4 Langkah Cerdas Dalam Membuat Laporan Kegiatan Saat Perjalanan Dinas

Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas – Membuat laporan kegiatan bukan hanya menjadi tugas pelajar atau mahasiswa, lho. Seorang pegawai di sebuah perusahaan pun terkadang harus membuat laporan kegiatan sebagai hasil dari pekerjaan yang telah dilakukan. Terlebih lagi biasanya setelah melakukan perjalanan dinas untuk membangun hubungan kerja dengan anggota tim atau dengan pelanggan di daerah lain.

Langkah Cerdas Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Walaupun saat ini teknologi komunikasi memungkinkan kita untuk berkomunikasi secara virtual, namun membina hubungan kerja dengan bertatap muka masih perlu dilakukan sebagai konsolidasi dan koordinasi secara langsung untuk mempertahankan kerjasama tim yang solid.

Menggabungkan manfaat teknologi saat perjalanan dinas dapat membantu Anda bekerja lebih produktif dan efektif.

Tak percaya? Cek tips berikut ini dalam memanfaatkan teknologi untuk membuat laporan kegiatan dan memonitor pekerjaan dengan baik.

1. Jangan lupakan aplikasi Calendar

Sebelum melakukan perjalanan dinas, buatlah rencana perjalanan Anda jauh hari sebelumnya. Manfaatkan aplikasi Calendar sebagai pengingat Anda untuk event ini. Buat list dengan jelas dan lengkap tentang detil acara. Set alarm beberapa hari sebelum hari H untuk memudahkan Anda mempersiapkan semuanya.

Selain sebagai penunjuk tanggal, aplikasi Calendar ini juga dapat membantu Anda dalam mengorganisir kegiatan/pekerjaan harian agar Anda lebih terjadwal. Terlebih lagi, biasanya aplikasi ini terhubung dengan email Anda, sehingga reservasi penerbangan, hotel, atau janji meeting dengan klien dapat ditambahkan secara otomatis ke agenda Calendar Anda dengan mudah.

2. Simpan dokumen dalam bentuk online

Permasalahan yang sering muncul saat melakukan perjalanan dinas adalah bagaimana menjaga produktivitas selagi bepergian sementara tugas dan kewajiban dikantor tetap termonitor dengan baik. Solusi yang paling efektif adalah dengan menyimpan dokumen project yang sedang berjalan secara online.

Mengapa online? Dengan menyimpannya secara online Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen tersebut dari mana saja dan kapanpun yang Anda butuhkan dari perangkat mobile seperti smartphone, tablet, dan atau laptop Anda.

Bahkan ketika koneksi internet terputus Anda masih tetap dapat mengerjakan dokumen tersebut karena telah tersimpan pada device Anda, dan akan tersinkronasi secara otomatis saat Anda memiliki koneksi internet lagi.

Anda dapat mengandalkan layanan penyimpanan online seperti OneDrive, Dropbox atau Google Drive.

3. Berkolaborasilah bersama rekan Anda

Tahukah Anda bahwa kini berkolaborasi dalam satu dokumen secara real-time sudah dapat dilakukan? Teknologi open source memungkinkan Anda berkolaborasi secara online dalam membuat laporan kegiatan bersama rekan-rekan Anda dari tempat yang berbeda.

Hanya orang-orang tertentu yang Anda kehendaki yang dapat mengakses dokumen Anda tersebut. Anda dapat meminta bantuan berupa saran atau masukan, serta berdiskusi mengenai topik laporan tersebut dan mengerjakannya saat itu juga.

Selain itu, Anda juga dapat memantau perkembangan/update yang dilakukan. Hal ini tentunya akan membantu Anda dalam menyelesaikan laporan dengan lebih cepat. Google menyediakan layanan ini secara gratis berupa Google Docs, Spread Sheet, dan Form, yang terintegrasi dengan baik pada akun Gmail Anda.

4. Manfaatkan layanan Video Call

Terkadang membuat laporan kegiatan tidak harus berbentuk esai atau dokumen. Anda juga dapat memanfaatkan layanan Video Call yang kini ramai digunakan untuk memberi laporan instan kepada atasan atau rekan di kantor dalam hitungan detik. Baik Anda maupun rekan kantor dapat bertemu muka secara virtual dan Anda dapat menunjukan apa yang sedang terjadi di lapangan melalui video tersebut.

Anda hanya butuh smartphone/laptop dengan kemampuan kamera yang baik dan menginstal aplikasi video call berbasis web dan mobile phone seperti Skype atau Hangouts yang memungkinkan Anda untuk berbagi layar (screen sharing) dan bertukar data secara real time dengan rekan dikantor.

Meskipun tidak sedang melakukan perjalanan dinas, menggunakan layanan video call menjadi salah satu solusi bagi banyak perusahaan agar terhindar dari kemacetan kota dan memangkas waktu perjalanan saat bertemu klien. Jika Anda pengguna Gmail, layanan berupa Calendar, Online Storage dan alat produktivitas, serta Video Call bisa digunakan hanya dengan login ke akun Anda. Kini membuat laporan kegiatan saat perjalanan dinas maupun mengerjakan project kantor dapat terselesaikan dengan lebih efektif.

Anda dapat mulai mencoba layanan email ini secara gratis menggunakan Google Apps for Work selama 30 hari, sehingga Anda dapat membandingkan manfaat yang Anda peroleh dan kemudahan bekerja yang efektif.