5 Cara Efektif Mengelola 10.000 Surat Lamaran Kerja – “Selamat pagi para Praktisi HR !” Ada yang berbeda bahwa hari ini kita menyapa para Praktisi HR. Ya, mulai hari ini kita akan lebih sering menyapa dan berbagi studi kasus dan permasalahan seputar Human Resources Management.
Sebagai seorang HR Practitioner, Anda pasti setuju bahwa Sumber Daya Manusia adalah aset terpenting bagi sebuah perusahaan. Keberhasilan perusahaan mencapai visi berbanding lurus dengan kualitas SDM yang dimiliki oleh perusahaan. Tak jarang perusahaan mengeluarkan banyak waktu, tenaga, dan biaya dalam proses rekrutmen demi memperoleh kandidat yang tepat dan berkualitas.
Meskipun saat ini para praktisi HR sudah beralih ke metode online recruitment atau e-recruitment dalam perekrutan, pada kenyataannya masih banyak yang menggunakan metode tradisional dengan cara mengirim surat lamaran dan curriculum vitae atau resume langsung ke alamat perusahaan. Akibatnya surat lamaran menumpuk di meja yang kemudian berakhir di tempat sampah.
Bila kita hitung, satu orang pelamar biasa melampirkan surat lamaran, 2 lembar CV, 1 lembar fotocopy transkip dan 1 lembar fotocopy ijazah, 4 lampiran, serta 1 amplop. Berarti untuk satu orang pelamar dibutuhkan sebanyak 10 lembar kertas dikalikan jumlah pelamar, semisal 1000 orang pelamar. Maka, tumpukan kertas di meja HRD akan mecapai 10000 lembar kertas. Apakah departemen HRD adalah pengumpul kertas dan penyumbang terbesar sampah?
Lalu bagaimana cara mengelola surat lamaran kerja yang efektif?
1. Klasifikasikan Surat Lamaran Kerja yang Masuk
Surat lamaran kerja bisa datang dalam bentuk hardcopy, melalui email, ataupun dari situs pencarian kerja yang kita iklankan. Khusus untuk berkas lamaran hardcopy harus dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan job position-nya.
2. Lakukan Screening CV Cepat
Sebelum melakukan screening CV ada baiknya Anda menyiapkan job specification atau spesifikasi kerja apa saja yang dibutuhkan pada posisi tersebut, meliputi pendidikan, pengalaman kerja, usia, pengalaman, ketrampilan, penguasaan software, soft skill, atau karakter pribadi. Sebagai pedoman bila suatu saat konsentrasi Anda terpecah karena memeriksa ribuan CV dengan beberapa posisi kerja yang berbeda.
Pada saat yang sama, sisihkan lamaran kerja yang qualified dan yang tidak qualified. Dari kegiatan ini kita sudah dapat mendapatkan kandidat mana yang memenuhi seleksi administrasi pertama.
Lalu masalahnya adalah bagaimana dengan berkas surat lamaran yang tidak terpakai? Maka, untuk mengatasi ini solusinya hanyalah Anda dapat memberikan sisa berkas lamaran ke tempat-tempat pengolahan barang bekas atau pengumpul kertas bekas untuk diolah kembali.
3. Buat Database Pelamar di Google Sheets
Buatlah kolom sesuai job specification yang sudah ditetapkan di masing-masing posisi jabatan. Tujuan membuat database pelamar adalah untuk memudahkan kita untuk me-ranking kandidat dengan cara sorting pada kolom Google Sheets. Dari situlah kita dapat melihat siapa yang mendapatkan urutan pelamar yang menempati posisi pertama dst. Maka, kandidat tersebutlah yang dapat memasuki proses lebih lanjut yaitu interview.
Namun, langkah mengelola surat lamaran dari no.1-3 ini dapat dipangkas menjadi satu jika kita menggunakan Google Form
Memasukkan data pelamar kerja ke dalam database satu per satu kemudian mengurutkannya berdasarkan prestasi, pengalaman kerja, usia, atau pendidikan pelamar sangat memakan banyak waktu praktisi HRD. Jumlah puluhan atau ratusan mungkin bukanlah sebuah masalah bagi departmen HRD. Namun, bagi perusahaan besar atau yang sedang melakukan rekrutmen umum tentu hal ini akan berimbas pada tidak efisien dan efektif-nya pekerjaan departemen HRD.
Sampah berkas lamaran kerja yang dibuang pun akan berdampak buruk bagi lingkungan seiring dengan banyaknya pohon yang ditebang untuk pembuatan kertas. Maka, tinggalkan metode rekrutmen tradisional dan beralihlah pada penggunaan teknologi yang ramah lingkungan (paperless) dengan online recruitment.
4. Menyimpan Database Pelamar Kerja Otomatis melalui Google Form
Candidate database software atau applicant tracking system saat ini banyak digunakan oleh perusahaan untuk mempermudah dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan proses perekrutan calon karyawan. Namun, untuk mendapatkan sebuah softaware rekrutmen perusahaan harus mengeluarkan budget yang lumayan besar.
Google menawarkan solusi terbaik bagi perusahaan untuk penyimpanan database otomatis pada Spreadsheets melalui Google Form. Berikut saya akan paparkan kelebihan Google Form sebagai formulir pendaftaran online.
Manfaat menggunakan Google Form sebagai formulir aplikasi lamaran kerja online adalah data diri yang dimasukkan oleh pelamar kerja akan otomatis terekap ke dalam Spreadsheet. Sehingga kita dapat melihat hasil google form dalam sebuah database di Spreadsheets. Kita tidak perlu lagi menumpuk berkas lamaran kerja, mensortir dan mengelompokkan secara manual sesuai job position. Biarkan Google yang bekerja dan Anda tinggal menganalisisnya.
5. Gunakan G-Suite untuk Recruitment
Siapa yang tak kenal Google? Perusahaan raksasa Amerika Serikat yang berbasis pada jasa dan produk internet ini selalu memberikan gebrakan teknologi terbaru untuk memudahkan para penggunanya. G-Suite adalah sebuah aplikasi cloud computing yang menyediakan teknologi baru untuk perusahaan dalam melakukan pekerjaan secara online menggunakan email, chat, video conference, media sosial, kolaborasi dokumen secara real time.
Dengan G-Suite para praktisi HR dapat dimanjakan dengan fitur-fitur seperti Google Form dalam pembuatan formulir pendaftaran pelamar kerja, Google Calendar untuk penjadwalan interview kandidat, penyimpanan database calon karyawan otomatis melalui Google Spreadsheets, bahkan melakukan analisa. Yang tak kalah penting adalah unlimited data storage serta keamanan yang terjamin oleh Google. Hal ini sangat vital bila perusahaan Anda berskala besar.
Baca juga : Cara Membuat Formulir Aplikasi Kerja Online dengan Google Form
Eikon Technology sebagai Google Premiere Partner di Indonesia dapat membantu perusahaan Anda untuk mendapatkan layanan Gsuite dan membantu agar recruitment di perusahaan Anda berjalan efektif.