Pada tahun 2021, GCal atau Google Calendar meluncurkan sebuah fitur yang memungkinkan Anda untuk membagikan lokasi kerja melalui menu Working location. Lewat fitur tersebut Anda bisa memberitahukan lokasi kerja, entah itu sedang bekerja di rumah atau di kantor. Kini, GCal menambahkan lebih banyak opsi untuk memperjelas posisi Anda.
Pilihan lokasi kerja di Google Calendar
Photo Credit: Google Workspace Updates
Sebelumnya, Google Calendar hanya menyediakan dua opsi untuk menu Working location: rumah (home) dan kantor (office). Namun kini opsi kantor dibuat lebih spesifik. Anda bisa mencantumkan gedung atau ruangan kerja. Selain itu, tersedia juga pilihan “Another office” jika Anda bekerja di kantor lain dan “Somewhere else” yang bisa dipilih ketika tidak bekerja di rumah atau pun kantor.
Penambahan opsi gedung dan ruang diperhitungkan sebagai saran untuk rekan kerja Anda. Dengan melihat detail lokasi kerja, mereka bisa langsung tahu di mana Anda berada pada hari tertentu. Kolaborasi pun menjadi lebih praktis karena setiap orang memberikan detail lokasi kerjanya.
Dengan fitur baru ini, mereka yang mengelola kalender orang lain, seperti asisten eksekutif atau sekretaris juga dapat memperbarui lokasi kerja kalender tersebut selama mereka memiliki akses untuk melakukan perubahan kalender.
Baca juga: Cara Menampilkan Lokasi Kerja di Google Calendar
Mulai menggunakan fitur
Untuk bisa menggunakan fitur, Anda perlu mendapat persetujuan dari administrator Workspace terlebih dulu. Bagi administrator, berikut panduan untuk mengaktifkan fitur Working location:
- Masuk ke konsol Google Admin Anda.
- Di konsol Admin, buka menu Apps > Google Workspace > Calendar.
- Klik Sharing settings.
- Klik Working location.
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan OU (organizational unit) teratas dipilih. Jika tidak, pilih OU yang diinginkan.
- Centang atau hapus centang pada pilihan Allow users to set their daily working location.
- Klik Save. Jika Anda mengonfigurasi unit organisasi turunan, akan muncul opsi tambahan yaitu Inherit dan Override. Opsi ini digunakan untuk mengatur setelan OU, apakan mengikuti setelan induk (Inherit) atau justru menggantinya (Override).
Apabila Anda menonaktifkan fitur ini, dibutuhkan waktu maksimal 36 jam untuk menghilangkan tampilan working location dan menghapus lokasi pengguna.
Bagaimana working location ditampilkan?
Photo Credit: Racool_studio (Freepik)
Working location saat ini hanya muncul di permukaan Google Calendar, bukan di direktori profil. Jika Anda:
- Menonaktifkan lokasi kerja: Orang lain masih melihat bagian lokasi kantor utama, yang Anda kontrol dengan pengaturan berbeda.
- Mengaktifkan lokasi kerja: Orang dengan status “free” atau “busy” pada event di GCal bisa melihat nama lokasi kerja di kalender tersebut.
Baca juga: Berbagi Janji Temu di Google Calendar Kini Lebih Mudah, Bagaimana Caranya?
Mengaktifkan fitur untuk end-user
Setelah fitur diaktifkan oleh administrator, Anda bisa langsung menggunakannya
- Klik jadwal GCal Anda tepat di bawah tanggal, navigasikan ke tab “Working location” > “Choose a location” > klik ikon “+” > “Another office“> pilih gedung kantor Anda.
- Buka “Working hours & location” di pengaturan GCal Anda. Di bawah menu drop-down lokasi kerja > klik “Another office” > pilih gedung kantor Anda.
Ketersediaan fitur
Update fitur Google Calendar ini tersedia untuk Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, dan Nonprofits, termasuk seri G Suite Business lama. Namun belum tersedia untuk Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, Frontline dan G Suite Basic. Fitur ini juga tidak tersedia untuk pengguna dengan Google Account pribadi.
Perilisan fitur diperpanjang (kemungkinan besar lebih lama dari 15 hari untuk visibilitas fitur) yang dimulai pada tanggal 8 Agustus 2022. Ini berlaku untuk domain rilis cepat maupun untuk domain rilis terjadwal. Jadi, jika fitur belum muncul di tempat Anda, ada kemungkinan visibilitas fitur belum utuh.
Baca juga: Tampilan Email Undangan Google Calendar Berubah, Jadi Seperti Apa?
Update fitur Google Calendar ini dimaksudkan untuk memudahkan Anda dalam berkolaborasi. Dengan mencantumkan lokasi kerja maka kolega Anda pun bisa lebih mudah menyesuaikan jadwal.
Agar fitur Working location Google Calendar bekerja dengan optimal, gunakan Google Workspace for Business untuk mendukung lingkungan kerja Anda. Selain Calendar, suite ini juga memiliki aplikasi serta layanan produktivitas seperti Gmail, Docs, Sheets, hingga Slides, tentu saja semuanya telah disesuaikan dengan penggunaan skala besar. Dapatkan segera melalui EIKON Technology, authorized reseller untuk produk-produk Google. Informasi selengkapnya, klik di sini!