mudah untuk diakses. Seperti apa cara kerjanya? Mari simak ulasannya berikut ini. Mengunci file di Google Drive kini jadi makin mudah Photo Credit: Google Workspace Updates Dalam update terbaru Google Drive, Anda dapat menemukan tambahan opsi untuk mengunci file Drive dengan klik kanan pada file tersebut. Selanjutnya, pilih opsi File information dan klik pada pilihan Lock. Hanya dengan tiga langkah sederhana tersebut, Anda sudah bisa mengunci file. Apa yang akan terjadi saat file Drive dikunci (locked)? Saat Anda mengunci file, maka pihak yang menjadi reviewer di Drive tidak akan bisa mengubah file (termasuk memindahkan dan menghapus file). Selain itu, penyuntingan serta penambahan komentar maupun saran tidak akan bisa dilakukan ke file yang berada dalam status dikunci. Sebelumnya, pembatasan akses file di Drive hanya tersedia melalui Google Drive API atau melalui persetujuan file. Prosesnya tentu tidak sesederhana fitur Lock karena membutuhkan pengaturan tambahan dari pihak administrator Workspace. Baca juga: ESignature untuk Google Docs dan Drive, Apa Keunggulannya? Mulai menggunakan fitur Lock di Drive Seperti yang telah disebutkan di atas, Anda tidak memerlukan pengaturan tambahan apa pun dari administrator untuk bisa mengakses fitur Lock di Drive. End-user bisa langsung mengunci file yang tersimpan di Drive mereka dengan mengikuti langkah-langkah berikut: Sebelum mengunci file di Drive, pastikan Anda sudah memiliki edit-access (akses untuk menyunting) ke file. Arahkan kursor Anda ke file Drive, dan kemudian klik kanan untuk memunculkan menu. Selanjutnya, pilih opsi File information, klik pilihan Lock. Sistem Drive secara otomatis akan menampilkan pesan konfirmasi yang memastikan persetujuan Anda untuk mengunci file. Setujui pesan konfirmasi tersebut dengan mengeklik tombol Lock. Setelah file terkunci, tidak akan ada yang bisa melakukan penyuntingan pada file hingga status berubah menjadi Unlocked. Untuk membuka kunci, Anda bisa mengulangi langkah-langkah di atas. Baca juga: Cara Menemukan File Lebih Cepat dengan Search Chips di Google Drive Ketersediaan Photo Credit: rawpixel.com (Freepik) Fitur Lock di Google Drive dirilis secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat, maupun domain rilis terjadwal. Untuk domain rilis cepat dimulai pada tanggal 5 September 2023 (hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur), sedangkan untuk domain rilis terjadwal dimulai pada tanggal 20 September 2023 (hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur). Fitur Lock Google Drive ini tersedia bagi seluruh pengguna Google Workspace. Baca juga: Cara Mengunduh File Terenkripsi Client-Side dengan Google Drive Android dan IOS Dengan hadirnya fitur Lock di Google Drive ini, Anda dapat memastikan keamanan file. Ini juga akan menyederhanakan alur kerja, karena Anda tak perlu lagi mengajukan penguncian file ke administrator atau menggunakan Google Drive API untuk mengunci file. Selain Drive dan fitur Lock di dalamnya, Google Workspace memiliki berbagai fitur dan kapabilitas yang siap menyederhanakan alur kerja Anda. Penggunaan Workspace pun akan makin optimal jika Anda berlangganan edisi yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, Workspace for Business untuk menjalankan operasional bisnis atau Workspace for Education untuk menunjang kegiatan belajar mengajar di institusi pendidikan. Keduanya tersedia di EIKON Technology dan bisa Anda dapatkan dengan menghubungi kami di sini!

Google Workspace

Administrator Google Vault Kini Dapat Mengekspor Konten Drive, Bagaimana Caranya?

Per tanggal 8 Desember 2023, administrator Workspace dapat mengekspor file Drive yang ditautkan ke pesan Gmail langsung di Google Vault. Bagaimana cara kerjanya? Anda bisa simak detailnya dalam ulasan berikut ini. Ekspor file Drive langsung di Google Vault Google Workspace terus meningkatkan ekosistemnya agar dapat membantu Anda menyederhanakan alur kerja. Salah satu peningkatan yang baru dihadirkan oleh Workspace adalah kapabilitas untuk mengekspor file Drive yang ditautkan ke pesan Gmail langsung di Google Vault. Kini, saat administrator memilih opsi “export linked Drive files”, Vault akan langsung mencari hyperlink file Drive di badan email yang diekspor dari Gmail. Jika hyperlink Drive ditemukan, maka ekspor file Drive terpisah juga akan dibuat secara otomatis. Photo Credit: Google Workspace Updates Di bagian tab Exports, ekspor Drive akan dikelompokkan menjadi satu dengan kelompok ekspor Gmail yang sesuai. Anda dapat mengeklik tanda panah di sebelah kiri Status untuk membuka opsi tambahan (collapsible menu) seperti gambar berikut: Photo Credit: Google Workspace Updates Konten hyperlink Drive yang diekspor kemudian akan diletakkan di bawah kelompok ekspor Gmail yang sesuai di tab Export. Administrator Vault dapat mencari hubungan antara ekspor Gmail dan ekspor link Drive melalui nama file maupun metadata ekspor. Mengapa fitur ini penting Google Vault memiliki keunggulan untuk menyimpan, menelusuri, dan mengekspor data Google Workspace. Peningkatan ini akan mengurangi kebutuhan administrator dalam menemukan dan mengekstrak file Drive yang tertaut dalam pesan Gmail secara manual. Baca juga: Mengatur Masa Kedaluwarsa Akses File dengan Google Drive API Ketersediaan Perubahan antarmuka Google Vault Fitur baru ini termasuk dalam perubahan antarmuka Google Vault yang dirilis secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan bertahap akan dimulai pada tanggal 4 Desember 2023 (visibilitas fitur untuk keseluruhan pengguna akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan). Peningkatan API Sementara untuk peningkatan API sendiri dilakukan perilisan yang diperpanjang (extended rollout), baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan bertahap akan dimulai pada tanggal 4 Desember 2023 (visibilitas fitur untuk keseluruhan pengguna akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan). Fitur baru ini tersedia bagi pelanggan Google Workspace Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, dan Education. Fitur juga tersedia bagi pelanggan dengan lisensi add-on Google Vault. Baca juga: Cara Menemukan File Lebih Cepat dengan Search Chips di Google Drive Tipe layanan yang didukung Vault mendukung layanan Google Workspace berikut: Layanan Retention Hold Search & export Gmail ✔ ✔ ✔ Google Drive ✔ ✔ ✔ Google Groups ✔ ✔ ✔ Google Chat ✔ ✔ ✔ Classic Hangouts Termasuk dalam aturan Chat Termasuk dalam holds Chat Menggunakan pencarian dan ekspor Gmail Google Meet Termasuk dalam aturan Drive, kecuali aturan Meet tertentu diaktifkan Termasuk dalam holds Drive Menggunakan pencarian dan ekspor Drive Google Voice for Google Workspace ✔ ✔ ✔ Google Sites Termasuk dalam aturan Sites, kecuali aturan Sites tertentu diaktifkan Termasuk dalam holds Drive Menggunakan pencarian dan ekspor Drive Google Calendar ✔ ✔ ✔ Apabila Google Workspace yang Anda miliki tidak menyertakan layanan di atas, Vault kemungkinan besar masih menyediakannya sebagai opsi tambahan. Namun, aturan retention atau holds apa pun yang ditetapkan untuk layanan yang tidak didukung oleh Workspace Anda tidak akan berpengaruh dan penelusuran tidak akan memunculkan hasil apa pun. Baca juga: ESignature Untuk Google Docs Dan Drive, Apa Keunggulannya Dengan hadirnya peningkatan ini, kebutuhan administrator dalam menemukan dan mengekstrak file Drive yang tertaut dalam pesan Gmail secara manual akan berkurang, sehingga alur kerja pun menjadi lebih ringkas. Google Vault telah tersedia untuk Google Workspace for Business yang bisa Anda dapatkan melalui EIKON Technology. Sebagai official partner Workspace Indonesia, kami memastikan produk yang Anda dapat resmi dan bergaransi. Untuk informasi lebih lanjut mengenai berlangganan Google Workspace, silakan hubungi kami di sini.

Info

eSignature untuk Google Docs dan Drive, Apa Keunggulannya

Sejak bulan Juni 2022 lalu, Google memulai alpha testing kemampuan untuk meminta dan menyimpan eSignature di Google Docs. Dari pengetesan tersebut, Google melakukan beberapa peningkatan. Pada bulan Agustus 2023 ini, Google secara resmi meluncurkan eSignature di ekosistem Workspace mereka. Bagaimana cara kerjanya? Mengenal eSignature Google Workspace eSignature di Google Drive – Photo Credit: Google Workspace Updates Memantau kontrak dan perjanjian pelanggan bisa menjadi sebuah tantangan tersendiri karena Anda harus terus-menerus berpindah dokumen dan aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Berangkat dari situ, Google kemudian mengintegrasikan tanda tangan elektronik (eSignature) di Docs, sehingga Anda bisa dengan cepat mengerjakan dokumen perjanjian langsung dari Docs tanpa harus berpindah tab atau aplikasi. eSignature di Docs memanfaatkan infrastruktur yang didesain dengan perlindungan bawaan Google untuk membantu mengamankan informasi sekaligus melindungi privasi data Anda. Baca juga: Pentingnya Menggunakan Signature untuk Email Perusahaan Kini eSignature telah tersedia dalam format open beta untuk pelanggan Google Workspace Individual (tidak dibutuhkan pendaftaran ulang untuk bisa menggunakan fitur baru ini). Nantinya, eSignature akan tersedia dalam format beta untuk pelanggan Google Workspace edisi tertentu. eSignature di Google Docs – Photo Credit: Google Workspace Updates Bagi pemilik usaha skala kecil atau UMKM, menelusuri kontrak, perjanjian dengan pelanggan, dan dokumen penting lainnya bisa sangat menantang. Untuk memperlancar arus kerja pengelolaan dokumen, Google meluncurkan fitur eSignature di Docs. Fitur ini memungkinkan Anda untuk meminta dan menambahkan tanda tangan elektronik di dokumen resmi langsung di Google Docs. Fitur eSignature ini akan memudahkan Anda untuk: Meminta tanda tangan elektronik, memantau status tanda tangan yang masih tertunda, hingga menemukan kontrak yang sudah berhasil ditandatangani. Menandatangani kontrak resmi langsung dari Google Drive tanpa perlu berpindah aplikasi atau bahkan tab. Membuat salinan baru kontrak untuk tiap permintaan. Dengan begitu, Anda bisa menggunakan dokumen tertentu sebagai sebuah templat sekaligus membuat beberapa eSignature sekaligus. Baca juga: Collapsible Heading, Fitur Baru Google Docs untuk Rapikan Tampilan Dokumen Akhir tahun 2023 ini, Google akan memperkenalkan beberapa dukungan tambahan untuk eSignature yang berupa: Audit trail: Semua dokumen kontrak yang telah selesai secara otomatis akan memiliki laporan jejak audit untuk memudahkan Anda melakukan pemantauan. Multi-signer: Kemampuan untuk meminta eSignature kepada lebih dari satu pengguna. Non-Gmail users: Kemampuan untuk meminta eSignature dari non-pengguna Gmail. Initiating eSignature on PDF: Kemampuan untuk memulai eSignature pada file PDF yang telah tersimpan di Drive, Ketersediaan eSignature versi beta untuk pelanggan Google Workspace Edisi Google Workspace tertentu dapat mengajukan permohonan untuk uji beta eSignature menggunakan formulir ini. Fitur eSignature akan tersedia sebagai bagian dari versi beta yang lebih besar, yang akan mencakup akses ke layout email khusus di Gmail. Layout baru tersebut memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan templat yang ada, menggunakan kembali layout khusus untuk email campaign, atau membuat layout baru dari awal. Setelah mendaftar ke versi beta, Anda akan melihat eSignature dan beberapa fitur baru Gmail dalam beberapa minggu mendatang. eSignature tersedia bagi pelanggan Google Workspace individu. Fitur dirilis secara bertahap mulai dari tanggal 8 Agustus 2023 (hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur). Kemudian untuk edisi Google Workspace yang dapat mengajukan permohonan uji beta eSignature ialah Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, dan Nonprofits. Permohonan akan mulai diproses pada minggu kedua bulan Agustus 2023. Baca juga: Cara Membuat Custom Building Block di Google Docs Hadirnya fitur eSignature di Google Docs dan Drive ini akan memudahkan Anda untuk menambahkan tanda tangan elektronik secara mudah tanpa berpindah dokumen dan aplikasi. Agar performa fitur baru ini lebih optimal, jangan lupa berlangganan edisi Workspace yang memenuhi syarat pengajuan eSignature versi beta, seperti Workspace for Business dan Workspace for Education. Keduanya bisa Anda dapatkan di EIKON Technology, partner resmi Workspace Indonesia. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini!

Google Workspace

Mengatur Masa Kedaluwarsa Akses File dengan Google Drive API

 Tahun 2022 lalu, Google meluncurkan kapabilitas untuk mengatur akses yang sudah kedaluwarsa saat berbagi file dari My Drive. Kali ini, Google memperluas kapabilitas tersebut dengan menambahkan opsi untuk menyetel masa berlaku file di drive bersama menggunakan Google Drive API. Bagaimana cara kerjanya? Perluasan kapabilitas setel masa kedaluwarsa akses file Sebelumnya, Google Drive menghadirkan sebuah kapabilitas yang memungkinkan Anda untuk mengatur masa kedaluwarsa akses file My Drive. Kapabilitas ini membantu Anda untuk menyetel masa kedaluwarsa akses saat berbagi, bukan setelah seseorang memiliki akses ke file. Dengan kapabilitas ini, Pengaturan masa kedaluwarsa akses file ini juga berlaku untuk editor, tidak hanya untuk viewers dan commenters. Photo Credit: Google Workspace Updates Tahun 2023 ini, kapabilitas tersebut diperluas. Anda kini dapat mengatur masa kedaluwarsa akses untuk file yang disimpan di shared drive, menggunakan Google Drive API. Secara khusus, pengembang kini dapat sepenuhnya mengontrol masa berlaku file melalui API (membuat, membaca, memperbarui, hingga menghapus). Pengguna pun dapat melihat, namun tidak dapat mengedit masa berlaku file dalam dialog berbagi. Baca juga: Menetapkan Nilai Default Label File Google Drive Mulai menggunakan kapabilitas Saat bekerja dengan pihak eksternal, Anda mungkin ingin membatasi akses mereka ke file tertentu di Google Drive. Untuk file di My Drive, Anda dapat menentukan masa kedaluwarsa akses untuk membatasi atau mengakhiri akses ke file tersebut menggunakan kapabilitas ini. Ketika Anda menetapkan masa kedaluwarsa, peran akses akan terpengaruh dengan cara berikut: Untuk file, Anda dapat menambahkan tanggal kedaluwarsa bagi viewers, commenters, editors, dan published viewers jika file mendukung pratinjau aplikasi Published. Untuk folder, Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa bagi viewers dan commenters. Jika Anda menetapkan tanggal kedaluwarsa editor pada folder, maka perannya akan berubah menjadi viewer. Namun, Anda bisa tetap mengubah perannya menjadi commenter dan mempertahankan masa kedaluwarsa akses mereka. Baca juga: Cara Menemukan File Lebih Cepat dengan Search Chips di Google Drive Menambahkan, mengubah, atau menghapus masa kedaluwarsa akses Buka file di Google Drive. Klik Share. Cari nama pengguna yang ingin Anda atur masa kedaluwarsa aksesnya. Di samping nama pengguna, klik panah ke bawah, lalu klik Add expiration. Untuk menyetel masa kedaluwarsa menjadi 30 hari, klik Send. Jika Anda ingin mengubah tanggal kedaluwarsa default, klik Edit dan pilih tanggal kedaluwarsa dari kalender. Jika ingin menghapus masa berlaku akses, klik Remove expiration. Klik Done dan Send. Ketersediaan Photo Credit: rawpixel.com (Freepik) Kapabilitas ini sudah tersedia bagi developer melalui Google Drive API. Tersedia bagi seluruh pelanggan Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, serta Education Plus.  Namun kapabilitas tidak tersedia bagi pelanggan Workspace edisi Essentials Starter, Business Starter, Frontline Starter, Frontline Standard, Nonprofits, serta pengguna dengan Google Account pribadi.  Baca juga: Pembaruan Setelan Google Drive, Apa yang Berubah? Saat bekerja dengan pihak eksternal, Anda mungkin ingin membatasi akses mereka ke file tertentu di Google Drive. Untuk file di My Drive, Anda dapat menetapkan masa kedaluwarsa akses untuk membatasi atau mengakhiri akses ke file tersebut menggunakan kapabilitas ini. Dengan begitu, keamanan file Anda yang tersimpan di Drive pun tetap terjaga. Kapabilitas ini tersedia bagi pelanggan Google Workspace for Business. Anda bisa mendapatkannya melalui EIKON Technology. Kami merupakan official reseller Google Workspace Indonesia. Untuk informasi lebih lanjut mengenai implementasi solusi, silakan hubungi kami di sini!

Google Workspace

Menetapkan Nilai Default Label File Google Drive

 Sebelumnya, administrator Workspace dapat membuat, memublikasikan, dan menggunakan label Google Drive untuk menerapkan klasifikasi tingkat file. Fitur ini membantu pengguna mengatur, menemukan, dan mematuhi kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan item Drive. Per 12 April 2023, Google memperluas kemampuan klasifikasi otomatis label Drive untuk mendukung penyetelan nilai label default di samping kemampuan yang sudah ada saat ini untuk menerapkan label secara default. Dengan klasifikasi otomatis ini, admin dapat membuat aturan penambahan label saat file dibuat atau saat kepemilikan file ditransfer. Label default Google Drive Pembaruan ini dapat membantu perusahaan Anda memastikan label penting diterapkan ke file saat pembuatan file. Selain itu, administrator juga dapat menjadikan pemberian label sebagai syarat untuk menegakkan kebijakan tertentu, seperti Data Loss Prevention (Pencegahan Kebocoran Data). Dengan nilai default, konfigurasi label administrator akan lebih spesifik. Fitur ini juga memberikan lebih banyak fleksibilitas kontrol kebijakan saat menetapkan standar kebijakan default perusahaan sehingga administrator tidak perlu kesulitan dalam menetapkan dan mengubah kebijakan. Baca juga: Pembaruan Setelan Google Drive, Apa yang Berubah? Mulai menggunakan fitur Photo Credit: Freepik Untuk mulai menerapkan label saat pemuatan file, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini: Masuk ke konsol Google Admin. Di konsol Admin, masuk ke Menu > Security > Access and data control > Data classification. Jika Anda belum memiliki label apa pun di label manager, maka: Klik opsi Create labels. Buat label baru sesuai kebutuhan Anda. Apabila dibutuhkan, klik Turn on labels untuk mengaktifkan label di dalam label manager. Di bawah opsi Default classification, tepat di sebelah Drive and Docs, klik Manage. Untuk menerapkan pengaturan ini ke semua orang, centang organizational unit (OU) teratas. Namun jika Anda ingin menerapkan pengaturan pada beberapa orang saja, pilih OU turunan atau configuration group. Katakanlah administrator memilih configuration group “Keuangan”, maka pengaturan ini hanya akan berlaku pada file yang dibuat oleh divisi Keuangan perusahaan Anda. Penting untuk diingat, jika ada end-user yang merupakan anggota dari OU dan grup yang menerapkan kebijakan klasifikasi data, maka yang berlaku adalah label grup (hingga limit 20 label). Klik Select labels > Add Label. Pilih label yang ingin Anda gunakan. Perlu diingat, Anda tidak dapat menerapkan kebijakan klasifikasi data dengan label yang dinonaktifkan, label yang diubah tanpa pemberitahuan, atau label yang tidak memiliki daftar bidang dengan daftar pilihan. Opsional, Anda juga dapat menentukan nilai default untuk bidang daftar pilihan. Tentukan nilai dari opsi yang tersedia dan kemudian klik Save. Untuk bidang dengan pilihan ganda, Anda dapat memilih lebih dari satu opsi default. Catatan: Nilai bidang default yang ditetapkan pada grup end-user lebih diutamakan dibanding nilai kolom default yang ditetapkan untuk OU pengguna. Jika end-user tergabung lebih dari satu grup maka nilai bidang default akan diterapkan sesuai urutan prioritas grup. Klik Continue. Jangan lupa untuk mengecek kembali label yang sudah dipilih. Klik Save. Halaman Apply labels akan menampilkan label yang diterapkan di bawah Configuration yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Baca juga: Peningkatan Kapabilitas Pemindahan Folder di Google Drive, Seperti Apa? Ketersediaan fitur Photo Credit: Freepik Fitur terbaru Drive untuk Workspace ini diluncurkan secara bertahap, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal mulai dari tanggal 12 April 2023 (kemungkinan akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur). Fitur ini tersedia bagi seluruh pelanggan Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, dan Education Standard. Namun fitur ini tidak tersedia bagi pelanggan Google Workspace Essentials, Business Starter, Education Fundamentals, the Teaching and Learning Upgrade, Nonprofits, Frontline, serta rangkaian G Suite Basic dan G Suite Business. Fitur juga tidak tersedia untuk Google Account pribadi. Baca juga: Berbagi File di Google Drive Kini Makin Mudah dengan Sharing Suggestion Fitur nilai label default ini akan membantu Anda dalam memastikan penerapan kebijakan Data Loss Prevention. Itu artinya, dengan menerapkan fitur baru ini, Anda dapat mencegah terjadinya kehilangan data yang tersimpan dalam Drive perusahaan. Fitur baru ini bisa Anda nikmati dengan berlangganan Google Workspace for Business yang telah tersedia di EIKON Technology. Sebagai official reseller untuk produk Workspace, kami menyediakan solusi implementasi resmi yang menyeluruh. Informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini.

Google Workspace

Cara Menemukan File Lebih Cepat dengan Search Chips di Google Drive

Bulan Februari 2023 lalu, Google mengumumkan beberapa fitur tambahan yang menawarkan pengalaman baru melalui kapabilitas smart canvas, termasuk penyempurnaan Google Drive yang akan membantu Anda menyelesaikan tugas yang paling sering dilakukan dengan lebih cepat. Pada tanggal 30 Maret 2023 lalu, Google memperkenalkan search chips yang memungkinkan Anda memfilter pencarian menurut kriteria tertentu, seperti jenis file, pemilik file, dan tanggal terakhir diubahnya file. Pemfilteran berdasarkan kriteria ini akan membantu Anda mempersempit dan menemukan file yang relevan dengan lebih cepat dalam tampilan apa pun di seluruh Drive. Tentang search chips Google Drive Photo Credit: Google Workspace Updates Sebagai bagian dari smart canvas, search chips di Google Drive hadir untuk memudahkan Anda dalam menyederhanakan dan mendelegasikan tugas yang dikerjakan di Workspace. Dengan smart chips, Anda bisa menerapkan filter dalam melakukan pencarian di Drive. Katakanlah Anda ingin mencari sebuah file dengan format .PDF. Untuk mempersingkat waktu, klik tab search chips (ada di bagian sebelah kanan bilah pencarian Drive). Secara otomatis, akan terbuka dropdown menu yang menampilkan opsi pemfilteran. Klik opsi PDF untuk mempersempit pencarian Anda dengan Drive. Jadi, proses pencarian file pun akan menjadi lebih singkat. Baca juga: Memperkenalkan Fitur Baru Smart Canvas Google Sheets dan Docs Pengaturan smart chips Photo Credit: rawpixel Untuk menggunakan smart chips di Drive tidak diperlukan pengaturan tambahan apa pun dari administrator. Setelah tanggal perilisan fitur, smart chips akan muncul secara otomatis di halaman Drive Anda. Administrator dapat mengunjungi halaman ini untuk mempelajari lebih lanjut mengenai pencarian file di Google Drive. Baca juga: Smart Canvas, Kolaborasi Terbaru Milik Google Workspace Ketersediaan fitur Kapabilitas search chips Google Drive dirilis dalam extended rollout mulai dari tanggal 30 Maret 2023 untuk domain rilis cepat (kemungkinan memerlukan waktu lebih dari 15 hari ke depan). Kemudian untuk domain rilis terjadwal, dilakukan perilisan bertahap mulai dari kuartal kedua tahun 2023 ini. Smart chips tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace, termasuk bagi mereka yang masih menggunakan rangkaian produktivitas G Suite Basic dan G Suite Business lama. Kapabilitas ini juga tersedia bagi pemilik Google Account pribadi. Cara menemukan file di Google Drive Anda dapat mencari file di Google Drive menggunakan file yang direkomendasikan, search chip, maupun pencarian manual. Drive telah menyediakan opsi pemfilteran untuk memudahkan Anda dalam menemukan file. Pencarian dengan search chips memungkinkan Anda untuk melakukan pencarian dengan filter: Jenis file; Pemilik file (termasuk untuk file yang dibagikan kepada Anda); Tanggal sunting file terakhir. Search chips bisa ditemukan pada bagian bawah bilah pencarian dan akan langsung melakukan pencarian pada file, folder, dan subfolder pada halaman Drive yang sedang Anda buka (misalnya, My Drive, Recent, atau Trash). Untuk menghapus search chips, klik ikon “x” di sebelah kanan chip. Sedangkan untuk menghapus seluruh search chips yang ada, klik ikon “x” di bagian akhir chips. Baca juga: Interaksi File Lebih Mudah di GSheets dengan Fitur Smart Chips, Apa Itu? Agar tidak tertinggal fitur baru dari smart canvas, pastikan Anda telah berlangganan Google Workspace. Telah tersedia beberapa edisi Workspace yang khusus ditujukan untuk penggunaan skala besar seperti Business dan Education. Tingkatkan produktivitas di lingkungan kerja Anda dengan Google Workspace. Kini telah tersedia di EIKON Technology, Untuk mulai memilih paket berlangganan, silakan klik di sini.

Google Workspace

Pembaruan Setelan Google Drive, Apa yang Berubah

Bulan Desember 2022 lalu, Google Drive mengumumkan akan mengubah setelan shared drive bagi pengelola konten (content managers). Pembaruan tersebut memungkinkan pengelola konten untuk lebih leluasa mengubah shared drive, Tanggal 13 Februari 2023 lalu, pembaruan setelan Google Drive tersebut resmi diluncurkan. Setelah pembaruan, seluruh pengelola konten akan memiliki kapabilitas untuk berbagi folder secara default, di samping kapabilitas mereka saat ini yang dapat menyunting, mengatur ulang, dan menghapus konten shared drive. Pembaruan setelan shared drive di Google Drive Sebelumnya, pengelola konten shared drive di Google Drive hanya dapat menyunting, mengatur ulang, dan menghapus konten yang ada di dalam shared drive. Namun setelah pembaruan setelan Google Drive ini mereka dapat membagikan folder. Pengaturan tersebut bahkan aktif secara default setelah pembaruan resmi diluncurkan. Dengan begitu, pengguna dapat lebih mudah mengelola akses ke data mereka. Photo Credit: Google Workspace Updates Penting untuk diingat, pembaruan ini berlaku pada administrator, developer, dan juga end user Google Drive. Pengaturan default hanya akan aktif pada shared drive yang baru dibuat, sementara shared drive lama akan tetap mengikuti preferensi lama administrator. Bersamaan dengan pembaruan setelan shared drive, Google juga mengumumkan metode Drive API baru yang memungkinkan developer memperbarui setelan baru bagi pengelola konten untuk mengubah shared drive secara terprogram. Misalnya, jika Anda ingin mengubah setelan untuk sebagian besar shared drive yang ada secara massal, Anda dapat menulis dan menjalankan skrip untuk melakukannya atau menggunakan GAM command line tool. Baca juga: Peningkatan Kapabilitas Pemindahan Folder di Google Drive, Seperti Apa? Mulai menggunakan fitur Bagi administrator, setelan baru Google Drive ini akan aktif secara default setelah peluncuran. Untuk menonaktifkan setelan, masuk ke menu Sharing settings di bagian Drive and Docs yang ada di Admin Console > gulir ke bagian Shared drive creation > ganti Allow content managers to share folders ke opsi OFF. Kemudian untuk developer Drive, Google telah menyediakan halaman dokumentasi khusus mengenai Google Drive API yang dapat diakses di sini. Untuk end user, dapat mempelajari lebih lanjut mengenai setelan shared drive di sini. Baca juga: Berbagi File di Google Drive Kini Makin Mudah dengan Sharing Suggestion Ketersediaan fitur Photo Credit: creativeart (Freepik) Pembaruan setelan Google Drive dirilis secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun untuk domain rilis terjadwal dan dimulai pada tanggal 13 Februari 2023 (membutuhkan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur di seluruh pengguna). Sedangkan untuk Drive API, perilisan juga dilakukan secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun untuk domain rilis terjadwal dan dimulai pada tanggal 13 Februari 2023 (membutuhkan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur di seluruh pengguna). Pembaruan setelan ini tersedia bagi seluruh pelanggan Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Nonprofits. Pembaruan juga tersedia bagi pelanggan G Suite Business (pendahulu Workspace). Namun pembaruan tidak tersedia untuk pelanggan Google Workspace Business Starter, Frontline, G Suite Basic, serta pengguna dengan Google Account pribadi. Baca juga: Penambahan Kontrol Untuk Waktu Akses File Google Drive Bagi Anda yang ingin menikmati pembaruan setelan Google Drive ini, bisa memulai dengan berlangganan paket Workspace for Business untuk perusahaan atau Workspace for Education untuk instansi pendidikan. Keduanya bisa Anda dapatkan di EIKON Technology, yang memastikan paket langganan Anda adalah produk asli dan berlisensi. Proses implementasinya pun menyeluruh, mulai dari perencanaan hingga penerapan. Hubungi kami di sini untuk informasi lebih lanjut!

Google Workspace

Peningkatan Kapabilitas Pemindahan Folder di Google Drive, Seperti Apa

Sebelumnya, pada bulan April 2022 lalu, Google mengumumkan akan meluncurkan peningkatan kapabilitas pemindahan folder di Google Drive. Pada tanggal 18 Januari 2023, peningkatan tersebut dirilis dalam versi beta. Dengan memanfaatkan peningkatan tersebut, end user akan lebih mudah memindahkan folder dari My Drive ke drive bersama. Peningkatan kapabilitas pemindahan folder Google Drive Pada tahun 2022 lalu, kapabilitas untuk memindahkan folder dari My Drive ke drive bersama hanya terbatas untuk administrator dan dalam versi beta saja. Kali ini, Google Drive memperluas jangkauan kapabilitas tersebut untuk end user. Dengan begitu, kini end user bisa lebih fleksibel dalam membagikan file dan folder mereka, sekaligus mencegah terjadinya kebocoran akses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab (permission escalations). Bukan hanya itu, Google Drive juga meningkatkan kapabilitas My Drive dan drive bersama, sehingga pengalaman berbagi pengguna akan lebih mulus dan aman. Sebelumnya, saat administrator akan memindahkan folder dari My Drive ke drive bersama, semua Editors pun diubah menjadi Contributors dalam setelan default. Kini, saat administrator atau end user memindahkan folder dari My Drive ke drive bersama, status Editors akan berubah menjadi Content managers. Pembaruan ini akan mengarah pada retensi kemampuan pengguna dalam mengatur konten serta berbagi folder, secara mulus dan aman. Baca juga: Berbagi File di Google Drive Kini Makin Mudah dengan Sharing Suggestion Mulai menggunakan fitur Administrator Untuk mengajukan permohonan versi beta, administrator bisa mendaftar di sini. Jika permohonan diterima, silakan kunjungi Help Center untuk mempelajari lebih lanjut mengenai cara memindahkan file dan folder dari My Drive ke drive bersama. Google Drive juga telah menyediakan dokumentasi mengenai cara berbagi izin atau peran pengguna yang bisa Anda akses di sini. Photo Credit: Google Workspace Updates End user Setelah beta diaktifkan oleh administrator, pengguna dapat langsung melakukan pemindahan dengan memilih folder yang diinginkan dan kemudian mengeklik “Move to” di menu folder (terletak di toolbar). Silakan kunjungi Help Center untuk mempelajari lebih lanjut mengenai cara memindahkan file dan folder ke drive bersama. Baca juga: Cara Mengunduh File Terenkripsi Client-Side dengan Google Drive Android dan IOS Ketersediaan fitur Photo Credit: senivpetro (Freepik) Google Drive akan mulai menerima domain baru permohonan versi beta program ini mulai pertengahan bulan Januari 2023. Anda dapat mengajukan permohonan di sini. Sedangkan untuk update ke user roles dilakukan secara bertahap, baik itu untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Perilisan dimulai tanggal 18 Januari 2023 (kemungkinan memerlukan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur). Permohonan versi beta ini terbuka untuk seluruh pelanggan  Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Nonprofits, termasuk pelanggan paket G Suite Business lama. Permohonan tidak tersedia untuk pelanggan Google Workspace Business Starter, Frontline, serta G Suite Basic lama. Versi beta juga tidak tersedia bagi pengguna dengan Google Account pribadi. Baca juga: Potong dan Tempel File Lebih Mudah di Google Drive Web dengan Shortcut Keyboard Dengan hadirnya peningkatan kapabilitas Google Drive ini, Anda dapat memindahkan file dan folder dari My Drive ke drive bersama secara lebih mudah dan aman. Apakah Anda tertarik dengan kapabilitas ini? Peningkatan kapabilitas terbaru dari Google Drive ini bisa Anda nikmati dengan berlangganan paket Google Workspace for Business melalui EIKON Technology yang menyediakan solusi implementasi secara menyeluruh, dari tahap perencanaan hingga penerapan. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa klik di sini!

Google Workspace

Berbagi File di Google Drive Kini Makin Mudah dengan Sharing Suggestion

Berbagi file dan folder merupakan salah satu fitur yang banyak digunakan oleh pengguna Google Drive. Pada tanggal 16 November 2022 lalu, Google meluncurkan kapabilitas baru yang akan memudahkan pengguna Drive dalam berbagi file maupun folder. Kapabilitas tersebut berupa sharing suggestion yang akan memudahkan pengguna menemukan penerima file atau folder yang mereka bagikan. Bagaimana cara kerjanya? Sharing suggestion Google Drive Photo Credit: Google Workspace Updates Salah satu hal yang menghambat proses berbagi file atau folder adalah pihak pengirim kesulitan menemukan penerima. Hal ini sangat umum terjadi, terutama jika Anda sering berbagi file dengan banyak orang selama beberapa waktu. Sebagai solusi, Google Drive meluncurkan kapabilitas sharing suggestion yang akan memudahkan Anda menemukan akun penerima file. Dengan kapabilitas baru ini, penerima yang disarankan akan muncul di kotak dialog, sehingga kolaborasi di tempat kerja Anda pun menjadi lebih efisien. Sharing suggestion membantu pengguna berbagi konten di Drive dengan lebih cepat dan efisien, serta dapat membantu mengurangi berbagi berlebihan. Kapabilitas ini menghormati kebijakan berbagi tempat kerja Anda dan tidak menyertakan pihak luar (meskipun pengguna telah berbagi dengan mereka sebelumnya). Baca juga: Cara Lain untuk Berkolaborasi Dengan Visitor Sharing di Google Drive Mulai mengaktifkan sharing suggestion Photo Credit: Google Workspace Updates Sharing suggestions akan aktif secara default di Google Drive mulai dari tanggal 16 November 2022. Meski begitu, Anda bisa tetap menyesuaikannya dengan kebijakan berbagi file di tempat kerja Anda. Selain itu, administrator pun dapat mengatur status sharing suggestion pengguna yang masih berada dalam satu lingkungan kerja. Pengaturannya cukup mengikuti langkah-langkah berikut ini: Masuk ke konsol Google Admin Anda. Di konsol Admin, buka Menu > Apps > Google Workspace > Drive and Docs. Klik Sharing settings > Sharing suggestions. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi (OU) teratas dipilih. Jika tidak, pilih OU turunan atau grup konfigurasi. Centang kotak untuk mengaktifkan sharing suggestion atau hapus centang untuk menonaktifkannya. Klik Save. Jika mengonfigurasi OU atau grup, tersedia pula opsi Override dan Inherit konfigurasi dari OU induk atau membatalkan setelan grup. Perubahan bisa memakan waktu hingga 24 jam, namun umumnya terjadi lebih cepat. Baca juga: Penambahan Kontrol untuk Waktu Akses File Google Drive Cara berbagi file dari Google Drive Anda dapat berbagi file dan folder yang tersimpan di Google Drive dengan siapa saja. Saat berbagi dari Google Drive, Anda dapat mengontrol apakah orang dapat mengedit, mengomentari, atau hanya melihat file. Saat Anda berbagi konten dari Google Drive, kebijakan program Google Drive berlaku. Berikut adalah cara untuk membagikan file Drive: Membagikan satu file Di komputer, buka Google Drive, Docs, Sheets, atau Slides. Klik file yang ingin Anda bagikan. Klik Share. Membagikan banyak file Di komputer, buka drive.google.com. Tahan tombol Shift pada keyboard dan pilih dua file atau lebih. Di kanan atas, klik Share. Ketersediaan sharing suggestion Kapabilitas sharing suggestion ini dirilis secara bertahap mulai pada tanggal 16 November 2022, untuk domain rilis cepat (perilisan mungkin memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur) dan tanggal 30 November 2022 untuk domain rilis terjadwal (perilisan mungkin memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur). Kapabilitas tersedia untuk seluruh pelanggan Google Workspace, termasuk bagi mereka yang berlangganan G Suite Basic dan G Suite Business. Namun sharing suggestion belum tersedia bagi pemilik Google Account pribadi. Baca juga: Trust Rules untuk File Google Drive Kini Tersedia untuk Umum, Apa yang Berubah? Dengan hadirnya sharing suggestion ini, Anda bisa lebih cepat berbagi file maupun folder Google Drive. Artinya, kolaborasi kerja pun jadi lebih efisien karena Anda tak perlu lagi makan waktu lama untuk berbagi file. Apakah Anda tertarik dengan kapabilitas ini? Sharing suggestion bisa Anda nikmati dengan berlangganan paket Google Workspace for Business melalui EIKON Technology yang menyediakan solusi implementasi secara menyeluruh, dari tahap perencanaan hingga penerapan. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa klik di sini!

Google Workspace

Trust Rules untuk File Google Drive Kini Tersedia untuk Umum, Apa yang Berubah

Pada Juli 2022 lalu Google mengumumkan open beta untuk trust rules berbagi file di Google Drive. Mulai awal November 2022 ini, fitur tersebut akan tersedia untuk pelanggan Google Workspace yang memenuhi syarat. Lalu, apa yang berubah setelah trust rules Drive tersedia untuk umum? Mengenal apa itu trust rules file Google Drive Photo Credit: Google Workspace Updates Trust rules atau aturan kepercayaan akan memberikan administrator lebih banyak kontrol terhadap bagaimana file dapat dibagikan, baik di dalam maupun di luar perusahaan mereka. Misalnya, admin dapat membatasi apa yang dapat diakses oleh departemen tertentu dibandingkan dengan departemen lain yang masih ada di satu perusahaan. Trust rules dapat diaktifkan melalui konsol Admin. Setelah diaktifkan, aturan ini akan menggantikan “Sharing options” di bagian Google Drive di konsol Admin. Setelan berbagi Drive yang ada akan otomatis menjadi trust rules. Namun perlu diingat, perubahan ini ini tidak akan mengubah setelan berbagi atau konfigurasi keamanan yang ada. Berikut adalah beberapa kegunaan trust rules di Google Drive: Mengatur file pengguna yang dapat dibagikan dengan pengguna lain, baik dalam lingkup internal maupun eksternal. Mengatur pengguna mana yang dapat menerima file dari pengguna internal atau eksternal. Mengatur pengguna internal atau eksternal mana yang dapat diundang dan menambahkan item ke drive bersama Trust rules memberikan fleksibilitas dalam menetapkan batasan kolaborasi. Itu artinya, aturan ini dapat membantu Anda mengamankan informasi sensitif dan menjaga kepatuhan terhadap standar dan peraturan keamanan perusahaan. Baca juga: Cara Lain untuk Berkolaborasi Dengan Visitor Sharing Di Google Drive Mulai mengaktifkan trust rules Photo Credit: Google Workspace Updates Mengaktifkan trust rules ini memerlukan pengaturan dari administrator di lingkup kerja Anda. Untuk detail pengaturannya dapat Anda simak pada penjelasan di bawah ini: Admin: Admin yang memenuhi syarat dapat mengaktifkan fitur ini di konsol Admin dengan masuk ke menu Rules > Turn on trust rules. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai trust rules pada file Google Drive, Anda bisa mengunjungi halaman ini. Pengguna akhir: Pengaturan trust rules dari Admin akan menentukan dengan siapa Anda dapat berbagi dan berkolaborasi file Google Drive. Baca juga: Sinkronkan File Terenkripsi Client-Side dengan Google Drive for Desktop Ketersediaan fitur  Fitur trust rules untuk Google Drive ini dirilis melalui domain rilis cepat dan domain rilis terjadwal secara bersamaan. Rilis penuh selesai pada tanggal 8 November 2022. Trust rules Google Drive tersedia untuk para pelanggan Google Workspace Enterprise Plus, Enterprise Standard, Education Plus, dan juga Education Standard Customers. Namun fitur ini masih belum tersedia bagi para pelanggan Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, dan juga Nonprofits, termasuk mereka yang masih menggunakan rangkaian produktivitas G Suite Basic serta G Suite Business. Baca juga: Potong Dan Tempel File Lebih Mudah di Google Drive Web dengan Shortcut Keyboard Dengan hadirnya trust rules di Google Drive, Anda dapat membuat kebijakan terperinci untuk mengontrol siapa yang bisa mendapatkan akses ke file Google Drive. Kebijakan Anda bahkan dapat berlaku untuk pengguna individu, organizational unit (OU), maupun domain. Google Drive terus berupaya untuk meningkatkan keamanan data para pengguna, salah satunya adalah dengan menghadirkan trust rules ini. Kini Anda dapat menikmatinya dengan berlangganan Google Workspace melalui EIKON Technology yang merupakan partner resmi Google untuk Indonesia. Untuk informasi mengenai instalasi dan penerapan, silakan klik di sini!

Scroll to Top