EIKON Technology

logo Eikon
Menu

Google Workspace

Gmail, Google Workspace

Aplikasi Gmail sekarang Bisa Digunakan untuk Panggilan Suara dan Video

Aplikasi pengiriman berkas dan surat elektronik Gmail terus melakukan pembaruan dari waktu ke waktu untuk memudahkan para penggunanya.  Misalnya saja dengan adanya fitur untuk melakukan panggilan suara maupun video secara langsung melalui aplikasi dan Google Workspace. Dengan fitur tersebut, pengguna bisa melakukan panggilan suara maupun video secara langsung. Jadi, tak perlu membuat sebuah meeting room khusus layaknya di Google Meet. amun, untuk sementara panggilan ini hanya bisa dilakukan antar pengguna atau individu dan belum bisa dilakukan untuk penggunaan grup. Untuk bisa menggunakannya, pengguna harus mengunduh dan menginstal aplikasi Gmail di smartphone mereka. Lantas, bagaimana cara melakukan panggilan suara dan video ini? Simak ulasannya berikut ini.  Cara Melakukan  Panggilan Suara dan Video di Gmail Photo: Slash Gear Bagi pengguna yang ingin mencoba melakukan panggilan suara dan video di aplikasi Gmail ini, sebenarnya ada cara mudah yang dapat dilakukan. Cukup dengan tekan ikon berupa gambar gagang telepon untuk panggilan suara. Atau gambar ikon video jika ingin melakukan panggilan video. Ikon tersebut berada di bagian kanan atas chat atau percakapan di Gmail. Ketika melakukan panggilan dengan pengguna lainnya, maka Anda sebagai pihak yang melakukan panggilan dapat melihat banner seseorang yang menelpon. Termasuk pula mengenai durasi panggilan, serta ikon Meet yang ada pada daftar obrolan. Di sisi lain, ketika ada panggilan suara maupun video yang tidak terjawab, maka muncul tanda ikon telepon maupun video dengan warna merah. Khususnya di bagian dalam daftar obrolan maupun percakapan.  Para pengguna pun dapat membuka aplikasi Gmail ini di smartphone dengan sistem operasi Android maupun iOS. Termasuk penggunaan di pada laptop maupun PC dan melakukan panggilan pada kontak yang mereka miliki seperti halnya melakukan panggilan menggunakan WhatsApp. Terintegrasi dengan Google Workspace Secara Gratis Photo: Velsoft Google tak hanya mengeluarkan fitur unggulan di atas saja untuk aplikasi Gmai, tetapi juga melakukan perubahan terhadap layanan platform digital Google Workspace. Salah satunya adalah Gmail dapat terintegrasi dengan platform tersebut secara gratis. Jika dulu layanan tersebut merupakan layanan berbayar bagi perusahaan, kini dapat digunakan oleh siapa saja. Termasuk pula berbagai layanan yang ada di dalamnya selain Gmail. Mulai dari Google Docs, Google Calendar, Google Sheets, Google Form, Google Task, hingga Google Slides. Selain itu juga layanan untuk berkolaborasi dengan tim lain secara virtual. Seperti pada layanan Google Chats maupun Google Meets hingga Room.  Penutup Photo: Best in Australia Dari ulasan singkat di atas dapat disimpulkan bahwa pembaharuan yang dilakukan oleh Gmail yang terhubung dengan Google Workspace menjadi terobosan baru. Khususnya bagi perusahaan maupun para pekerja hybrid di era digital. Hal ini lebih kepada penggunaan yang praktis. Jadi, pengguna nantinya tidak harus membuka dua aplikasi atau lebih untuk melakukan panggilan suara maupun video. Cukup dengan Gmail, semua bisa dilakukan. Mulai dari mengirim berkas, chat, bahkan melakukan panggilan maupun video. Tak hanya itu saja, untuk mendukung penggunaan platform digital Google Workspace secara optimal di perusahaan, akan lebih baik jika memilih dan membelinya di vendor terpercaya. Salah satunya adalah EIKON Technology yang menjual produk Google Workspace yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan. Keunggulan membeli di kami adalah memiliki lisensi resmi dari Google pusat. Selain itu, terdapat layanan after sales seperti maintenance kepada pelanggan. Informasi lebih lanjut mengenai produk Google Workspace kami, Anda dapat klik di sini atau menghubungi customer service kami di sini.

Google Workspace

3 Aplikasi untuk Memulai Google Workspace di Smartphone

Google Workspace kini banyak digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan komunikasi dan melakukan pekerjaan digital. Bahkan dalam menjaga kenyamanan tersebut. Google pun mengembangkan platform tersebut untuk bisa diakses di mana saja dan kapan saja menggunakan smartphone dengan sistem operasi Android maupun iOS dengan aplikasi pendukung. Berikut ketiga aplikasinya yang bisa Anda unduh dan gunakan. Gmail Apps Photo: G-Workplace Aplikasi untuk membuka Google Workspace yang pertama dapat Anda gunakan adalah Gmail Apps. Aplikasi pengiriman pesan surat elektronik ini tentu sudah sering digunakan untuk menggunakan aplikasi lain maupun digunakan untuk proses verifikasi di smartphone. Para pengguna cukup mengunduh Gmail Apps dan menginstalnya di smartphone menggunakan nama pengguna dan sandi yang mudah dihafalkan. Kemudian, hubungkanlah dengan akun Google Workspace Anda. Aplikasi Gmail ini akan membuat penggunaan fitur lebih mudah. Baik itu email, chat, hingga untuk konferensi virtual. Sebab, Gmail Apps terdapat berbagai akses seperti Google Chat untuk perpesanan hingga Google Meet untuk melakukan konferensi video secara virtual. Ingat, aplikasi Gmail terkini dan terbaru memiliki ketiga fitur di atas yang bisa digunakan kapan saja sesuai kebutuhan pengguna. Google Calendar untuk Google Workspace Photo: Tekno Signal Selanjutnya ada Google Calendar. Cara menginstalnya pun tidaklah jauh berbeda dengan Gmail Apps sebelumnya. Anda cukup mencarinya di PlayStore maupun AppStore. Kemudian, setelah diunduh, maka pasang atau instal di smartphone dan hubungkan dengan akun Google Workspace yang digunakan, Pada layanan mobile, Google Calendar akan menyinkronkan platform secara otomatis sesuai dengan Google Calendar seperti di web. Dengan menggunakan Google Calendar ini, pengguna lebih mudah dalam memasukkan agenda menyangkut pekerjaan. Mulai dari menambahkan event, pembagian tugas, pengingat atau reminder hingga fitur untuk mengkonfigurasi layanan ‘Out of Office’ maupun notifikasi. Google Drive Apps Photo: Computer World Aplikasi terakhir atau yang ketiga bisa Anda gunakan untuk selalu terhubung dengan Google Workspace adalah Google Drive Apps. Aplikasi ini dapat berjalan ketika pengguna terhubung dengan akun Gmail. Jadi, pastikan sebelum menggunakan Google Drive, sudah terhubung terlebih dahulu menggunakan Gmail.  Aplikasi ini menyediakan berbagai macam fitur dengan ruang yang lebih besar. Hal ini sangat cocok digunakan sebagai media penyimpanan data berbasis cloud pada organisasi maupun perusahaan besar. Misalnya saja pada layanan atau fitur ‘My Drives’ yang menyimpan data penting milik Anda. Termasuk pula layanan ‘Shared Drives’ dimana pengguna bisa mengakses data yang dibagikan pengguna lainnya.  Selain itu, untuk memudahkan pencarian file data terdapat kolom pencarian pada bagian atas. Pengguna hanya mengetikkan kata kunci dari file yang ada dan Google Drive akan memfilter berdasarkan pencarian. Aplikasi ini juga mudah untuk akses pengunggahan file atau data dari smartphone. Penutup Photo: AB Web Service Itulah ketiga aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk memulai Google Workspace di smartphone. Anda bisa memilih salah satunya atau memasang ketiganya sesuai kebutuhan. Adapun keunggulan dari ketiganya adalah, pengguna dapat mengakses fitur Workspace di mana saja dan kapan saja tanpa harus membuka laptop maupun komputer asalkan memiliki koneksi internet yang stabil. Aplikasi di atas sangat cocok bagi Anda dengan mobilitas tinggi. Jadi, dapat dibuka bahkan saat di dalam mobil, berada di lapangan untuk menginspeksi proyek yang dijalankan, di perjalanan, dan sebagainya. Bagi perusahaan, ada baiknya pula menggunakan platform Google Workspace yang terpercaya. Salah satunya adalah dengan mendapatkannya di vendor Google terpercaya seperti EIKON Technology. Sebab, memiliki lisensi resmi dari Google pusat untuk layanan yang dapat digunakan secara premium  bagi pengguna di Indonesia. Informasi lebih lanjut mengenai produk dan informasi lainnya dapat klik di sini.

Google Workspace

Cara Menghapus Space Bernama di Google Chat

Google Chat merupakan aplikasi komunikasi yang berada dalam platform Google Workspace. Chat sendiri berfungsi sebagai salah satu media untuk menunjang keperluan kolaborasi Google Workspace. Dengan memanfaatkan aplikasi ini, komunikasi antar pengguna dalam satu ruang kolaborasi pun menjadi lebih mudah. Salah satu fitur unggulan dalam Google Chat adalah Space atau Ruang. Melalui fitur ini, Anda bisa membuat ruang chat yang berisi beberapa orang sekaligus. Space cocok untuk digunakan saat Anda harus berkolaborasi dengan beberapa orang. Sebab, komunikasi akan lebih terarah dan aman. Dalam update terbarunya, Chat menambahkan opsi untuk menghapus Space. Bahkan opsi ini juga tersedia untuk Space yang telah diberi nama. Bagaimana caranya? Simak ulasan lengkapnya berikut ini. Opsi menghapus Space Photo Credit: Google Workspace Updates Pilihan untuk bisa menghapus Space sebenarnya sudah lama ada. Hanya saja, masih terbatas penerapannya pada Space yang belum diberi nama (unnamed Space). Opsi ini juga sempat diperkenalkan Google sebelumnya. Namun opsi tersebut tidak bertahan lama setelah peluncurannya. Layanan ini akan berlaku bagi seluruh end-user Google Chat. Dengan adanya opsi menghapus Space yang telah dinamai ini, Anda bisa lebih mudah mengelola daftar percakapan yang ada pada Chat. Terlebih, opsi penghapusan ini juga berlaku permanen. Artinya, user yang membuat Space bisa menghapusnya dari Chat, termasuk seluruh konten di dalamnya. Perlu diingat juga, jika Space telah terhapus maka user tidak akan bisa mengakses konten di dalamnya, termasuk daftar member Space yang tergabung. Proses rollout layanan Photo Credit: StockSnap (Pixabay) Opsi penghapusan Space tersedia mulai tanggal 16 November 2021. Google sendiri menerapkan gradual rollout untuk menerapkan fitur tersebut pada setiap platform. Update secara bertahap ini akan berlangsung selama total 15 hari dari tanggal 16 November. Mengapa Google menerapkan gradual rollout untuk fitur baru ini? Rollout secara bertahap dilakukan untuk menghindari terjadinya error saat fitur digunakan. Semakin kompleks fitur yang diperbaharui, semakin lama juga durasi rollout-nya. Ketersediaan layanan Fitur untuk menghapus Space yang telah dinamai baru tersedia untuk platform Google Workspace Business Standard dan Business Starter editions. Namun bagi Anda yang belum menggunakan kedua platform tersebut tidak perlu merasa kecil hati. Sebab, Google berencana untuk menyediakan fitur penghapusan ini untuk versi Google Workspace yang lain, tepatnya di tahun 2022 nanti. Berikut adalah daftar lengkap untuk ketersediaan fitur penghapusan pada platform Workspace: Tersedia di Google Workspace Business Standard, G Suite Basic, dan Business Starter Belum tersedia di Google Workspace, Google Workspace Essentials, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Frontline, Nonprofits, serta Business Informasi tambahan Penting untuk diingat, fitur hapus ini tidak tersedia untuk versi Workspace yang memiliki Google Vault. Jika Anda melakukan upgrade dari versi Business Standard atau Business Starter ke versi yang mendukung layanan Google Vault, fitur tersebut tidak akan tersedia. Baca juga: Google Workspace, “Kantor” Baru Untuk Sistem Kerja Hybrid Meski begitu, Google telah memastikan bahwa fitur ini akan tersedia untuk seluruh versi Workspace di tahun 2022. Informasi lengkap mengenai waktu update Google Chat untuk masing-masing versi, tersedia di halaman Workspace Updates Blog. Mulai menerapkan fitur hapus Space Photo Credit: Piqsels Untuk mulai menerapkan fitur hapus Space ini, Anda tidak perlu menghubungi administrator yang mengelola Workspace. Sebab, fitur hapus tidak memerlukan pengaturan khusus dari pihak administrator. Pengaturan fitur bisa langsung dilakukan oleh end-user. Anda pun tidak perlu melakukan pengaturan yang rumit untuk mengaktifkan fitur ini. Sebab, Google telah menyediakannya secara default. Saat Anda melakukan update pada Chat maka fitur akan langsung muncul. Untuk mulai menghapus Space atau Ruang yang telah diberi nama, cukup pilih opsi “Delete Space”. Namun, opsi ini hanya bisa dilakukan oleh user yang merupakan pembuat Space. Photo Credit: PxHere Dengan adanya penambahan fitur untuk menghapus Space yang telah dinamai, Anda bisa mengelola daftar percakapan Chat. Namun perlu diingat, layanan ini belum tersedia bagi user yang menggunakan akun personal. Untuk mengoptimalkan penggunaan Chat, sebaiknya Anda mulai menggunakan Workspace. Bagi Anda yang harus melakukan kolaborasi dan terlibat dalam suatu project dengan banyak anggota, penggunaan Google Workspace akan sangat memudahkan. Berbagai aplikasi dan fitur di dalamnya, seperti Google Chat dirancang khusus untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dapatkan Google Workspace yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda melalu EIKON Technology, partner resmi Google di Indonesia. Klik di sini untuk informasi selengkapnya.

Google Workspace

Cara Mengaktifkan Approvals, Fitur Persetujuan Dokumen Google Workspace

Agar bisa tetap memenuhi kebutuhan tiap user, fitur Google Workspace pun terus diperbaharui. Salah satu update terbaru mereka adalah Approvals yang merupakan fitur persetujuan dokumen. Fitur ini sebelumnya sudah diperkenalkan kepada publik pada tahun 2019 lalu. Hanya saja, saat itu format yang tersedia adalah format beta dengan kemampuan terbatas. Untuk memanfaatkan fitur yang sangat aplikatif dalam hal penyuntingan teks ini, berikut ulasan mengenai cara mengaktifkan Approvals pada dokumen yang dibuat menggunakan platform Google Workspace. Mengenal Approvals, fitur Google Workspace untuk persetujuan dokumen Photo Credit: Pxfuel Mendapatkan persetujuan adalah salah satu proses dalam pembuatan dokumen. Tanpa adanya persetujuan, dokumen tersebut akan dianggap kurang layak untuk diterbitkan. Selain itu, persetujuan juga menjadi langkah terakhir untuk memastikan isi dokumen. Akan sangat merepotkan jika Anda harus bolak-balik ke tempat atasan untuk mendapatkan persetujuan setelah selesai melakukan revisi dokumen. Untuk mengatasi hal tersebut, Google Workspace memperkenalkan Approvals di tahun 2019 lalu. Melalui  Approvals, Anda tidak harus bolak-balik ke ruangan atasan untuk meminta persetujuan. Cukup simpan dokumen yang sudah jadi dalam penyimpanan Google Drive lalu ajukan permintaan persetujuan. Atasan Anda bisa langsung memeriksa dokumen dan memberikan persetujuan. Jauh lebih hemat waktu dan tenaga! Bagaimana cara mengaktifkan Approvals? Photo Credit: Workspace Updates Blog Lalu, bagaimana cara mengaktifkan Approvals? Sebenarnya, untuk mulai menggunakan fitur baru Google Workspace ini tidak terlalu sulit. Hanya saja, Anda perlu aktivasi layanan dari pihak administrator terlebih dulu. Baca juga: Menghubungkan Karyawan Bekerja Secara Hybrid Work Dengan Google Workspace Bagi Anda yang ditunjuk menjadi administrator, Approvals akan otomatis aktif sebagai default. Administrator bisa menonaktifkan layanan pada level domain atau mengaturnya tiap grup yang sudah ditentukan sebelumnya. Seluruh pengaturan ini bisa dilakukan melalui Admin Console, tepatnya pada menu Apps dan Google Workspace. Sedangkan end-user bisa mengaktifkan Approvals melalui pengaturan yang ada pada akun Google Drive mereka. Pada file yang ingin dimintai persetujuan, klik kanan dan pilih opsi Persetujuan. Setelah menu terbuka, pilih Permintan Baru dan masukkan detail permintaan persetujuan yang berisi alamat email pemberi persetujuan dan pesan tambahan. Jika sudah klik tab Kirim Permintaan. Beberapa hal yang perlu diingat Setelah permintaan persetujuan dikirim, reviewer akan langsung mendapatkan notifikasi. Entah itu melalui notifikasi Driver mereka, pemberitahuan Google Chat, maupun e-mail. Anda bisa mengatur notifikasi ini melalui pengaturan Google Drive. Notifikasi tersebut akan berisi link untuk menuju dokumen yang harus diperiksa. Pembuat dokumen yang mengajukan permintaan persetujuan bisa menentukan batas tanggal review. Pihak yang menerima permintaan akan mendapatkan e-mail pengingat sebelum tanggal jatuh tempo. Anda juga bisa mengatur agar dokumen tidak diubah orang lain saat proses permintaan persetujuan berjalan. Apabila terjadi perubahan pada dokumen saat prose permintaan berjalan maka perubahan tersebut tidak akan dianggap. Reviewer baru bisa memberikan persetujuan ulang setelah dokumen tersebut selesai direvisi. Ketersediaan layanan Photo Credit: Pxfuel Approvals sendiri tersedia di beberapa versi platform Google Workspace seperti: Essentials. Business Standard dan Plus. Enterprise Essentials, Standard, dan Plus. Education Plus. Nonprofits. G Suite Business, Enterprise, Drive Enterprise, for Education, Enterprise for Education, dan Nonprofits.   Perlu diingat juga, fitur Approvals untuk saat ini tidak tersedia pada Google Workspace versi Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline, serta G Suite Basic. Bagi Anda pengguna Google Account pribadi juga belum bisa menggunakan fitur Approvals ini. Baca juga: 3 Cara Meningkatkan Keamanan Anda Saat Menggunakan Google Workspace Dengan adanya fitur Approvals pada Google Workspace, Anda bisa menghemat banyak waktu saat bekerja. Sayangnya, fitur ini hanya tersedia pada beberapa versi Google Workspace. Untuk menikmati kemudahan Approvals, gunakan versi Google Workspace yang kompatibel. Belum memiliki Google Workspace yang kompatibel dengan Approvals? Tidak perlu panik karena sekarang Anda bisa mendapatkannya melalui EIKON Technology, satu dari 10 Google Apps Partner pertama di seluruh dunia. Dengan pengalaman yang mumpuni, EIKON Technology selalu memastikan agar Anda mendapatkan produk berkualitas secara legal dan aman. Klik di sini untuk info lebih lanjut.

Google Workspace

Segala Hal yang Perlu Anda Ketahui tentang Transisi Google Sites

Di tahun 2017 lalu, Google mengumumkan transisi untuk tool penyusunan website mereka, Google Sites. Transisi tersebut mulai dijalankan tahun 2021 ini, tepatnya pada bulan Mei 2021. Secara bertahap, versi lama Google Sites yang disebut Classic, bermigrasi menjadi New Google Sites. Apa saja yang harus diperhatikan sebelum melakukan transisi tersebut? Timeline transisi Photo Credit: Chrome Web Store Seperti yang telah disebutkan, transisi Sites dari versi Classic ke New dijalankan secara bertahap. Sebab, ada banyak sekali elemen yang harus diubah dalam Sites dan migrasi secara langsung hanya akan membuat versi baru tidak berjalan mulus. Perubahan ini tepatnya dimulai pada bulan Mei 2021 dan berakhir di tahun 2022. Berikut timeline lengkap transisi Google Sites: 15 Mei 2021 – Pembuatan akun baru pada versi Classic dihentikan. 1 Juni 2022 (sebelumnya 1 Desember 2021) – Fitur edit untuk tiap situs versi Classic dihilangkan. 1 Juli 2022 (sebelumnya 1 Januari 2022) – Situs yang dibuat dengan versi Classic tidak akan dapat ditampilkan, kecuali sudah dikonversi ke versi New. Sebab, pada tanggal tersebut versi Classic akan dinonaktifkan permanen. Hal lain yang perlu diperhatikan Namun perlu diingat, dalam masa transisi ini, conversion tool yang tersedia di Classic Sites Manager akan terus diperbaharui secara berkala. Sebab, Google sedang menyempurnakan fidelitas konversi untuk setelan situs. Update mengenai conversion tool dapat dicek melalui halaman Google Workspace Known Issues. Google sendiri sebenarnya menyediakan transisi Sites otomatis menjelang bulan Juli 2022.  Anda cukup mengikuti langkah-langkah berikut: Download situs Anda dan kemudian arsipkan menggunakan fitur Archive untuk menyimpannya dalam Google Drive. Kemudian pada New Sites, tambah draft baru. Draft tersebut bisa Anda edit terlebih dulu atau langsung dimuat . Jika semua situs dalam versi Classic sudah tersimpan dan dipindahkan pada versi New, Anda bisa langsung menghapusnya. Meski proses transisi otomatis ini cukup aman, ada baiknya Anda tetap melakukan transisi jauh sebelum bulan Juli 2022 tiba guna menghindari risiko kehilangan data. Pihak yang terpengaruh Photo Credit: Piqsels Transisi ini akan mempengaruhi pengguna layanan Sites, baik itu Administrators maupun end-users. Namun pengguna Google dengan akun pribadi tidak akan terdampak proses transisi sama sekali. Oleh karenanya, Google terus mendorong pengguna Sites untuk mulai memindahkan sites mereka ke versi New. Guna memudahkan pengguna, Google juga telah menyediakan fitur konversi yang tersedia di Classic Sites Manager. Memulai proses transisi Agar proses transisi lancar, Google telah memberikan panduan yang bisa diterapkan oleh Administrators maupun end-users, yaitu: Administrator Beritahukan end-users mengenai timeline transisi secara detail guna menghindari risiko kehilangan data. Manfaatkan Classic Sites Manager untuk membantu end-users menjalankan proses transisi sites mereka. Google Workspace end-users Selain mengikuti arahan dari Administrators, end-users juga bisa mendapatkan informasi tambahan mengenai transisi Sites melalui layanan Help Center. Agar proses transisi lancar dan tidak ada data yang hilang, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut: Buat arsip Sites di Classic Sites Manager sehingga Anda menggunakannya kembali nanti jika diperlukan. Pengaturan sharing pada Sites versi New akan berbeda dengan versi Classic. Untuk itu, selalu periksa pengaturan sharing Anda setelah konversi melalui langkah-langkah di bawah ini: Pastikan audiens yang menjadi target sharing memang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda sebelum menerbitkan sites. Jangan lupa untuk mengelola pengaturan kolaborator. Pastikan pengaturan sharing bagi kolaborator sesuai dengan kebutuhan. Baca juga: 7 Langkah Cara Membuat Website Menggunakan Google Sites Jika pengaturan sharing Sites pada domain Anda berbeda dengan pengaturan sharing Drive, pastikan untuk melakukan konfirmasi terlebih dulu bahwa akses telah disetel dengan benar untuk semua pengguna di luar domain. Ketersediaan layanan transisi Seluruh layanan transisi Google Sites ini tersedia untuk pengguna Google Workspace Business Standard, juga termasuk pengguna G Suite Basic serta G Suite Business Starter. Perlu diingat juga, untuk saat ini, transisi Google Sites belum tersedia untuk pengguna Google Workspace, Google Workspace Essentials, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Frontline, Nonprofits, serta Business. Photo Credit: Max Pixel Agar proses transisi Anda berjalan lancar, pastikan untuk terus mengikuti timeline dan panduan yang telah disediakan Google. Bagi Anda end-users, lakukan komunikasi dengan pihak Administrators untuk menghindari risiko kehilangan data selama transisi. Seperti yang telah disebutkan, layanan transisi Google Sites ini belum tersedia untuk pengguna akun pribadi Google. Untuk memudahkan proses transisi Anda, end-users yang terdaftar dengan akun pribadi, gunakan Google Workspace. Dengan Workspace, Anda tidak hanya bisa mengelola Google Sites, tapi juga berbagai tools lain dari Google. Dapatkan hanya di EIKON Technology, Google Apps Partner untuk Indonesia. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.  

Info

Update Terbaru Google Meet: Bisa Meeting Hingga 500 Peserta

Google Meet atau yang sebelumnya bernama Hangouts Meet, merupakan sebuah aplikasi video conference. Dengan Meet, Anda bisa melakukan virtual meeting dengan banyak orang di mana pun dan kapan pun, selama terdapat akses internet. Selama masa pandemi ini, Google Meet telah menunjukkan performa yang apik untuk mendukung transisi dari ruang meeting fisik menjadi ruang meeting digital. Guna memenuhi kebutuhan tiap penggunanya, Google pun terus melakukan pengembangan pada Meet. Salah satu update terbarunya menghasilkan kemampuan untuk melakukan meetings hingga 500 peserta. Simak detail lengkapnya di sini. Kini Google Meet bisa meetings hingga 500 peserta Photo Credit: Google Meet Help Kapasitas total ruang meeting virtual adalah salah satu hal yang dijadikan pertimbangan saat memilih aplikasi video conference. Sebab, tak jarang meeting harus diselenggarakan dengan banyak peserta, terutama bagi Anda yang memiliki perusahaan atau organisasi besar dengan jumlah anggota banyak. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Meet melakukan pengembangan terus-menerus. Dalam update terbaru, Google mengumumkan bahwa kapasitas ruang pertemuan virtual Meet kini telah meningkat hingga mampu menampung 500 peserta. Selain itu, Meet juga menyediakan fitur yang memungkinkan host untuk menggelar live streams dengan 100,000 penonton. Dengan kemampuan ini maka Anda tak perlu kesulitan lagi untuk menyelenggarakan pertemuan atau rapat virtual melalui Google Meet. Terlebih kini Meet juga dilengkapi dengan berbagai fitur baru yang menunjang kenyamanan sekaligus keamanan selama Anda melakukan virtual meeting. Simak poin-poin berikut untuk mengetahui detailnya. Tampilan video yang lebih jernih Photo Credit: Google Meet Help Selain kapasitas, tampilan video juga sering dijadikan pertimbangan dalam memilih aplikasi video conference. Makin jernih tampilan video maka semakin baik kualitas meeting yang Anda selenggarakan. Sebab, tampilan yang jernih akan memudahkan peserta meeting membaca mimik wajah masing-masing, memberikan kesan seolah sedang berada di ruang rapat fisik. Selain itu, video yang jernih juga mempermudah peserta untuk menyimak materi yang sedang disampaikan oleh host. Baca juga: Cara Mudah Menggunakan Google Meet Di HP Google membekali Meet dengan tampilan video yang lebih jernih dalam update terbaru mereka. Selain itu, Anda juga bisa menemukan fitur pengaturan cahaya. Fitur ini hadir untuk melengkapi fitur yang telah diperkenalkan sebelumnya di tahun 2020 yaitu mode low-light (redup). Pilihan background lebih variatif Photo Credit: Google Meet Help Bagi Anda yang sering mengganti background saat meeting, sekarang Google Meet memberikan lebih banyak pilihan. Kini tersedia dua animated background baru yaitu Café dan Condo. Background Café akan memberikan kesan Anda seolah sedang berada di sebuah kafe. Sedangkan Condo menampilkan pemandangan sebuah ruangan kondominium yang netral. Keduanya dilengkapi dengan animasi yang menunjukkan perubahan cuaca seperti cerah, hujan, hingga salju. Sebelumnya, Meet juga telah menawarkan enam pilihan animated background yang menarik yaitu Classroom, Party with Disco Light, Forest dengan animasi tupai dan rubah, Spaceship, Under the Sea, serta Beach with Palm Trees. Ketersediaan layanan Untuk saat ini, update Google Meet di atas sudah bisa dinikmati dengan berlangganan layanan Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, dan juga Education Plus. Bagi Anda yang menggunakan Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, Nonprofits, the Teaching and Learning Upgrade atau G Suite Basic and Business harus bersabar terlebih dulu untuk bisa menikmati kemudahan tersebut. Photo Credit: Stocksnap Adanya aplikasi video conference seperti Meet memang terbukti mampu menjadi solusi di tengah situasi pandemi. Melalui Meet, Anda bisa tetap menggelar meeting dengan banyak orang dan tetap menjaga protokol kesehatan. Terlebih dengan adanya pengembangan pada fitur-fitur yang tersemat, Meet bisa memberikan atmosfer meeting virtual serupa dengan meeting konvensional. Update terbaru dari Google untuk Meet bisa Anda nikmati dengan berlangganan Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, dan Education Plus. Bagaimana caranya mulai berlangganan? Anda bisa menghubungi EIKON Technology. Sebagai Google Apps Partner untuk Indonesia, EIKON Technology telah dipercaya banyak perusahaan besar dalam menyediakan berbagai layanan dari Google, termasuk Workspace dan Education yang mendukung Google Meet. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan klik di sini.

Google Workspace

Document Approval Tersedia untuk Lebih Banyak User

Google Workspace kini semakin mudah digunakan untuk persetujuan dokumen yang dibagikan. Tools ini mulai diperbarui dan diperkenalkan sejak 8 November 2021 lalu. Pembaruan fitur ini termasuk Anda dapat melakukan seting mengenai kapan dokumen tersebut dikirim dan disetujui. Apa saja hal  yang perlu Anda ketahui tentang document approval Google Workspace ini? Simak ulasan berikut. Keunggulan Menggunakan Document Approval Google Workspace Photo: 10atm.com Menggunakan Google Workspace memiliki banyak manfaat. Khususnya bagi Anda dengan mobilitas tinggi. Dalam kaitannya dengan document approval Google Workspace misalnya, Anda bisa mengandalkan layanan ini untuk proses yang lebih cepat. Sehingga, dapat memangkas waktu dibandingkan menggunakan cara konvensional. Di sisi lain, selain menghemat waktu Anda tentu akan hemat biaya pengeluaran. Sebab, semuanya dilakukan hanya dalam satu sentuhan saja tanpa bertatap muka langsung dengan pihak lain dalam mendapatkan persetujuan. Jika menggunakan cara konvensional, Anda masih harus bertemu orang lain secara langsung dan itu bisa memakan waktu dan biaya. Bagaimana Menambahkan User Baru? Photo: Abweb.ca Setelah Anda mengetahui apa saja keuntungan dan keunggulan dari document approval Google Workspace, penting pula untuk mengetahui bagaimana cara menambahkan user baru. Sebenarnya, caranya cukup mudah yakni, bukalah file dokumen Anda pada Google Docs. Lalu, pilih menu ‘File’ dan lanjutkan dengan memilih ‘Approval’. Kemudian tambahkan email user yang akan mendapatkan akses dokumen tersebut. Nantinya, saat penerima tersebut dikirimi dokumen mereka akan mendapatkan email untuk persetujuan. Baik melalui browser maupun notifikasi Google Chat berdasarkan setingan website Drive Anda saat menerima notifikasi. Notifikasi tersebut berisi link, dan saat di klik akan membuka dokumen yang dibagikan. Cara Memulainya Photo: Presis.nl Untuk memulai menggunakan document approval Google Workspace, ada dua cara yang bisa dilakukan di sini. Anda bisa memilih apakah melalui admin maupun sebagai pengguna atau end user. Berikut cara yang dapat Anda lakukan dengan mudah, cepat, dan lebih nyaman. Jika Anda masuk sebagai admin, fitur ini akan otomatis ‘ON’ dan bisa Anda nonaktifkan pada level domain dan pengelolaan per group atau UO. Selanjutnya, jika Anda sebagai pengguna atau end user dapat mengelola melalui notifikasi Drive dan persetujuan melalui setting Drive. Kompatibilitas Document Approval Google Workspace Photo: Learn.metaline Meski document approval Google Workspace tersedia bagi lebih banyak user, akan tetapi Anda perlu mengetahui jika beberapa platform tidak dapat digunakan pada layanan ini. Adapun beberapa layanan pada Google Workspace yang memungkinkan untuk layanan ini adalah: Google Workspace Essential, Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enerprise Standard Enterprise Plus, Education Plus Selain itu juga kompatibel untuk jaringan lainnya seperti Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise, Drive Enterprise, Google workspace for Education, G Suite Enterprise for Education, dan G Suite for Nonprofits. Kemudian,  document approval Google Workspace tidak tersedia untuk layanan pada Google Workspace Business Starter, Educational Fundamental, Educational Standard, Frontline, dan G Suite Basic Customers. Termasuk tidak tersedia pada pengguna dengan Google Accounts.   Itulah beberapa keunggulan dari document approval Google Workspace  pada Google Workspace yang memberikan Anda kemudahan lebih dengan bekolaborasi bersama pengguna lainnya. Jika Anda ingin menggunakannya untuk skala perusahaan, ada baiknya memilih layanan penyedia platform Google Workspace di vendor terpercaya seperti EIKON Technology. Selain memiliki lisensi resmi dari Google pusat, Anda juga akan mendapatkan layanan purnajual yang bisa diseuaikan dengan kebutuhan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk yang ditawarkan, Anda bisa klik di sini.

Google Workspace

Mengamankan Data Perusahaan dari File Bersama Saat Karyawan Resign

Dalam sebuah perusahaan, karyawan resign merupakan hal yang wajar. Namun, di sini yang harus diperhatikan adalah bagaimana perusahaan melindugi data  fitur shared drive yang selama ini diakses oleh karyawan tersebut. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan dan merugikan, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan berikut ini. Buat Kebijakan Penghapusan Akses dari Karyawan yang Resign Photo: TrainingIndustry Sebagai langkah awal, pihak perusahaan harus membuat kebijakan dan aturan yang jelas mengenai pengelolaan data file sharing bersama dari karyawan yang resign. Hal ini bisa dilakukan dengan diperkuat adanya surat kontrak atau perjanjian yang sah.  Tujuannya adalah sebagai bukti yang mengikat apabila karyawan yang telah resign tersebut berbuat tindakan yang melanggar hukum dengan memanfaatkan data dari  fitur shared drive perusahaan, maka dapat dilakukan tindakan lebih lanjut. Membatasi Akses Fitur Shared Drive Photo: Pinterest Cara berikutnya adalah dengan membatasi akses fitur shared drive perusahaan. Di sini, para admin hanya dapat membagikan akses data yang dibutuhkan untuk karyawan-karyawan tertentu saja. Misalnya dengan menggunakan metode enkripsi data maupun metode autentikasi dua langkah. Pembatasan juga dilakukan untuk penggunaan hardware maupun software dari pihak luar. Sebab, itu akan memungkinkan para pengguna untuk mentransfer data dan menyebarkannya kembali. Ada baiknya pula perusahaan mempertimbangkan penggunaan konfigurasi firewall pada file berbagai seperti Microsoft 365 agar semakin aman saat digunakan para karyawan. Tetapkan Pihak yang Dapat Mengelola Fitur Shared Drive Photo: Pexels Menyambung dari poin di atas sebelumnya, di sini admin harus selektif dan memilah pihak mana saja yang dapat mengelola fitur shared drive perusahaan. Dengan kata lain, jika data itu penting nantinya admin hanya mematikan akses karyawan saja, tanpa harus menghapus semua data-data karyawan yang sudah resign tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan perusahaan. Meski ini sebenarnya langkah yang dibilang cara lama, namun dalam praktiknya hal tersebut cukup efektif. Jangan lupa, dalam menentukan pihak siapa saja yang dapat mengelola fitur shared drive tim IT perusahaan sebaiknya berkonsultasi pula dengan divisi lain. Misalnya saja dengan pihak legal, personalia, dan tim audit.  Sistem Keamanan Sharing File yang Aman Photo: Pexels Selain hal-hal di atas, Anda juga harus memastikan sistem keamanan fitur shared drive di perusahaan aman. Memang, sekilas fitur ini mungkin akan nampak baik-baik saja. Akan tetapi, ada beberapa fitur yang mengharuskan Anda untuk mengupdate maupun mengupgrade secara berkala. Dengan begitu, keamanannya akan semakin baik. Sebab, jika Anda tidak segera melakukan pembaruan dan sistem keamanan masih menggunakan versi lama, maka hal itu bisa menjadi celah bagi kebocoran data penting perusahaan ke publik dan dapat merugikan. Penutup Photo: Pexels Setidaknya itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga dan mengamankan data perusahaan dari fitur shared drive. Dari ulasan di atas dapat disimpulkan bahwa mengecek secara berkala fitur berbagi dokumen di perusahaan adalah hal penting. Terlebih jika karyawan Anda resign dan masih memiliki akses di fitur tersebut. Dengan membatasi dan mematikan akses kepada mantan karyawan tersebut, hal itu akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Misalnya saja mencegah kebocoran data penting perusahaan dari tindakan yang merugikan seperti phising maupun kejahatan fraud.  Meskipun mantan karyawan tersebut tidak melakukan hal demikian, bisa saja akun yang dimilikinya dibajak oleh pihak yang tak bertanggungjawab dan membobol data peruashaan dengan akun mantan karyawan tadi. Agar Anda lebih nyaman dalam menggunakan fitur shared drive, sebaiknya pilih produk dengan keamanan tinggi di vendor penyedia layanan yang terpercaya. Salah satunya adalah Google Workspace di EIKON Technology. Kami menyediakan produk Google terbaik dengan lisensi langsung dari pihak Google pusat. Untuk informasi lebih lanjut Anda bisa hubungi CS kami dengan cara klik di sini.

Google Workspace

3 Cara Meningkatkan Keamanan Anda saat Menggunakan Google Workspace

Keamanan merupakan salah satu elemen yang terus mengalami peningkatan di Google Workspace. Bukan hal yang aneh mengingat bahwa Google Workspace sendiri merupakan platform yang digunakan untuk mengolah data dan selalu ada kemungkinan bahwa data tersebut bersifat sensitif. Artikel kali ini akan membahas update fitur keamanan Google Workspace untuk menghindari ancaman tingkat lanjut. Mari simak bersama ulasannya berikut. Memanfaatkan pengembangan Alert Center Alert Center merupakan fitur yang menyediakan  notifikasi real-time yang bisa segera ditindaklanjuti. Semua aktivitas yang terkait dengan keamanan domain akan langsung terlacak dalam fitur ini. Dengan adanya AlertCenter maka administrator dapat mengatasi gangguan notifikasi keamanan. Tampilannya pun kini dibuat lebih terpadu dengan daftar prioritas ancaman mulai dari yang paling berbahaya hingga yang kurang berbahaya. Sehingga administrator bisa lebih fokus pada hal yang penting sambil tetap melindungi keamanan domain. Photo Credit: Google Cloud Blog Kini Google telah mengembangkan AlertCenter dengan menambahkan layanan VirusTotal. Dengan VirusTotal, administrator bisa menggali notifikasi ancaman lebih dalam untuk bisa mengambil tindakan yang lebih efektif dalam mengatasi ancaman. Fitur blokir di Google Drive Platform Google Drive memungkinkan Anda untuk dapat menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi di mana saja. Kemampuan berbagi Drive memang terbukti mampu mendorong produktivitas, tapi sayangnya hal ini bisa menjadi celah keamanan. Akan selalu ada oknum jahat yang ingin menyalahgunakan fitur berbagi Drive untuk melakukan tindakan merugikan. Photo Credit: Google Cloud Blog Untuk mengatasinya, Google menawarkan fitur blokir pengguna. Dengan mengaktifkan pemblokiran pengguna, Anda bisa membatasi akses menuju data yang tersimpan dalam Drive. Blokir bisa dilakukan dengan tiga cara: Blokir pengguna lain agar tidak membagikan konten apa pun dengan Anda di masa mendatang. Ini bisa diterapkan pada user yang sering membagikan konten spam. Hapus seluruh file dan folder yang telah dibagikan pengguna lain. Cara ini akan membersihkan drive Anda dari konten spam yang mengganggu. Hapus akses user lain ke drive Anda meski sebelumnya Anda sudah memberikan akses. Membatasi akses menuju resource Google Workspace Photo Credit: Google Cloud Blog Memastikan data organisasi untuk tetap aman bukanlah perkara sepele. Ada banyak ancaman yang mengintai tiap saat, mulai dari serangan virus, aplikasi yang tidak sesuai dengan standar keamanan, hingga risiko kebocoran akses kepada pihak yang tidak bertanggungjawab. Untuk mengatasi hal tersebut Google menawarkan solusi berupa peningkatan keamanan akses resource Google Workspace. Photo Credit: Google Cloud Blog Dalam pengembangan ini, administrator dapat memblokir semua akses OAuth 2.0 API dengan kontrol akses aplikasi dan akses kontekstual baik untuk Google mobile maupun versi desktop. Ada kalanya Anda tanpa sengaja mengunduh dan meng-install aplikasi yang berbahaya. Padahal aplikasi tersebut dapat mencuri data perusahaan. Dengan membatasi akses aplikasi pihak ketiga maupun aplikasi internal untuk mengakses data Workspace akan meminimalisir terjadinya kebocoran data perusahaan. Baca juga: Google Workspace Tingkatkan Sistem Keamanan untuk Perkuat Kolaborasi Kerja Kesimpulan Pengembangan ini diharapkan dapat membantu user beserta data sensitifnya dari risiko penyalahgunaan dan ancaman keamanan selama menggunakan Google Workspace. Untuk keamanan tambahan, Anda bisa menyaksikan Google Cloud Security Talks. Konten tersebut akan membahas seputar tips dan trik untuk meningkatkan keamanan Anda selama menggunakan layanan dan platform yang dikembangkan Google. Google Workspace rentang dengan ancaman keamanan karena di dalamnya banyak data yang bersifat sensitif dan rahasia. Anda bisa memanfaatkan cara-cara di atas untuk melindungi data selama bekerja dengan Workspace. Tertarik dengan fitur keamanan Workspace namun belum menerapkannya di lingkungan kerja Anda? Tidak sulit kok untuk mulai berlangganan Google Workspace. Melalui EIKON Technology, Anda bisa mendapatkan akses Workspace secara resmi. Bahkan Anda bisa memilih  layanan Workspace yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, Klik di sini untuk informasi lebih lanjut!

Google Workspace, Gsuite, Gsuite enterprise

Mengenal Smart Compose, Fitur Google Workspace yang Solutif

Google Workspace terus berinovasi dalam mengembangkan fitur-fitur unggulannya. Terutama untuk penggunaan bisnis yang lebih baik. Salah satunya adalah fitur Smart Compose yang dirilis pada tahun lalu. Dengan menggunakan fitur ini, Anda menjadi lebih mudah dalam bekerja dengan Google Document dan juga dalam hal pengiriman email lebih baik. Cara kerja Smart Compose menggunakan algoritma Google dengan menganalisa konteks pada teks untuk selanjutnya melakukan prediksi kata yang akan digunakan selanjutnya. Dengan begitu, pengguna cukup mengetuk kata yang disarankan daripada harus mengetiknya secara manual di Google Document Kirim Email Lebih Cepat Source: Mar Tech Selain dapat digunakan pada Google Document, Smart Compose dari Google Workspace ini juga bisa digunakan pada Gmail Anda. Dengan begitu, pengguna dapat melakukan penjadwalan pengiriman email. Di sisi lain, untuk menghargai pengguna lain agar tidak mengirimkan email di luar jam kerja. Salah satu keunggulannya adalah, misalnya Anda menjadwalkan pengiriman email sesuai yang telah diseting dan direkomendasikan. Contohnya pada pukul 08.00 pagi hari maupun di siang hari pada pukul 14.00. Cara menggunakan Smart Compose di email, Anda cukup tap ikon tiga titik pada sisi kanan atas Gmail yang akan dikirimkan. Lalu, pilihlah opsi “Schedule Send” dan tentukan waktunya. Bila Anda menggunakan website, dapat memilih tombol “Send’ pada “Schedule Send”. Bagaimana Cara Mengaktifkannya di Google Workspace Source: OkeZone Techno Untuk bisa menggunakan fitur Smart Compose di Google Workspace ini sebenarnya cukup mudah. Dalam hal tersebut ada beberapa langkah utama yang perlu Anda lakukan terlebih dahulu. Berikut beberapa di antaranya yang wajib diketahui, terutama bagi Anda yang baru pertama kali menggunakannya yakni: Bukalah file Anda yang ada pada Google Document, pastikan file tersebut sudah sesuai dengan yang akan Anda edit menggunakan fitur Smart Compose. Setelah itu, coba Anda cek bagian atas dan pada menu klik menu “Alat” dan lanjutkan dengan memilih “Preferensi”. Kemudian, tunggu hingga muncul menu selanjutnya untuk mengaktifkan maupun menonaktifkan Smart Compose ini. Jika Anda menginginkannya klik “Tampilkan Saran Smart Compose”. Langkah terakhir adalah dengan klik “OK” dan Anda pun dapat menggunakan fitur ini dengan mudah. Sebagai catatan, apabila Anda telah menonaktifkan fitur Smart Compose pada Google Document, maka saran yang muncul “Smart Compose” tidak ditampilkan pada jendela pengeditan yang utama maupun pada bagian komentar. Jadi, fitur akan otomatis muncul ketika Anda mengaktifkannya saja. Cara Menerima dan Menolak Saran Source: Detik Inet Dalam menggunakan Google Document yang merupakan bagian dari Google Workspace, fitur Smart Compose akan menampilkan saran-saran dari kata yang Anda ketika. Sehingga, akan mudah melakukan pengetikan. Namun, sebagian pengguna terkadang tidak menggunakannya. Bagi Anda yang ingin menggunakan atau menerima saran pada Smart Compose, maka yang bisa dilakukan adalah: Tekan bagian tombol tap  Anda Lalu, tekanlah bagian tombol panah bagian kanan Untuk pengguna Android maupun iOS, Anda bisa menggeser ke arah kanan di bagian teks yang disarankan. Sementara, bagi Anda yang tidak ingin menggunakan atau menolak saran ini ada cara yang sangat mudah untuk mengabaikannya. Yakni dengan cara terus mengetik pada dokumen hingga saran tidak muncul lagi. Kesimpulan Source: Popular Science Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa fitur Smart Compose pada  Google Workspace memberikan kemudahan dan kenyamanan pada pengguna. Terutama untuk melakukan aktivitas-aktivitas penting dalam menunjang pekerjaan Anda. Untuk mendapatkan layanan terbaik dari Google Workspace dan fitur-fitur di dalamnya, Anda bisa berlangganan secara premium melalui EIKON Technology.Kami memberikan produk dari Google yang terbaik bagi Anda dalam memenuhi setiap kebutuhan administrasi maupun bisnis yang lebih baik di era digital. Selamat mencoba!

Scroll to Top