Cara Mengatasi Permasalahan SDM – Apakah Anda bekerja di industri hospitality? Bila iya, pasti Anda tidak asing dengan masalah-masalah tentang sumber daya manusia yang terjadi di industri ini. Khususnya perhotelan.
Bagi perusahaan yang bergerak di perhotelan, indikator bahwa perusahaan dapat mencapai kesuksesannya yaitu ketika pelanggan puas atas pelayanan yang diberikan. Kepuasan pelanggan merupakan prioritas dan hal vital bagi industri perhotelan.
Dimana kepuasan pelanggan akan berpengaruh pada penilaian hotel sehingga dapat menaikkan bahkan menurunan rating dan branding hotel. Bila karyawan internal perusahaan saja bermasalah, bagaimana dengan output kepuasan pelanggan yang dihasilkan?
Masalah-masalah yang sering terjadi di bidang perhotelan yaitu masalah yang berhubungan dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap yang kurang baik saat bekerja, serta seringnya terjadi konflik antar departemen.
- Skills : karyawan tidak menguasai bidang pekerjaan yang digelutinya.
- Knowledge : Karyawan tidak sering meng-upgrade diri mengenai pengetahuan dan wawasannya, terlebih mengenai teknologi yang sedang dipakai oleh hotel
- Attitude : Karyawan terkadang kurang sabar, empati, atau tidak jujur. Padahal butuh ketelatenan di industri perhotelan untuk melayani tamu dan memuaskan pelanggan
- Conflicts between departments : perselisihan yang timbul dikarenakan miskomunikasi, kurangnya koordinasi dan kolaborasi.
Masalah-masalah ini bila tidak diselesaikan secepatnya, maka akan memberikan efek negatif yang jauh lebih besar. Skills, knowledge,attitude yang bermasalah akan berdampak langsung kepada customer hotel. Sedangkan konflik antar departemen akan mengakibatkan tingginya turnover karyawan karena ketidak harmoniasan hubungan antar karyawan.
Oleh karena itu, untuk menyelesaikan masalah ini, manajemen harus mengetahui faktor-faktor penyebab timbulnya masalah ini.
Beberapa faktor penyebab permasalahan SDM di perhotelah yaitu :
1. Kesalahan prosedur recruitment
2. Tidak adanya training yang berkelanjutan
3. Teamwork yang tidak solid
4. Kurangnya kolaborasi, koordinasi dan kolaborasi antar departemen
5. Job description yang terlalu rumit dan tidak efektif
6. Teknologi Informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Untuk penyebab-penyebab masalah di atas, mari kita bedah satu per satu bagaimana cara mengatasi permasalahan SDM Hotel :
1. Seleksi Karyawan yang Masuk dengan Profesional
Nepotisme saat perekrutan karyawan mungkin menjadi salah satu cara untuk menemukan kandidat dengan cepat. Namun, hal itu tidak berarti Anda tidak profesional dalam merekrut karyawan Anda. Tetapkanlah job spesifikasi dengan benar. Sesuaikan job spesifikasi tersebut dengan kebutuhan perusahaan perhotelan. Seperti penambahan ketentuan sertifikasi dan soft skill yang memang cocok dengan kondisi perhotelan (ramah, empati, sabar, komunikasi baik).
Buat prosedur recruitment yang tidak akan membebani tim Anda. Anda harus memikirkan cara yang paling efektif dan efisien untuk rekrutmen. Dimana telah diketahui proses mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan tidaklah mudah. Salah satu caranya yaitu dengan menggunakan teknologi yang akan mempersingkat waktu dan membantu Anda memoderenisasi proses rekrutmen.
Baca juga : Rekrutmen Online dengan Google Form
2. PERBAIKI Alur Kerja yang Tidak Efisien
Anda perlu memastikan bahwa deskirpsi pekerjaan setiap posisi kerja sudah layak dan sesuai. Job description yang tidak jelas dan alur koordinasi yang rumit akan menyulitkan karyawan melaksanakan tugasnya dengan baik. Alih-alih bekerja dengan efektif dan efisien, karyawan Anda akan terhambat karena masalah penyampaian tugas karena buruknya garis koordinasi.
Perubahan itu sangat perlu. Namun bagaiamana cara Anda memanage perubahan menentukan berhasil tidaknya metode yang Anda gunakan. Maka, buatlah alur kerja sesimpel dan seefisien mungkin.
Anda dapat memanfaatkan teknologi yang memang secara khusus dirancang untuk meningkatkan produktivitas kerja, yaitu G Suite. Karyawan Anda dapat mengirimkan, mengedit, dan mengkonsolidasi dokumen atau file apapun hanya dengan satu klik “sharing”. Dengan konsep “sharing”, karyawan Anda tidak perlu bolak-balik mengirim file setelah revisi.
Contoh: saat mengirim dokumen untuk proposal, prosesnya staff buat dokumen di Ms.word lalu dikrim via email ke manajer dan jika ada revisi harus diperbaiki. Akibatnya kirim email berulang kali. Dengan G Suite, staff dan manajer memiliki satu file yang sama. Bila ada revisi maka akan langsung terupdate secara otomatis baik dokumen milik manajer atau staff.
Ini akan menghemat waktu para karyawan, alur kerja menjadi efektif, produktivitas kerja meningkat. Karyawan akan enjoy bekerja sehingga pelayanan kepada tamu juga akan meningkat. Goals perusahaan berupa kepuasan pelanggan akan tercapai.
3. Bangun Kerjasama dengan Membuat Teamwork yang Solid
Membuat teamwork yang solid? Kata orang itu mudah. Namun, pada kenyataannya membentuk tim kerja yang efektif dan solid tidak semudah membalikkan telapak tangan. Butuh strategi khusus dan waktu yang tidak sebentar untuk menyelami prosesnya dan mendapatkan hasilnya.
Cara terbaik untuk membangun tim atau team building yaitu pastikan anggota tim Anda memiliki koordinasi, komunikasi, dan kolaborasi yang baik. Atau Anda dapat membaca pada artikel “10 Cara Membangun Tim Kerja Efektif dan Solid”.
Bangun Kolaborasi Tim Kerja
Seperti pada umumnya sebuah tim, pasti memiliki kelemahan dan kekuatan. Salah satu tujuan dibentuknya tim adalah saling melengkapinya setiap anggota tim dalam melaksanakan tugas. Bila anggota tim yang satu lemah, maka diharapkan anggota tim lain dapat menutupi kekurangan tersebut. Sehingga, pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan dan menghasilakan kinerja yang jauh lebih baik.
Begitu juga di industri perhotelan, dimana struktur hotel itu bertingkat, rumit dan kompleks. Beberapa tim dan departemen, contonya tim front office, marketing, HR, restoran harus bekerja sama dan berkolaborasi antar tim. Jadi tidak jarang ditemukan terjadi perselisihan antar departemen pada industri perhotelan diakibatkan miskomunikasi antar departemen.
Maka, solusi terbaik yaitu manajemen perlu mencari cara dan alternatif untuk meningkatkan kolaborasi antar tim. Sehingga, tidak terjadi miskomunikasi, perbedaan data, dan pendelegasikan tugas yang jelas.
Menjaga Komunikasi Tim Kerja
Jagalah komunikasi Anda dengan tim kerja Anda. Baik dengan anggota tim atau dengan antar anggota tim. Dengan komunikasi, maka secara tidak langsung anggota tim akan saling mengetahui karakteristik dan bagaimana cara kerja masing-masing. Maka, kerjasama akan terbentuk. Menjaga komunikasi sangat penting dilakukan. Pastikan Anda telah memenuhi kebutuhan alat komunikasi yang dapat digunakan dimana saja dan kapan saja. Anda dapat memanfaatkan Google Hangout sebagai solusi permasalahan ini. Anda dapat membuat grup chat dan menggunakan vide conference untuk online meeting dengan platform baik ponsel, tablet, atau komputer.
Eikon Technology adalah Google Premier Partner di Indonesia yang menyediakan G Suite sebagai solusi Cara Mengatasi Permasalahan SDM. Dengan menggunakan G Suite komunikasi, kolaborasi, dan cara kerja perusahaan Anda akan lebih efektif dan efisien sehingga produktivitas kerja akan meningkat. Seiring dengan itu maka kepuasan pelanggan Hotel juga akan meningkat. Banyak customer kami ada di industri perhotelan dimana karyawan dituntut fast respon dan efisien dalam bekerja. Jadi, kapan lagi Anda menemukan teknologi yang dipersembahkan bagi perusahaan untuk produktivitas kerja selain G Suite?