Kolaborasi Lebih Maksimal Dengan Fitur Google Team Drives

Kolaborasi Lebih Maksimal Dengan Fitur Google Team Drives – Anda pengguna G Suite? Mungkin ini bisa menjadi kabar gembira bagi Anda. Google meluncurkan fitur baru yang membuat kolaborasi lebih maksimal yaitu Team Drives  . Bila sebelumnya Anda sudah familiar dengan Google Drive sebagai sarana penyimpanan online dan alat kolaborasi online, kali ini Google meluncurkan terobosan terbaru untuk membuat Anda dan team melakukan kolaborasi yang lebih maksimal dan terorganisir. Langsung saja, yuk, berkenalan dengan fitur baru ini.

Apa itu Team Drives?

Team Drives merupakan salah satu fitur dimana Anda dapat membentuk satu tempat penyimpanan online didalam Google Drive, khusus untuk orang-orang tertentu yang Anda pilih. Semisal Anda sedang memiliki satu proyek, maka Anda dapat memanfaatkan fitur tersebut untuk menyimpan, berbagi, dan mengubah file atau dokumen yang berkaitan dengan proyek tersebut. Dengan Team Drives, Dapat dipastikan bahwa orang-orang yang masuk dalam grup akan memiliki akses cepat terhadap file atau dokumen yang masuk dan mendapatkan informasi paling terbaru, kapanpun dan dimanapun posisinya. 

Selain itu, Team Drives didesain khusus untuk menyimpan pekerjaan secara kolektif yang di kelola satu administrator. Jadi setiap file yang disimpan, secara otomatis, otorisasi juga akan berpindah ke admin. Bahkan saat pemilik file keluar dari Team Drives, file tetap akan bisa diakses dan tidak akan hilang.

Rangkaian fitur Advanced Access Controls membuat Team Drives lebih lengkap dan lebih aman karena dengan fitur tersebut, Admin bisa menentukan, sampai sejauh mana anggota dapat melakukan aktivitas. Terdapat 4 jenis akses yang dapat dipilih untuk setiap anggota yang ada di Team Drive, yaitu:

1. Full Access

Fitur Full Access memungkinkan user atau member dalam team drives untuk melakukan berbagai aktifitas dalam Team Drive seperti upload, edit, comment, bahkan menghapus file yang ada. Owner/Administrator dari folder di Team Drives secara otomatis memiliki hak akses yaitu Full Access.

1. Edit Access

Member di folder team drives memiliki akses hanya boleh edit, comment, view dan upload file baru. Anggota ini tidak bisa melakukan aktifitas menghapus file yang ada dalam drive.

1. Comment Access

Dengan fitur ini, member hanya bisa memberi komentar pada file yang ada di Team Drive tanpa bisa mengedit atau meghapus.

1. View Access

Jika dirasa Anggota hanya perlu melihat dokumen, fitur ini merupakan pilihan tepat. Anggota tidak bisa melakukan aktifitas apapun selain melihat file yang ada di Team Drive.

Manfaat utama dari menggunakan Team Drives adalah kemampuan untuk lebih memusatkan keamanan dan aksesibilitas terhadap file atau dokumen penting dan mengurangi kemungkinan penyalahgunaan file atau dokumen dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Dari penjelasan diatas, beberapa dari Anda  tentu ingin mencoba menggunakan Team Drives. Namun harus diperhatikan beberapa hal berikut jika Anda ingin menggunakannya.

1. Team Drives masih berstatus EAP (Early Adaptor Program) sehingga perlu mendaftar terlebih dahulu untuk bisa menggunakan fitur ini dan fitur ini hanya bisa digunakan oleh pengguna akun G Suite Business dan G Suite for Education
2. Hanya Admin yang bisa mendaftarkan domainnya untuk menggunakan Tem Drives. Jika Anda bukan G Suite Admin, maka Anda dapat menghubungi pihak Admin untuk mendaftar agar dapat menggunakan fitur Team Drives.
3. Yang dapat mengakses fitur Team Drives hanya member yang memiliki domain seperti yang didaftarkan (domain yang menggunakan G Suite Business atau G Suite for Education). Anda tidak dapat mengundang anggota diluar dari domain yang anda gunakan untuk menggunakan team drives.

Tertarik mendaftar untuk Early Adopter Program? Upgrade akun G Suite Anda untuk bisa mendapatkan fitur ini. Dapatkan informasi lebih lanjut mengenai G Suite, disini: