Meningkatnya kasus kejahatan siber mengharuskan kita untuk selalu waspada dalam beraktivitas di ranah online. Para pelaku selalu mempunyai cara untuk menjerat para korbannya, termasuk melalui email. Itulah kenapa Anda perlu meningkatkan keamanan agar terhindar dari jebakan kejahatan siber.
Memahami kebutuhan tersebut, Google meluncurkan fitur baru bernama External Labels pada Gmail. Pada dasarnya, fitur Gmail ini membantu Anda untuk menandai email yang menyertakan penerima atau pihak dari luar organisasi Anda. Bagaimana cara External Labels bekerja? Simak ulasannya berikut ini.
Tingkatkan waspada terhadap pesan dari pihak luar
Photo Credit: Torsten Dettlaff (Pexels)
Ada begitu banyak bentuk ancaman yang mengintai Anda di dunia maya. Bukan hanya kejahatan siber, ancaman tersebut juga bisa hadir dalam bentuk kebocoran data atau informasi penting perusahaan. Nah, External Labels hadir untuk membantu Anda menghindari hal-hal seperti itu.
Sesuai namanya, fitur Gmail satu ini memang merupakan label yang berfungsi sebagai peringatan kepada pengguna untuk mewaspadai pesan email dari pihak eksternal organisasi. Jadi, kini seluruh email yang berasal dari luar organisasi akan dilabeli sebagai External.
Secara bertahap, fitur External Labels sudah mulai diluncurkan kepada para pengguna Gmail sejak 29 April 2021 lalu.
Disertai dengan fitur Warning Banner
Photo Credit: Yogas Design (Unsplash)
Walau dinamakan External Labels, fitur Gmail satu ini juga disertai dengan Warning Banner. Saat Anda hendak membalas pesan email dari orang yang berasal dari luar organisasi Anda, maka Gmail akan langsung memunculkan banner khusus sebagai peringatan.
Dengan begini, Anda bisa benar-benar memastikan bahwa pesan yang akan Anda balas memang merupakan email yang tepat. Kemungkinan terjadinya salah kirim email dan risiko bocornya data ke pihak tak bertanggung jawab pun dapat diminimalisir.
Gunakan akun administrator untuk mengaktifkan warning
Photo Credit: Tatiana Syrikova (Pexels)
Mengingat pentingnya fitur External Labels terhadap keamanan email Anda, sebaiknya Anda dan tim perusahaan segera mengaktifkannya. Namun, penting diketahui bahwa fitur Gmail ini hanya bisa diaktifkan oleh admin atau administrator Google Workspace. Berikut langkah-langkahnya:
- Admin melakukan sign in untuk masuk ke console Google Admin. Pastikan Anda menggunakan akun administrator untuk sign in, bukan akun Google biasa.
- Pada halaman Home, masuklah ke menu Apps > Google Workspace > Gmail > End User Access.
- Pilih organisasi Anda, lalu scroll ke menu Warn dan masuklah ke bagian pengaturan penerima eksternal.
- Klik checkbox untuk mengaktifkan External Labels, lalu klik Save.
Dalam waktu kurang lebih 24 jam, para pengguna internal organisasi akan menerima notifikasi bahwa fitur External Labels telah diaktifkan. Baru setelah inilah label dan banner External akan muncul di seluruh Gmail milik pengguna internal perusahaan.
Demi meningkatkan keamanan dan kenyamanan para pengguna Gmail, fitur External Labels pun diluncurkan. Dengan beginilah Anda bisa meminimalisir risiko salah kirim pesan yang berujung pada kebocoran data atau informasi krusial perusahaan.
Namun, mengingat bahwa fitur Gmail ini hanya bisa diaktifkan oleh administrator, maka Anda dan tim harus terlebih dulu berlangganan Google Workspace. Tenang saja, Google menyediakan berbagai pilihan edisi langganan sehingga Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Karenanya, segera lindungi Gmail profesional Anda dengan berlangganan Google Workspace. Tak perlu bingung, Anda bisa menghubungi EIKON Technology selaku reseller resmi produk Google yang tepercaya di Indonesia. Dapatkan sekarang juga!