EIKON Technology

logo Eikon
Menu

Email

Gmail, Google Workspace

Peningkatan User Interface Tool Email Log Search di Google Workspace

Untuk meningkatkan aksesibilitas rangkaian produktivitas Workspace, Google baru saja meluncurkan pembaruan antarmuka (interface) Email Log Search atau ELS. Pembaruan ini hadir untuk membantu administrator dalam menemukan informasi lebih cepat. Untuk detail selengkapnya mengenai pembaruan ini, mari simak ulasan berikut. Peningkatan user interface tool Email Log Search Google Workspace Photo Credit: Google Workspace Updates Google Workspace baru saja memperbarui tampilan antarmuka (user interface) untuk tool Email Log Search atau ELS mereka. Pembaruan ini hadir untuk membantu administrator dalam menemukan informasi yang relevan dengan lebih cepat, baik saat kueri mereka sederhana maupun dinamis, Setelah pembaruan, admin dapat menggunakan tab Predefined search untuk penelusuran dasar, seperti: Semua pesan hari ini, kemarin, atau 7 hari terakhir. Pesan yang dikirim atau diterima dalam domain Anda sejak kemarin. Administrator kini juga dapat mengakses tab Custom search saat ingin memperluas parameter pencarian. Ini akan memungkinkan Anda memasukkan informasi tambahan, seperti ID pesan atau IP pengirim ke bidang yang telah ditentukan sebelumnya untuk pencarian yang lebih cepat. Photo Credit: Google Workspace Updates Kapabilitas baru ini memungkinkan administrator segera menemukan dan menyelesaikan masalah pesan email yang hilang, melihat status pesan setelah terkirim, dan banyak lagi. Dengan kata lain, pembaruan ini membantu administrator tetap mengikuti aliran email di domain mereka, terlepas dari jumlah akun yang mereka kelola di Workspace. Baca juga: Notifikasi Email dari Google Workspace Kini Tersedia di Alert Center Mulai memanfaatkan tool ELS membantu Anda menemukan email yang hilang dan memecahkan masalah mengapa email tidak terkirim. Anda juga dapat memeriksa status email setelah dikirim, termasuk informasi tentang label pesan, lokasi pesan, apakah pesan ditandai sebagai spam, dan apakah pesan dihapus setelah dikirim. ELS memungkinkan Anda mencari pesan dengan berbagai jenis kriteria: Berdasarkan pengirim atau penerima di lingkungan kerja Anda. Berdasarkan alamat email, alamat IP, atau domain. Dalam rentang waktu yang telah ditentukan atau dalam rentang tanggal khusus yang ditentukan. Dikirim ke Google Groups atau ke milis lain yang masih ada dalam perusahaan Anda.  Menemukan email dengan pencarian standar ELS Masuk ke konsol Google Admin. Di konsol Admin, buka Menu > Reporting > Email Log Search. Klik tab Predefined search. Nantinya, saat Anda menggunakan ELS kembali, tab ini akan menjadi setelan default. Pada tab Predefined search, pilih opsi: Opsi Penjelasan All messages from today Telusuri semua pesan yang dikirim ke atau dari semua pengguna di perusahaan Anda selama hari ini, mulai pukul 12.00 waktu setempat. All messages since yesterday Telusuri semua pesan yang dikirim ke atau dari semua pengguna di perusahaan Anda dalam 48 jam terakhir. Rentang waktu 48 jam dimulai pada hari sebelumnya, pukul 12.00 waktu setempat. All messages in the last 7 days Telusuri semua pesan yang dikirim ke atau dari semua pengguna di perusahaan Anda dalam 7 hari terakhir. Rentang waktu 7 hari dimulai 7 hari sebelum hari ini, pukul 12.00 waktu setempat. Messages sent from your domain since yesterday Telusuri semua pesan keluar yang dikirim dari domain Anda dalam 48 jam terakhir. Messages received from your domain since yesterday Telusuri semua pesan masuk yang dikirim ke penerima di domain Anda dalam 48 jam terakhir. Klik Search. Hasil penelusuran akan ditampilkan dalam rentang waktu 1 menit hingga 1 jam, menyesuaikan banyaknya pesan yang ditelusuri. Baca juga: Cara Mengatur Visibilitas Warning Banner Gmail Email Melalui Kontrol Admin Baru Ketersediaan Peningkatan kapabilitas ELS ini dirilis secara bertahap, mulai dari tanggal 7 Juni 2023, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal (kemungkinan akan memakan waktu hingga 15 hari ke depan untuk keseluruhan visibilitas). ELS tersedia untuk Workspace edisi Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, the Teaching & Learning Upgrade, Nonprofits, Frontline Starter, dan Frontline Standard. Baca juga: Fitur Baru untuk Email Marketing dari Gmail, Apa Saja Email Log Search atau ELS membantu administrator Workspace menemukan email yang hilang dan memecahkan masalah mengapa email tidak terkirim. Anda juga dapat memeriksa status email setelah dikirim, termasuk informasi tentang label pesan, lokasi pesan, apakah pesan ditandai sebagai spam, dan apakah pesan dihapus setelah dikirim. Untuk menikmati kapabilitas ini, Anda dapat berlangganan Workspace for Business yang tersedia di EIKON Technology. Di samping implementasi solusi, kami juga menyediakan layanan konsultasi untuk memastikan kesesuaian produk dengan kebutuhan Anda. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di sini!

Gmail, Google Workspace, Info

Cara Mengatur Visibilitas Warning Banner Gmail Email Melalui Kontrol Admin Baru

Google baru saja meluncurkan pengaturan tambahan bagi admin Workspace untuk mengontrol warning banner email Gmail yang masuk. Dengan pengaturan tambahan ini, admin dapat menentukan apakah warning banner akan dimunculkan atau tidak pada Workspace end-user. Bagaimana caranya? Mari simak penjelasan berikut! Pengaturan warning banner Gmail email melalui kontrol admin Photo Credit: Google Workspace Updates Sebelumnya, warning banner akan muncul secara otomatis setiap pesan spam atau pesan yang terindikasi sebagai phishing masuk ke inbox Gmail. Namun kini administrator dapat mengatur untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur tersebut sesuai kebutuhan. Pengaturan baru tersebut tersedia di Admin console dapat diakses melalui langkah-langkah berikut:  Apps > Google Workspace > Settings for Gmail > Spam, Phishing, and Malware > Add Another Rule  Sebagai administrator, Anda dapat mempertimbangkan untuk menonaktifkan peringatan ini saat melakukan pelatihan anti-phishing dengan end-user. Opsi baru ini memberikan lebih banyak fleksibilitas seputar visibilitas peringatan ini, bagaimanapun pilihan konfigurasi yang Anda pilih. Baca juga: Client-Side Encryption untuk Gmail Kini Telah Hadir dalam Versi Beta Pengaturan filter spam di Gmail Secara default, Gmail memindai semua email untuk mencari spam. Saat Gmail mendeteksi adanya spam, maka pesan akan langsung dikirim ke folder spam penerima. Administrator tidak dapat menonaktifkan pemindaian spam Gmail. Namun, administrator dapat menggunakan Spam setting untuk membuat filter spam guna menyesuaikan perilaku pemindaian spam Gmail. Dengan menyesuaikan filter spam Gmail, maka Anda dapat mengatur: Pesan dari pengirim pada daftar pengirim yang disetujui tidak ditandai sebagai spam. Pesan dari pengirim di domain Anda tidak ditandai sebagai spam. Pesan spam dikarantina, sehingga Anda dapat meninjaunya sebelum dikirim ke penerima. Pesan dari pengirim massal dipindai lebih dalam untuk mencari spam. Cara menambahkan filter spam di Gmail Photo Credit: rawpixel.com (Freepik) Masuk ke konsol Google Admin. Di konsol Admin, buka Menu > Apps > Google Workspace > Gmail > Spam, Phishing and Malware. Di sebelah kiri, pilih organizational unit (OU). Gulir ke Spam dan klik Configure atau Add another rule. Di kotak Add setting dan masukkan nama unik untuk setelan tersebut. Pilih opsi pemfilteran spam. Gmail menyediakan enam opsi yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan. Di bagian bawah kotak Add setting, klik Save. Verifikasi bahwa setelan baru telah tercantum di tabel Spam setting. Perubahan kemungkinan akan memerlukan waktu hingga 24 jam, tapi biasanya terjadi lebih cepat. Anda juga dapat melacak perubahan di log audit konsol Admin. Baca juga: Perubahan Tampilan Antarmuka Gmail Versi Web, Makin Terintegrasi Mulai menggunakan fitur Warning banner Gmail kini dapat diaktifkan atau dinonaktifkan pada level domain atau OU. Anda cukup mengikuti langkah-langkah yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya untuk mengaktifkan atau menonaktifkan warning banner di Gmail end-user. Pengaturan baru ini dirilis secara bertahap di mulai pada tanggal 17 Februari 2023, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal (kemungkinan memerlukan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas fitur). Ketersediaan fitur Fitur ini tersedia untuk seluruh pelanggan Google Workspace yang dikelola oleh administrator. Itu artinya, fitur tidak berlaku bagi pengguna dengan Google Account pribadi. Pengaturan tambahan ini juga tidak tersedia bagi pelanggan G Suite Basic dan G Suite Business (pendahulu Google Workspace). Baca juga: Kapabilitas Baru Gmail: Lebih Mudah Temukan Ruang Chat dan Spaces Pengaturan tambahan ini memungkinkan administrator untuk mengelola warning banner di setiap akun Gmail end-user mereka. Ini akan sangat memudahkan jika Anda ingin melakukan pelatihan anti-phishing atau untuk sekadar menunjukkan contoh pesan phishing dan malware untuk menjaga keamanan end-user. Seperti yang telah disebutkan, fitur baru ini hadir untuk penggunaan Workspace yang dikelola oleh administrator. Bagi Anda yang membutuhkan Workspace untuk penggunaan skala besar, EIKON Technology menyediakan paket langganan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Kami menyediakan solusi menyeluruh, mulai dari perencanaan hingga penerapan. Untuk mulai konsultasi pemasangan, silakan hubungi kami di sini!

Gmail, Google Meet, Google sheets, Google Workspace

Bagaimana Sebenarnya Cara Filter Spam Gmail Bekerja?

Bisa dibilang, kapabilitas filter spam yang dimiliki Gmail adalah garda terdepan yang melindungi pengguna dari ancaman kejahatan siber. Data dari Google Cloud menunjukkan bahwa kemampuan filtrasi tersebut mampu memblokir lebih dari 99,9% spam, phishing, dan malware agar tidak bisa mencapai kotak masuk pengguna. Seiring waktu, Google juga terus meningkatkan keamanan sistem mereka agar bisa tetap memberi perlindungan yang relevan. Namun sebenarnya, bagaimana cara filter spam yang ada di Gmail bekerja? Mari simak penjelasannya berikut ini. Mengenal filter spam Photo Credit: master1305 (Freepik) Kapabilitas filter spam hadir untuk menghentikan pesan yang tidak diinginkan, tidak diminta atau berbahaya agar tidak masuk ke inbox, sehingga pengguna bisa tetap fokus pada konten yang ingin mereka terima. Perlindungan dan sistem Gmail dirancang mengikuti prinsip tersebut. Pengguna pada dasarnya sudah sangat familier dengan kapabilitas ini. Hanya saja, terkadang timbul pertanyaan mengenai cara kerja alat klasifikasi email buatan Google tersebut. Dalam blog resmi Google disebutkan bahwa pengguna dari berbagai spektrum, mulai dari pengguna individu hingga perusahaan kerap mempertanyakan cara kerja penyaringan spam di Gmail. Sebab, baru-baru ini, muncul beberapa kesalahpahaman mengenai cara kerja penyaringan spam Gmail. Ada yang menilai bahwa filter spam Gmail memang bekerja, tapi tidak konsisten. Umumnya, filter berhasil menyaring spam, namun tak jarang pesan berbahaya tetap masuk ke inbox pengguna. Untuk mengetahui penjelasan mengenai fenomena ini, Anda bisa simak penjelasan pada poin selanjutnya. Baca juga:  8 Tips Memilih Email Hosting yang Teraman dan Terpercaya Cara kerja filter spam Gmail Untuk melindungi pengguna dalam skala besar, Gmail mengandalkan pembelajaran mesin (machine learning) yang didukung oleh umpan balik dari pengguna untuk menangkap spam. Sistem kemudian mengidentifikasi pola dalam kumpulan data besar sehingga lebih mudah untuk beradaptasi dengan cepat saat menghadapi taktik spam yang terus berubah. Gmail menggunakan sejumlah filter berbasis kecerdasan buatan (AI) untuk menentukan pesan yang dianggap sebagai spam. Kapabilitas ini menimbang berbagai sinyal, termasuk karakteristik alamat IP, domain/subdomain, otentikasi untuk pesan massal, serta input pengguna. Umpan balik pengguna, seperti ketika pengguna menandai email tertentu sebagai spam atau sinyal bahwa mereka menginginkan email pengirim di kotak masuk mereka, juga merupakan elemen krusial dalam proses pemfilteran Gmail. Baca juga:  Update Google Workspace untuk Cegah Email Phishing Jaminan untuk pengirim email Photo Credit: Rawpixel Di waktu yang bersamaan, para pengirim email juga ingin mendapat kepastian bahwa pesan yang mereka kirim telah sampai ke inbox yang dimaksud. Untuk memfasilitasi kebutuhan tersebut, Gmail menawarkan beberapa tools serta resources gratis untuk memastikan email benar-benar terkirim dan masuk ke inbox penerima. Untuk meningkatkan pengiriman email ke inbox, tool yang direkomendasikan untuk pengiriman massal adalah Postmaster Tools milik Google. Dengan tool ini, setiap pengirim email massal dapat memastikan kesehatan domain mereka. Disarankan bagi pengirim email massal menggunakan tool ini untuk mengakses data dan melakukan diagnostic. Jadi, sistem dapat membantu menemukan cara yang tepat untuk bisa menjangkau penerima yang dituju. Baca juga: 6 Langkah Meningkatkan Keamanan Email dari Serangan Cyber Kapabilitas filter spam dan perlindungan keamanan Gmail dirancang untuk dapat memberikan pengalaman berkirim email terbaik kepada pengguna. Dengan adanya filter, pengguna bisa tetap fokus pada konten yang ingin mereka lihat. Di waktu yang sama, pengirim juga mendapat kepastian bahwa email yang dikirimnya sampai ke tujuan. Photo Credit: Rawpixel Sebagai penyedia layanan email terkemuka, Gmail terus mengembangkan cara untuk memberi perlindungan terbaik. Meski begitu, ada baiknya Anda juga melakukan pengaturan filter spam agar tetap sesuai dengan kebutuhan. Begitu juga dengan pengirim email massal yang disarankan untuk memanfaatkan tool tambahan agar bisa meningkatkan kemampuan pengiriman. Gmail sendiri sekarang merupakan bagian dari Google Workspace. Itu berarti, layanan pengiriman email ini telah terintegrasi dengan aplikasi produktivitas Google seperti Docs, Sheets, dan Slides. Optimalkan kinerja Anda dengan berbagai aplikasi, layanan, serta fitur Google Workspace. Untuk paket berlangganan dalam skala besar, silakan hubungi EIKON Technology!

Gmail, Google Cloud, Google Workspace

Peningkatan Sistem Keamanan Gmail dengan BIMI

  Menciptakan pengalaman pengguna terbaik dengan sistem keamanan kuat telah menjadi salah satu prinsip desain dasar dari Gmail, layanan email unggulan Google. Perlindungan bersifat built-in pun disematkan untuk membantu menyaring pesan-pesan berbahaya secara otomatis. Selagi menjamin keamanan Gmail dengan sistem yang kuat, Google juga terus berupaya melindungi fungsi-fungsi email sebagai bagian dari ekosistem besar yang rumit dan saling terhubung. Itulah kenapa pada Juli 2021 lalu, Google mengumumkan dukungan penuh Gmail terhadap Brand Indicators for Message Identification (BIMI). Adanya BIMI akan membantu meningkatkan keamanan pengguna selama menggunakan layanan Gmail, terutama dari segi autentikasi pengirim. Apa itu BIMI dan seperti apa sistem keamanan yang dimaksud? Simak uraian selengkapnya di bawah ini. Apa itu BIMI? Photo Credit: Stephen Phillips (Unsplash) BIMI adalah suatu metode yang memungkinkan Anda untuk menampilkan logo brand atau perusahaan pada email. Bukan sembarang logo, logo tersebut telah distandarisasi sehingga akan sulit untuk dipalsukan atau digandakan. Jadi, ketika klien atau pihak lain menerima email yang dilengkapi logo brand atau perusahaan Anda, maka mereka akan tahu bahwa email tersebut memang benar berasal dari Anda. Dengan kata lain bisa dibilang bahwa BIMI juga berperan sebagai sebuah metode verifikasi email, khususnya Gmail. Apa fungsi BIMI pada sistem keamanan Gmail? Photo Credit: Solen Feyissa (Unsplash) Terkait sistem keamanan Gmail, BIMI memungkinkan organisasi yang telah mengautentikasi email mereka menggunakan DMARC, untuk memvalidasi kepemilikan terhadap logo mereka sendiri dan mengirimkannya secara aman ke Google. DMARC, yang merupakan singkatan dari Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance, adalah suatu standar yang menjalankan praktik autentikasi pengirim email. Tujuannya adalah untuk menyaring pesan email yang benar-benar kredibel dari pesan-pesan lain yang berisiko berbahaya (mengandung malware, phishing, dan semacamnya). Karena menyediakan autentikasi yang kuat, BIMI pun membantu meningkatkan rasa aman pada pengguna Gmail karena tahu bahwa email yang diterima bersifat autentik. Di sisi lain, pihak brand atau perusahaan juga turut ambil andil dalam menciptakan kepercayaan tersebut (brand trust). Bagaimana cara kerja BIMI? Photo Credit: Krsto Jevtic (Unsplash) Bagi organisasi yang telah mengautentikasi email mereka menggunakan Sender Policy Framework (SPF) atau Domain Keys Identified Mail (DKIM) serta mengaplikasikan DMARC, maka Anda dapat memberikan logo trademark ke Google melalui Verified Mark Certificate (VMC). Namun, ingat, pastikan logo tersebut sudah tervalidasi. Nantinya, BIMI memanfaatkan Mark Verifying Authorities, contohnya Certification Authorities), untuk memverifikasi kepemilikan logo tersebut sekaligus memberikan bukti verifikasi dalam VMC. Apabila email terautentikasi tersebut berhasil lolos pemeriksaan, maka Gmail akan segera menampilkan logo pada slot avatar yang telah tersedia. Itulah kenapa agar bisa menggunakan layanan BIMI pada sistem keamanan Gmail, perusahaan Anda harus lebih dulu mengadopsi standar DMARC. Pastikan pula Anda sudah memvalidasi logo perusahaan dengan VMC. Dukungan Gmail terhadap BIMI membantu menciptakan ekosistem email yang lebih aman dan optimal kepada pihak brand dan pelanggan. BIMI memberi kesempatan kepada brand untuk memperkuat autentikasi identitas pengirim email, sehingga rasa kepercayaan pelanggan terhadap brand pun akan meningkat. Agar bisa menggunakan Gmail yang kini telah mendukung BIMI, Anda perlu berlangganan Google Workspace terlebih dulu. Gmail memang merupakan salah satu dari sekian banyak aplikasi produktivitas lain yang ada pada Google Workspace. Google Workspace sendiri juga masih menjadi bagian dari lingkup Google Cloud. Untuk memahami lebih jauh tentang Gmail, BIMI, Google Workspace, hingga Google Cloud, klik di sini agar terhubung dengan tim EIKON Technology yang siap menjawab pertanyaan Anda. EIKON Technology adalah partner resmi produk Google yang tepercaya di Indonesia.

Collaboration, Gmail, Google Workspace

Fungsi Fitur “External Labels” di Gmail untuk Pekerjaan

  Meningkatnya kasus kejahatan siber mengharuskan kita untuk selalu waspada dalam beraktivitas di ranah online. Para pelaku selalu mempunyai cara untuk menjerat para korbannya, termasuk melalui email. Itulah kenapa Anda perlu meningkatkan keamanan agar terhindar dari jebakan kejahatan siber. Memahami kebutuhan tersebut, Google meluncurkan fitur baru bernama External Labels pada Gmail. Pada dasarnya, fitur Gmail ini membantu Anda untuk menandai email yang menyertakan penerima atau pihak dari luar organisasi Anda. Bagaimana cara External Labels bekerja? Simak ulasannya berikut ini. Tingkatkan waspada terhadap pesan dari pihak luar Photo Credit: Torsten Dettlaff (Pexels) Ada begitu banyak bentuk ancaman yang mengintai Anda di dunia maya. Bukan hanya kejahatan siber, ancaman tersebut juga bisa hadir dalam bentuk kebocoran data atau informasi penting perusahaan. Nah, External Labels hadir untuk membantu Anda menghindari hal-hal seperti itu. Sesuai namanya, fitur Gmail satu ini memang merupakan label yang berfungsi sebagai peringatan kepada pengguna untuk mewaspadai pesan email dari pihak eksternal organisasi. Jadi, kini seluruh email yang berasal dari luar organisasi akan dilabeli sebagai External. Secara bertahap, fitur External Labels sudah mulai diluncurkan kepada para pengguna Gmail sejak 29 April 2021 lalu. Disertai dengan fitur Warning Banner Photo Credit: Yogas Design (Unsplash) Walau dinamakan External Labels, fitur Gmail satu ini juga disertai dengan Warning Banner. Saat Anda hendak membalas pesan email dari orang yang berasal dari luar organisasi Anda, maka Gmail akan langsung memunculkan banner khusus sebagai peringatan. Dengan begini, Anda bisa benar-benar memastikan bahwa pesan yang akan Anda balas memang merupakan email yang tepat. Kemungkinan terjadinya salah kirim email dan risiko bocornya data ke pihak tak bertanggung jawab pun dapat diminimalisir. Gunakan akun administrator untuk mengaktifkan warning Photo Credit: Tatiana Syrikova (Pexels) Mengingat pentingnya fitur External Labels terhadap keamanan email Anda, sebaiknya Anda dan tim perusahaan segera mengaktifkannya. Namun, penting diketahui bahwa fitur Gmail ini hanya bisa diaktifkan oleh admin atau administrator Google Workspace. Berikut langkah-langkahnya: Admin melakukan sign in untuk masuk ke console Google Admin. Pastikan Anda menggunakan akun administrator untuk sign in, bukan akun Google biasa. Pada halaman Home, masuklah ke menu Apps > Google Workspace > Gmail > End User Access. Pilih organisasi Anda, lalu scroll ke menu Warn dan masuklah ke bagian pengaturan penerima eksternal. Klik checkbox untuk mengaktifkan External Labels, lalu klik Save. Dalam waktu kurang lebih 24 jam, para pengguna internal organisasi akan menerima notifikasi bahwa fitur External Labels telah diaktifkan. Baru setelah inilah label dan banner External akan muncul di seluruh Gmail milik pengguna internal perusahaan.   Demi meningkatkan keamanan dan kenyamanan para pengguna Gmail, fitur External Labels pun diluncurkan. Dengan beginilah Anda bisa meminimalisir risiko salah kirim pesan yang berujung pada kebocoran data atau informasi krusial perusahaan. Namun, mengingat bahwa fitur Gmail ini hanya bisa diaktifkan oleh administrator, maka Anda dan tim harus terlebih dulu berlangganan Google Workspace. Tenang saja, Google menyediakan berbagai pilihan edisi langganan sehingga Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Karenanya, segera lindungi Gmail profesional Anda dengan berlangganan Google Workspace. Tak perlu bingung, Anda bisa menghubungi EIKON Technology selaku reseller resmi produk Google yang tepercaya di Indonesia. Dapatkan sekarang juga!    

Scroll to Top