7 Alasan Mengapa Email Tidak Terkirim Atau Bounce

Masalah email tidak terkirim terkadang cukup menjengkelkan. Bagaimana tidak, Anda ingin mengirim pesan yang cukup penting melalui email namun ternyata email tersebut tidak sampai ke penerima alias error atau gagal terkirim. Kondisi ini disebut dengan email bounce, keadaan di mana email tidak dapat dikirimkan. Ciri email bounce adalah adanya notifikasi dari Mail Delivery System (mailer-daemon@googlemail.com) yang memberitahu Anda bahwa email Anda kirim tidak sampai ke penerima.

Pertanyaannya, mengapa email tidak terkirim atau bounce? Berikut 7 alasan dan solusi yang harus Anda perhatikan.

1. Invalid email address atau alamat email yang dituju salah

Ini adalah penyebab yang lumrah dan seringkali terjadi. Sistem akan menunjukkan kesalahan ini dengan kalimat “alamat email tidak ada atau non-existent email”. Cek kembali apakah Anda sudah menuliskan alamat email dengan benar. Kurang atau kelebihan satu angka dan huruf itu memengaruhi, typo, serta perhatikan pula penggunaan huruf kapital. Selain itu, mungkin juga pihak penerima memberi alamat yang salah. Entah sengaja atau tidak, namun Anda bisa melakukan peninjauan kembali apakah penerima telah benar mengetikkan alamat emailnya.

2. Mail box sudah penuh atau inbox penerima melebihi batas

Jika penerima menerima begitu banyak email dalam inboxnya, ratusan hingga ribuan per hari, ada kemungkinan mailbox email sudah penuh sehingga tidak bisa lagi menerima email masuk. Kalau ini terjadi, email Anda akan terpantul sampai ada space kosong pada email penerima. Pada beberapa kejadian, ini juga bisa disebabkan penerima tidak lagi menggunakan email tersebut. Jika ini terjadi, sebaiknya Anda segera menindaklanjuti dengan menanyakan kembali status email kepada penerima.

3. Kapasitas email yang dikirim melebihi batas

Layanan email biasanya memiliki kapasitas terbatas perilhal ukuran pesan. Misalnya, lampiran tidak melebihi 2MB atau 5MB. Jika melebihi, email akan error atau pesan yang dikirimkan terlalu besar bagi kotak masuk penerima email. Solusinya, Anda bisa melakukan compression files, winrar, upload data ke Google Drive dan cukup kirim link, atau share via Google Drive jika Anda menggunakan mail server Google.

4. Server sedang dalam perbaikan atau down

Masalah teknis dari server ini ditandai dengan kalimat “tidak bisa terkirim atau undeliverable”. Hal ini berarti server email penerima sedang tidak tersedia untuk sementara waktu, kelebihan beban, atau tidak dapat ditemukan. Server yang tidak dapat ditemukan bisa karena down, hacked, atau sedang dalam pemeliharaan. Jadi ini bersifat sementara, Anda harus menunggu untuk kemudian mencoba mengirim email kembali. Namun, kalau berulang-ulang tetap gagal berarti server tersebut sudah shut down atau domain sudah expired.

5. Rejected by system atau balasan otomatis

Gagal mengirim email dengan penyebab rejected by system artinya penerima email telah mengatur kapan bisa menerima dan menolak email. Sebenarnya email Anda bukan tidak sampai, tapi terpantul sampai dengan batas waktu tertentu yang sudah dikelola oleh penerima email. Biasanya ini terjadi pada email perusahaan, sistem akan di-setting email pada jam kerja aktif dan email pada hari libur atau di luar jam kerja nonaktif.

6. Account disabled

Akun email yang sudah tidak aktif juga menjadi penyebab gagalnya email untuk terkirim. Jika email tidak aktif selama 6 bulan berturut-turut maka email tersebut otomatis dinonaktif oleh mail server. Bukan berarti akun ini terhapus, akun email ini tetap ada namun tidak berfungsi. Sebaiknya mintalah pemilik email untuk mereset bantuan atau alternatif email lainnya.

 7. Penyebab lainnya

Bounces yang tidak memberikan penjelasan kepada server mengapa email dipantulkan, masuk dalam kategori ini, sehingga bisa berarti bahwa email dipantulkan karena salah satu alasan di atas atau alasan lain yang tidak diketahui.Segeralah kontak dengan call center pada mail server yang Anda gunakan.

Bounce adalah hal yang tidak baik untuk contact list Anda, karena ini akan berdampak negatif terhadap deliverability dan keberhasilan kampanye email Anda. Untuk meminimalisir kegagalan pengiriman email, Anda bisa lakukan hal-hal mendasar dan mudah seperti:

1. Memperhatikan waktu pengiriman email

Kirim email pada waktu yang telah Anda dan penerima sepakati. Atau, jika Anda mengirim email ke perusahaan lebih baik kirim pada jam kerja.

2. Menjaga contact list agar tetap bersih

Bersihkan contact list Anda secara regular dari email invalid dan non responders. Jika Anda menerima bounces berulang dari email yang sama, segera remove dan do not mail list kontak tersebut.

3. Gunakan double opt-in

Kirimkan email konfirmasi saat pengguna email melakukan subscribe atau berlangganan pada list Anda. Cara ini tidak hanya dapat membantu Anda untuk memastikan bahwa email tersebut valid, tetapi juga memastikan bahwa pengguna email pada list Anda mau menerima pesan email dari Anda.

4. Pantau selalu email delivery rates Anda

Lakukan pelacakan pada email delivery rates Anda dengan memperhatikan secara cermat pada bounces rates. Dengan cara memantau secara reguler, Anda dapat mengurangi kegagalan yang ada sebelum hal itu terjadi dan sebelum hal itu mengakibatkan banyak kerusakan.

5. Gunakan mail server yang aman

Untuk menghindari email yang tidak terkirim atau bounce, Anda bisa menggunakan layanan email yang aman seperti gmail pada Google Workspace. Email pada Google Workspace, selain aman juga memiliki kapasitas minimal senilai 30 GB sampai tidak terbatas.

Google Workspace menyediakan berbagai fitur yang dapat menunjang produktivitas dan kolaborasi bisnis, termasul salah satunya Gmail. Melalui Gmail, Anda dapat mengintegrasikan berbagai produktivitas pekerjaan dengan aman. Selain itu Gmail yang terdapat di Google Workspace juga dapat membantu Anda untuk mengatur berbagai pekerjaan sehingga produktivitas terjaga dan pekerjaan Anda dapat berjalan dengan lancar. 

Untuk mengirim email dengan risiko kecil akan email bounce, maka ini saatnya menggunakan Gmail. Anda dapat mempelajari Google Workspace, klik tautan berikut dan pelajari fitur fitur dan manfaatnya buat Anda.