5 Langkah Penting Untuk Menjaga Keamanan Data Untuk Google Apps Admin

Menjaga Keamanan Data – Ada beberapa elemen kritis yang perlu diwaspadai dalam domain Anda untuk menjaga keamanan data perusahaan. Hal ini menjadi tantangan baru mengingat pertumbuhan aplikasi cloud yang sangat cepat.

Ada beberapa kesamaan dari permasalahan yang kerap ditemui oleh Google Apps admin. Berikut ini saya telah merangkum 5 area yang perlu Anda monitor sebagai Google Apps admin untuk menjaga keamanan data pada domain dan user, bahkan juga bisa memangkas biaya:

1. Tentukan Banyaknya Jumlah Super Admin

Angka pertama yang penting adalah menentukan jumlah super admin pada domain Anda. Super admin memegang kunci utama untuk domain Anda. Anda harus betul-betul memastikan ada alasan yang kuat dibalik pemberikan akses super admin pada admin bila sewaktu-waktu diperlukan. Anda tentu tidak ingin mengambil resiko, bukan?

Tips untuk akses admin:

• Pastikan Anda memiliki lebih dari satu super admin, namun juga tidak terlalu banyak. Hal ini penting mengingat super admin memiliki akses level tertinggi pada domain Anda, sehingga tidak akan terjadi masalah besar ketika sewaktu-waktu ada hal yang mendesak saat super admin sedang cuti.
• Lakukan review kebijakan akses admin secara berkala (tiap 90 – 180 hari) untuk semua admin dan super admin.
• Manfaatkan fitur custom admin roles saat mendelegasikan beberapa akses super admin pada admin untuk memastikan admin memiliki akses yang hanya diperlukan.
• Gunakan autentikasi 2 faktor (two factor authentication) untuk semua super admin, bahkan ketika single sign-on (SSO) telah dilakukan. Super admin dapat melewati SSO dan masuk ke Google Admin Console dari mana saja.

2. Jumlah sharing dokumen secara Publik

Apakah Anda mengetahui seberapa sering karyawan melakukan sharing dokumen secara publik? Sharing dokumen secara publik tentunya sering dilakukan, dan penting untuk berkolaborasi dan berkomunikasi, tapi sharing secara publik juga dapat memberi resiko pada perusahaan.

Tips mengenai sharing dokumen publik:

• Anda dapat mengkonfigurasi unit organisasi untuk membatasi sharing publik bila diperlukan
• Aturlah pengaturan default untuk menghindari kesalahan sharing. Atur semuanya pada pengaturan privat dan konfirmasi ulang saat user men-share dokumen secara publik pada domain lain.
• Anda dapat memanfaatkan solusi Data Loss Prevention seperti yang dimiliki oleh Bettercloud, aplikasi keamanan tambahan pada Google Apps, untuk untuk memonitor sharing dalam waktu dekat secara real-time.
• Review proses dan kebijakan terkait dokumen sharing dan transfer saat user sudah tak bekerja di perusahaan Anda lagi.

3. Banyaknya jumlah user yang ter-Suspend

User yang ter-suspend tidak sama dengan user yang Anda delete. Google akan tetap menagihkan biaya untuk user yang ter-suspend karena jumlah user yang ada tidak berkurang. Memang, ada saatnya Anda perlu men-suspend user bila diperlukan — namun menjaga jumlah user yang di-suspend pada domain Anda di angka tertentu dapat membantu menekan angka pengeluaran.

Tips berkaitan dengan user yang ter-suspend:

• Batasi lama waktu suspensi hanya untuk beberapa saat saja.
• Bila Anda berencana menghapus user tersebut, pastikan untuk membackup semua data dan dokumen yang ada dengan aplikasi backup data yang terpercaya keamanannya.

4. Perhatikan jumlah storage yang tersisa

Perhatikan angka storage yang tersisa pada Google Drive untuk menghindari kehabisan kapasitas storage, kecuali Anda berlangganan Google Apps unlimited yang memungkinkan Anda memiliki jumlah Drive storage yang tak terbatas.

Tips mengatur storage:

• Biasanya Anda akan menerima notifikasi ketika angka storage sudah mendekati limit, sebagai admin Anda harus secara proaktif menyediakan kebutuhan storage untuk user.
• Pantaulah apabila ada lonjakan pada kapasitas storage yang tidak biasanya terpakai oleh user. Ada banyak alasan dibalik hal ini, namun tidak ada salahnya memonitor user untuk menghindari storage yang terbuang percuma atau bahkan tindakan yang berbahaya.
• Buatlah kebijakan untuk user yang meminta kapasitas storage tambahan serta pastikan Anda mengerti alasan user tersebut meminta storage tambahan.
• Lakukan kebijakan retensi email. Beberapa orang terkadang masih menyimpan semua email yang pernah diterima, walaupun telah beberapa tahun lamanya.
• Sarankan pada user Anda untuk memindah dokumen menggunakan ekstensi Google file karena Drive tidak menghitung kapasitas data yang menggunakan ekstensi Google file.

5. Banyaknya jumlah aplikasi cloud yang mengakses domain Anda

Anda perlu memastikan resiko apa yang mungkin ditimbulkan dari aplikasi cloud yang digunakan pada domain dan pastikan hal tersebut tidak mempengaruhi keamanan data Anda.

Tips untuk aplikasi cloud yang aman:

• Anda dapat menggunakan Google Admin Console untuk membatasi akses dari beberapa aplikasi cloud untuk mengakses data dalam domain Anda.
• Komunikasikan pada user untuk memahami kebijakan yang Anda buat. Pastikan mereka mengerti kebijakan apa yang telah disetujui bersama terkait penggunaan aplikasi pihak ketiga. Hal ini perlu untuk melindungi perusahaan dari resiko tertentu yang dapat timbul dari penggunaan aplikasi tersebut.

Keamanan pada Google Apps adalah suatu hal yang harus diperhatikan oleh seluruh admin. Untuk membantu memudahkan admin dalam mengelola keamanan data perusahaan, tak ada salahnya untuk mencoba aplikasi keamanan tambahan yang khusus untuk Google Apps seperti Bettercloud.

Bettercloud memiliki fitur-fitur yang khusus dan spesifik ditujukan untuk meningkatkan keamanan data yang tidak tersedia pada Google Apps biasa. Anda dapat mencoba trial gratis selama 30 hari disini:

better cloud