Google Workspace baru saja memperkenalkan kemampuan baru untuk data ekspor, memberikan pelanggan fleksibilitas yang lebih besar dalam mengelola kebutuhan pemindahan data mereka. Pembaruan ini mencakup opsi untuk:
- Ekspor konten buatan pengguna menurut unit organisasi (OU).
- Ekspor konten buatan pengguna berdasarkan grup.
Kemudahan data ekspor Google Workspace
Secara historis, data ekspor terbatas pada konten yang dibuat pengguna. Namun, terkadang pelanggan membutuhkan pengalaman yang lebih lancar untuk mengelola data ekspor mereka, terutama karena kebutuhan bisnis dan compliance mereka terus berkembang. Dengan menyediakan alat ekspor yang lebih terperinci dan fleksibel, kini pelanggan Google Workspace dapat mengambil data spesifik yang diperlukan, saat mereka membutuhkannya.
Baca juga: Pelanggan Google Workspace, Jangan Lupa Migrasikan Sites Lama Anda Sebelum 30 Januari 2023
Ketersediaan fitur
Photo Credit: lookstudio (Freepik)
Fitur baru ini dirilis secara bertahap, baik untuk domain rilis cepat maupun domain rilis terjadwal. Semuanya dimulai pada tanggal 20 Desember 2022 dan kemungkinan besar akan membutuhkan waktu hingga 15 hari ke depan untuk visibilitas keseluruhan fitur.
Kemudahan data ekspor ini tersedia bagi para pelanggan Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard, dan Education Plus. Namun belum tersedia untuk pelanggan Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, Nonprofits, serta G Suite Basic dan G Suite Business.
Panduan data ekspor skala besar Google Workspace
Anda dapat mengekspor semua data perusahaan Anda ke arsip Google Cloud Storage dan mengunduhnya dari sana. Data Export tool akan mengekspor semua data yang didukung untuk seluruh pengguna. Anda kemudian dapat mengunduh data yang diekspor secara selektif berdasarkan pengguna dan layanan. Untuk mengizinkan pengguna mengunduh datanya, aktifkan layanan Google Takeout terlebih dahulu.
Baca juga: Cara Google Workspace Membangun Platform Terbuka untuk Menunjang Pekerjaan Hybrid
- Ekspor data pengguna
Photo Credit: jannoon028 (Freepik)
Anda harus masuk sebagai super administrator untuk tugas ini.
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Di konsol Admin, pada panel kanan di bawah Tools, klik Data Export.
- Klik Start export.
- Saat ekspor Anda selesai, segera lihat dan unduh data yang diekspor. Data yang diekspor tersedia di Cloud Storage selama 30 hari, lebih dari itu, data akan dihapus secara permanen.
- Lihat dan unduh data yang diekspor
Sebelum memulai: Pastikan Google Cloud diaktifkan untuk akun Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat dokumentasi Google Cloud ini.
- Di email konfirmasi Anda atau di Data Export tool, klik Access archive. Perlu diingat, hanya admin yang memulai ekspor yang mendapatkan notifikasi email, namun semua administrator super dapat mengakses ekspor.
- Tinjau status ekspor di konsol Admin atau di Google Cloud Storage:
- Laman Data Export di konsol Admin menampilkan salah satu indikator status berikut untuk arsip ekspor:
- Failed—Tidak ada data yang diekspor
- Complete with errors—Beberapa data hilang dari arsip
- Complete. Selesai—Semua data telah diekspor
- Dalam arsip di Cloud Storage, laporan ekspor menyertakan ringkasan kegagalan jika terjadi kesalahan. Jika ekspor mengalami kesalahan, Anda dapat mencoba mengekspor data yang hilang saja.
- Laman Data Export di konsol Admin menampilkan salah satu indikator status berikut untuk arsip ekspor:
- Saat Anda siap untuk melihat dan mengunduh data yang diekspor, di arsip di Cloud Storage, klik root folder. Root folder berisi daftar folder pengguna. Setiap folder pengguna berisi file zip dari data pengguna tersebut. Beberapa data, seperti file di drive bersama, dimiliki oleh akun layanan, bukan oleh pengguna. Di arsip ekspor, akun layanan diberi nama “Resource“.
- Klik file zip untuk mengunduh data pengguna.
- Buka file zip untuk meninjau data pengguna.
Baca juga: Inovasi Google Workspace untuk Bantu Optimalkan Ekosistem Kerja Hybrid Anda
Google Workspace terus berkomitmen untuk menghadirkan solusi yang akan memudahkan Anda dalam data ekspor skala besar. Optimalkan proses ekspor data Anda dengan paket berlangganan Workspace dari EIKON Technology. Kami menawarkan solusi menyeluruh untuk Anda, mulai dari tahap perencanaan hingga penerapan. Untuk mulai pemasangan, hubungi kami di sini!