Pentingnya Menggunakan Signature Untuk Email Perusahaan

Pernahkah Anda memperhatikan bagian penutup sebuah email perusahaan? Tentu Anda akan menemukan ucapan terima kasih untuk penerima email. Namun pernahkah Anda memperhatikan signature pada email tersebut? Mungkin juga tidak selalu. Padahal memiliki signature pada email perusahaan dapat memberi nilai tambah dan kesan yang lebih professional.

Kenapa Email Signature itu penting?

Apa yang Anda berikan pada saat bertemu rekan bisnis, menghubungi klien baru, atau untuk memperkenalkan diri Anda di suatu perkumpulan bisnis? Seringnya Anda akan memberikan kartu nama pada orang lain untuk bertukar informasi. Begitu pula email signature yang dapat berfungsi sebagai kartu nama Anda saat berkirim email pada rekan atau klien. Keserasian antara kartu nama dan signature pada email Anda akan meyakinkan penerima bahwa ia berhubungan dengan orang yang memang professional.

Email signature memiliki peran yang cukup besar untuk branding perusahaan, seperti memberikan kesan pertama yang baik untuk calon klien atau pelanggan sebagai penerima email.

Tak cukup hanya menuliskan ucapan terima kasih diikuti nama terang Anda pada bagian akhir email. Pembuatan email signature pun memerlukan tampilan yang baik untuk meningkatkan kesan profesional dan rasa percaya penerima pada Anda juga perusahaan.

Apa saja yang harus ada pada email signature perusahaan Anda?

• Menunjukan brand atau logo perusahaan
• Menggunakan disain yang konsisten pada seluruh perusahaan
• Memiliki link aktif ke website perusahaan
• Berisi semua kontak informasi dalam format yang mudah baca dan dimengerti
• Berisi link aktif pada social media atau microsite yang digunakan oleh perusahaan

Cara membuat signature di GMail

Fitur signature tersedia baik di free GMail dan GMail Google Apps for Work (GMail untuk bisnis). Cara pembuatannya pun cukup mudah, ikuti saja langkah berikut:

• Pada halaman inbox GMail Anda, langsung saja menuju menu Setting bergambar gerigi di sebelah kanan
• Lalu cari menu setting email signature di bagian agak bawah
• Anda bisa mulai membuat dan memasukan signature sesuai keinginan perusahaan dalam bentuk HTML
• Jangan lupa klik “save changes” jika sudah selesai

Mudah kan cara membuat signature di GMail? Nah, dengan memiliki email signature tentu akan memberikan kesan yang lebih terpercaya, apalagi dengan tambahan email bisnis.

Email bisnis adalah layanan email khusus dengan domain nama perusahaan Anda sendiri (nama@namaperusahaanABC.com) yang berisikan berbagai aplikasi produktivitas seperti online storage dengan fitur kolaborasi dan sharing yang aman, konferensi video dan chatting, kalender yang terintegrasi dengan email, dan site untuk internal perusahaan.

Semua rangkaian ini terdapat pada Google Apps for Work yang memang merupakan seri aplikasi bisnis yang berbasis cloud untuk memungkinkan Anda bekerja melalui perangkat apa saja dan dari mana saja dengan mudah dan fleksibel.

Saatnya merubah cara bekerja dengan lebih fleksibel, produktif, dan efektif. Coba saja Google Apps for Work gratis selama 30 hari melalui Premium Google Partner Indonesia, EIKON Technology, yang akan membantu Anda mulai dari proses deployment hingga migrasi.