5 Tips Mengatur Budget Departemen IT ,Hemat Hingga 60%!!

By EIKON Technology Last updated Mar 23, 2021 0

Productivity

Tips Mengatur Budget Departemen IT – Semakin besar suatu perusahaan maka semakin besar pula biaya yang dikeluarkan sebuah perusahaan. Ya, itulah hal yang pasti terjadi. bisa untuk menambah pegawai, biaya operasional, biaya promosi atau pembuatan sistem perusahaan. Oleh karena itu untuk mengatur pengeluaran perusahaan maka dilakukan budgeting oleh setiap divisi. Tidak terkecuali mengatur budget departemen IT untuk maintenance cost, operasional IT ataupun untuk membuat sistem atau teknologi baru untuk mendukung strategi perusahaan.

Pengertian budgeting di perusahaan adalah proses menganggarkan kebutuhan dana yang kemudian disusun secara terurut sesuai dengan prioritasnya. Bisa berdasarkan kebutuhan dari jangka pendek hingga jangka panjang atau berdasarkan kebutuhan dari yang termurah hingga yang termahal.

Dalam sebuah perusahaan, departemen IT merupakan salah satu departemen yang memerlukan biaya yang cukup besar dikarenakan selain bertugas untuk menjaga keamanan data dengan security system yang baik juga bertugas melakukan inovasi atau improvement dengan teknologi terbaru yang dapat membuat pekerjaan seluruh karyawan menjadi lebih sederhana dan efektif. Jika departemen IT tidak melakukan budgeting dengan baik maka akan membuat perusahaan semakin besar mengeluarkan biaya. Lalu pertanyaannya bagaimana cara mengatur budget untuk departemen IT agar biaya yang dikeluarkan bisa sesuai dengan kebutuhan?

Berikut 5 Tips Mengatur Budget Departemen IT

1. Riset Kebutuhan Perangkat Yang Perlu Diperbarui

Riset merupakah hal yang wajib dilakukan sebelum mengambil keputusan. Tujuannya agar apa yang Anda putuskan sesuai dengan apa yang sebenarnya Anda butuhkan. Maka tips yang pertama adalah melakukan riset kebutuhan perangkat yang perlu diperbarui dengan cara mengecek kondisi setiap perangkat. Misal PC, maka dapat dicek dengan kecepatan processor dari komputer tersebut. Yang kedua mengecek kecepatan koneksi internet apakah terjadi perlambatan koneksi atau tidak. Selanjutnya dapat disesuaikan dengan perangkat yang ada di masing-masing perusahaan.

2. Mengelompokkan Kebutuhan Sesuai Dengan Prioritas

Tips ini membantu menyaring kebutuhan yang telah Anda riset dengan keputusan yang akan Anda ambil untuk mengatur budget di departemen IT. Caranya adalah dengan melihat 4 status di bawah ini.

Dari riset yang telah dilakukan dan ditulis maka tahap yang kedua adalah memberikan status pada daftar perangkat tersebut sesuai dengan gambar yang ada di atas. Contoh :

Butuh Email dengan domain nama perusahaan, Status: important and Urgent
Butuh 5 PC baru. Status: not important and not Urgent
Butuh Meningkatkan Kecepatan Internet. Status: urgent but not important
Butuh Tambahan Printer untuk Pegawai Baru. Status: not important and not urgent

Dari status diatas maka anda bisa mengetahui budget untuk departemen IT dapat diprioritaskan untuk membeli domain dengan nama perusahaan karena statusnya yang penting dan urgent.

3. Membandingkan Harga Sebelum Membeli Produk

Setelah mengetahui kebutuhan prioritas maka langkah selanjutnya adalah membandingkan harganya. Membandingkan harga disini bukan dimaksudkan mencari yang termurah tetapi bertujuan mencari harga yang sesuai dengan kualitas yang diberikan sehingga dana yang dikeluarkan memberikan timbal balik kepuasan pemakainya. Dengan begitu anda sebagai orang yang bertanggung jawab untuk kebutuhan teknologi di perusahaan mendapat apresiasi dan respect dari tim manajemen.

4. Mengganti Perangkat Lama Dengan Teknologi Baru Dengan Fungsi Yang Sama

Kita ambil contoh bahwa banyak perusahaan yang belum / tidak membeli license suatu aplikasi seperti microsoft office karena biayanya yang mahal (sekitar Rp 1.500.000 /user/tahun), sehingga jalan keluarnya adalah menggunakan yang bajakan. Oleh karena itu ada baiknya kita bisa menggunakan aplikasi lain dengan fungsi yang sama untuk mengatur budget pada departemen IT tetap terkontrol salah satunya adalah dengan menggunakan G- Suite

5. Menggunakan G-Suite

G suite merupakan serangkaian layanan produktivitas berbasis cloud computing yang membuat anda dapat bekerja kapanpun dan dimanapun dikarenakan layanan ini sepenuhnya berbasis online.

Layanan dari google ini sudah memenuhi kebutuhan kerja di suatu perusahaan. Mengapa? Karena Anda bisa membuat email dengan nama perusahaan anda sendiri, menulis surat dengan google docs, bisa membuat laporan data dengan google spreadsheet, membuat presentasi dengan google slide dan yang membedakan dengan layanan yang biasa Anda gunakan adalah bisa mengerjakan ini secara bersamaan dalam 1 file dan real time dan juga membuat website dengan google sites .

Mari kita simulasikan biaya jika menggunakan Server Vs G Suite dalam periode 1 Tahun

Dari tabel diatas dapat dijelaskan bahwa kebutuhan untuk departemen IT sangat besar jika perusahaan menggunakan server untuk menyimpan data.

Eikon Technology sebagai Google premiere partner di Indonesia dapat membantu perusahaan Anda untuk mendapatkan layanan Gsuite dan menghemat budget untuk perusahaan anda.